Чи готуєте документи для передачі в архів? Дізнайтеся, як правильно оформити внутрішній опис документів справи, де взяти типовий бланк і які зразки заповнення використовувати.
Зі статті ви дізнаєтесь:
- навіщо потрібна внутрішня опис документів справи, і в яких випадках її складають;
- чи існує уніфікована форма внутрішнього опису документів справи;
- як правильно заповнити внутрішній опис документів за зразком.
Призначення внутрішнього опису документів справи
Згідно з чинним законодавством, під терміном «справу» в діловодстві розуміють сукупність документації, яка зачіпає одне питання або відноситься до одній ділянці діяльності (ГОСТ Р 51141 - 98). Процедура формування справи включає угруповання і систематизацію виконаної документації відповідно до номенклатури
Завершальним етапом формування справи вважається складання внутрішнього опису документів. яка представляє собою обліковий документ, що містить повний перелік службових паперів, включених до справи, із зазначенням порядкових номерів, ідентифікаторів, заголовків і дат, а також нумерацією аркушів справи. Вона потрібна для того, щоб класифікувати і проіндексувати документацію, забезпечити її нумерацією.
для обліку документації постійного і тимчасового зберігання (понад 10 років), якщо вона зберігається завдяки своїй особливій цінності (особисті, слідчі, судові справи);
для обліку справ постійного і тимчасового зберігання, які були сформовані за принципом об'єднання службових паперів одного різновиду, але їх заголовки при цьому не розкривають їх змісту;
Внутрішню опис складають відповідно до типової форми на окремому аркуші паперу. Форма наведена в Додатку № 10 до вищезазначених Правил і використовується тими організаціями, які дотримуються норм діловодства, встановленим Росархивом.
Внутрішній опис документів справи: типовий бланк
Складаючи внутрішній опис документів справи, в якості зразка необхідно використовувати форму, розроблену ВНІІДАД. В даний типовий бланк включені наступні дані:
Порядковий номер (номер запису);