Успіх в якості нового менеджера
(Succeeding as a New Manager)
Розглядається ситуація, коли в команді 12 - 15 підлеглих і виникають нові відносини, коли призначається новий керівник, хоча він міг бути раніше членом команди, менеджером іншого підрозділу і мати досвід управління на тому ж рівні.
Що треба і чого не треба робити для успіху нового менеджера.
треба:
- вважати найвищим пріоритетом створення нового штабу;
- використовувати весь час для входження в роль;
- залишати собі поле для маневру, не позичати спочатку жорстку позицію;
- усвідомлювати, що перше враження змінюється потім більш реалістичним.
Не треба:
- дозволяти завантажувати себе справами, які не є необхідними, істотними або важкими для негайного вирішення;
- створювати альянси, базуючись на першому враженні;
- дозволяти зв'язувати себе прийняттям статусу-кво, без резервування подальших оцінок.
(Steps in Successful Team Building)
Команда - це не те саме, що група: це певна кількість людей працюють разом в інтересах досягнення певної мети.
Вигоди створення команди.
Вона може забезпечити:
- координацію індивідуальних зусиль;
- використання індивідуальних знань у спільній справі;
- зростання і підтримку мотивації і згоди членів команди;
- передачу ідей між членами команди;
- посилення комунікаційних бар'єрів;
- підтримку програм розвитку організації;
- підтримку довіри, наприклад в питаннях інтелектуальної власності.
Список дій.
1. Рішення про нужду в команді.
2. Визначення цілей і потрібних мистецтв, знань.
3. Планування стратегії створення команди з урахуванням:
- клімату довіри - коли помилки і втрати розглядаються як засіб навчання, а не привід для покарання;
- необхідності вільного потоку інформації;
- витрат часу на координацію, розвиток, моніторинг, регулярні зустрічі;
- спільності цілей;
- повноти зворотного зв'язку.
4. Створення команди - колективна праця.
5. Встановлення основних правил.
6. Ідентифікація індивідуальних сил.
7. Керівник повинен бути членом команди, а не третейським суддею.
Що треба і чого не треба робити для успішного створення команди.
треба:
- встановити, що команда дійсно потрібна;
- передбачити витрати часу і ресурсів на управління, розробку і активацію команди;
- регулярно з'ясовувати хто, що і як робить в інтересах досягнення цілей команди;
- пам'ятати, що командну гру не виграти «поодинці»;
- вільно спілкуватися з усіма членами команди;
- давати можливість на нарадах висловитися кожному;
- розпустити команду після виконання її функцій.
Не треба:
- очікувати від нової команди повної віддачі в перший день;
- використовувати щільний контроль з боку менеджменту;
- дозволяти членам команди відчувати себе винятковими особистостями;
- домінувати в роботі команди, навіть несвідомо.
(Managing your Time Effectively)
Добре управління часом завжди було важливим мистецтвом. Зараз це стає особливо важливим: широке поширення реструктуризації корпорацій, прискорення змін, інформаційні перевантаження, необхідність збалансування виробничої і особистому житті тиснуть на менеджерів.
Переваги планування вашого часу:
- забезпечення методичного контролю ваших дій збільшує ефективність вашої роботи;
- досягнення хорошого балансу між роботою, відпочинком і грою (спорт);
- забезпечення активності вашого стилю управління на противагу реактивності;
- виділення часу на особисті розробки;
- економія коштів при зростанні ефективності;
- збереження часу за рахунок неважливих справ;
- догляд додому вчасно.
Список дій.
1. Визначте реальність витрати вашого часу, задайте собі наступні питання, розглядаючи службовий відрізок в дві
тижні:
- Скільки ваших справ було сплановано, а скільки ні?
- Закінчували ви заплановані справи у відведений час?
- Як багато часу витрачалося на рутинні справи, виконання яких можна було б делегувати?
- Наскільки часто вас відривали від ваших справ?
- О котрій годині Ви найбільш зайняті?
2. Визначення Ваших проблемних областей.
Розкладіть Ваші проблеми на внутрішнього і зовнішнього ворога.
Ворог зовнішній: Ваш контроль за помилками і неефективною роботою інших, несподівані зовнішні справи і скарги.
Ворог внутрішній - неефективний персонал, слабке планування, непрохані гості, неодноразовий повернення до вже розглянутої проблеми.
3. Встановіть Ваші цілі і пріоритети.
4. Нейтралізуйте зовнішнього ворога:
- встановіть чіткі рівні в службовій ієрархії вирішення зовнішніх питань;
- переглянете процедуру розгляду скарг;
- досліджуйте політику по персоналу, яка буде нести відповідальність за неефективну практику.
5. Нейтралізація внутрішнього ворога:
5.1. планування:
- складіть карту Ваших справ на наступний тиждень;
- виділіть кожним вранці 5 хвилин для коригування намічених на день планів;
- передбачте в плані резерв часу;
- майте запасний план для особливих ситуацій;
- заплануйте час для відпочинку.
5.2. пріоритети:
- проранжируйте справи за важливістю;
- майте чіткі і ясні цілі.
5.3. Делегування повноважень.
- визначте, які справи можна делегувати;
- виберете кандидатів для цього;
- дайте їм чіткі інструкції;
- введіть у Вашій організації культуру ефективного використання часу.
5.4. Переглядайте вашу роботу:
- плануйте виконання важливих справ в той час дня, коли ви найкраще функціонуєте;
- припиніть ділити складні справи на керовані шматки;
- уникнете несподівані переривання;
- працюйте вдома над тим, що трапилося днем, якщо це дозволяє обстановка;
- розмовляйте з людьми, не дивлячись на наявність письмових вказівок - це допоможе швидкому розумінню і швидкому вирішенню;
- уникайте переходів від справи до справи - в конкретний час концентруйтеся на одній справі;
- об'єднуйте подібні справи;
- робіть перерви в справах, коли відчуєте втому або блокування пам'яті;
- робіть акуратні записи і організуйте систему збереження локальної інформації або копіювання документи заново;
- використовуйте нові технології, але тільки якщо вони реально економлять час;
- мінімізуйте паперову роботу і позбавляйтеся від непотрібного дублювання;
- робіть наради реально необхідними; - подивіться на ваші кошти пересування в інтересах справи - можливо, Ви країн непотрібні подорожі або скоротіть їх.
Що треба і чого не треба робити для ефективного управління часом.
треба:
- чітко визначити свої цілі і завдання;
- встановити пріоритети і переглядати їх у міру зміни обстановки;
- бути твердим і переконаним з небажаними «викрадачами» часу;
- ретельно готувати реалістичні плани економії часу.
Не треба:
- намагатися зробити більше, ніж можеш;
- давати пріоритети найбільш «крикливим» справах;
- думати, що ситуація така мінлива, що плани не потрібні;
- розглядати управління часом лише виробничого процесу - ваше завдання забезпечити баланс часу робота / відпочинок / будинок.
(Leading from the Middle)
Поняття «лідерство» досить важко визначити. Ви можете мати титул «менеджера», але при цьому не заслуговувати на ролі «лідера».
Хороший лідер повинен:
- мати послідовників;
- володіти баченням майбутнього і кандидатів для своєї команди;
- бути готовим до ризику, генерувати ентузіазм і допомагати своїм людям за часів змін;
- бути комунікабельним, відкритим, не шкодувати часу на спілкування;
- вміти максимально завантажувати свій штаб роботою (делегування повноважень).
Переваги ефективного лідирування:
- це один з головних способів проведення штабу через бурхливе і смутні часи;
- допомога в розширенні того, що ми зазвичай розуміємо під терміном «організація»;
- генерування ентузіазму, командного духу і використання його як потужного мотиватора;
- просування кращих членів команди.
Однак:
- домінуючий лідер має тенденцію чинити тиск на інших, погано сприймати інновації;
- лідерство може вести до суворого ряду послідовників, «культу особистості»;
- грубий сильний лідер (типу «мачо») може розколоти команду і організацію.
Список дій:
1. Визначте різницю між менеджментом і лідерством.
Менеджмент - реальне щоденне виконання функцій - розстановка «правильних людей» на «правильні місця». Тут багато адміністративних справ.
Лідерство - більш динамічно - створення бачення, які функції і ким виконувати.
2. Визначте, хто ви і де ви є.
3. Яке лідерство потрібно організації?
Різні штабні потреби вимагають різних стилів лідерства.
4. Побудова атрибутів сприйняття вас як лідера:
- демонстрація хорошої роботи;
- ваша успішна штабна діяльність;
- збереження працездатності при істотному тиску;
- чітка демонстрація вашої цінності;
- забезпечення регулярного зворотного зв'язку;
- сприйняття оточуючих і навчання.
5. Створення відповідних каналів комунікацій.
6. Працездатність при делегуванні повноважень.
Що треба і чого не треба для ефективного лідерства.
треба:
- підпорядковувати свій стиль ситуації;
- ясно продемонструвати своє значення;
- підтримувати канали зв'язку відкритими;
- слухати своїх підлеглих;
- делегувати справи своїм підлеглим;
- виявляти інтерес.
Не треба:
- домінувати;
- думати, що лідери приходять з абсолютно готовими ідеями;
- думати, що ідеї є тільки у лідерів;
- покладатися тільки на свою харизму;
- забувати слухати своїх людей;
- говорити людям, що важливо, а самому робити протилежне.
(Stress Management: Self First)
Дослідження показало, що стрес тісно пов'язаний зі ступенем контролю особистості. Виникнення і наслідки стресу - індивідуальні. Проте, оцінки показують, що втрати в світі щорічно від стресу 40 млн. Робочих днів коштують $ 10 млрд.
1. Розпізнайте ваші симптоми. Вони дають аварійний сигнал про те, що ви під стресом. Їх різновиди:
- здоров'я (головний, шлункова болю, проблеми зі сном, втрата апетиту, крепатура м'язів, виснаження, серцеві болі);
- поведінку (що відчувається занепокоєння, подразливість, демотивация, нездатність до боротьби і прийняття рішень, зменшення винахідливості, «колючість», надмірне куріння і використання алкоголю);
- робота (зниження задоволення, розрив зв'язків, фокусування на непродуктивних справах).
2. Ідентифікація джерел. Кожен день життя може включати:
- смерть будь-яких близьких,
- розлучення,
- наклеп,
- зміну житла,
- великі витрати,
- народження дитини і т.д.
На роботі:
- брак часу,
- «Дамоклів меч» термінів,
- відносини з іншими,
- надлишок або нестача роботи,
- зміна в бізнесі або роботі,
- тиск згори,
- нечутливий менеджмент.
3. Знання ваших відгуків на джерела.
4. Ідентифікація стратегій, які допомагають Вам захищатися.
Індивідуальності реагують по-різному на стреси, кожен має свою захисну стратегію. Ідентифікація зручною для вас проводиться на основі минулого досвіду. Ці стратегії включають:
- догляд або зниження зовнішнього тиску;
- прийняття речей, які не можуть бути змінені;
- перехід від «великих» проблем до менших, допускає рішення.
5. Початок необхідних змін.
Почніть з себе - Ви можете бути для себе лютим ворогом:
- будьте реалістичні,
- усвідомте свої власні слабкості,
- вчіться говорити «ні»,
- говорите з іншими і вдома і на роботі, але не з пляшкою під стресом,
- пам'ятайте, що не тільки ви відчуваєте стрес, ви не самотні.
Зміна відносин - відносини можуть бути підтримують або знижуватися (йти в збиток):
- вкладайте в стосунки розробки та підтримки,
- йдіть від відносин з втратами (в збиток).
Зміна активності: активності народжують баланс і можливості реалізації:
- відпочивайте (релаксуйте), якщо необхідно з використанням добре відомої техніки,
- розробіть інтерес, який буде підтримувати вас,
- робіть чутливі вправи - ось найкращий шлях для зняття напружень,
- добре харчуйтеся: вживайте збалансовану дієту,
- досить спите, щоб бути свіжими.
Ваші успіхи залежать від внутрішніх змін. У цьому випадку буде легше перенести тягар тиску, зміни в персоналі і створити підхід до життя, де виграєте ви, і ті, хто разом з вами живе і працює.
Що треба і чого не треба робити при управлінні стресами.
треба:
- розпізнавати ваші симптоми і попереджувальні сигнали;
- приймати себе таким, яким ви є;
- йти з собою «в ногу», закінчені справи краще, ніж «все м'ячі в повітрі»;
- забудьте минулі помилки;
- ефективно спілкуйтеся: це збереже час і енергію;
- позбудьтеся або знизьте рівень вашого тиску;
- зробіть перерву - не бійтеся відпочинку;
- звертайтеся з собою за обставинами;
- піклуйтеся про своє здоров'я і вчіться техніці розслаблення;
- говорите з іншими.
Не треба:
- думати що стрес еквівалент слабкості;
- триматися тільки за себе;
- ігнорувати це, думати, що все пройде само собою;
- лаяти інших і обстановку.