Першими різного роду ділові папери ще в X столітті почали писати дяки і писарі, для навчання яких створювалися спеціальні школи. Тепер, ймовірно, мається на увазі, що той, хто закінчив середню школу, а вже тим більше вищий навчальний заклад, «будучи людиною освіченою», повинен вміти грамотно писати і ясно викладати свої думки.
Хоча і наболіло, я зараз не буду піднімати тему грамотності, яку краще обговорювати в рамках якої-небудь телевізійної дискусійною передачі або, як тепер їх прийнято називати, «ток-шоу». Інакше доведеться торкнутися і якість освіти в школі, і книги, які читаємо ми і наші діти, і мова телеведучих, і мова ЗМІ. Але грамотному письму все-таки вчать і в школі, і в багатьох гуманітарних вузах.
Я говорю про те, що ні в одному навчальному закладі не вчать писати ділові листи. Вже чую заперечення випускників юридичних вузів, в яких досить докладно пояснюють, як писати, наприклад, позовну заяву та інші подібні документи. А де вчать писати звичайне супровідний лист, лист-претензію або лист-подяку, лист-пропозиція або лист-відмова? Мабуть, не помилюся, якщо скажу, що тільки один зі ста випускників вузу зможе написати службову або доповідну записку. Я навіть не кажу про просте заяві, які ми пишемо з різних приводів, наприклад, коли хочемо піти у відпустку або просимо надати матеріальну допомогу.
На практиці більшість випускників університетів, вперше прийшовши на роботу, стикається з необхідністю щодня писати хоча б один лист. Звичайно, як правило, поруч є старший співробітник, який може навчити цьому, але залишається тільки побажати, щоб наставник сам умів складати листи добре, а не передавав би своєму юному колезі «досвід» написання зворотів типу «має роль» або «відіграє важливе значення ».
А багатьом молодим співробітникам доводиться доходити до всього самим, наступаючи на загальновідомі граблі, набиваючи гулі і навіть втрачаючи гроші через те, що просто не зуміли висловити в листі те, що хотіли.
Ніша поступово заповнюється. Попит народжує пропозицію. Але я звернула увагу, що частіше все-таки пропонують написати (природно, не безкоштовно), а не навчити. Копірайтери заробляють собі на хліб з маслом, а проблема невміння писати ділові листи (особливо молодими фахівцями) залишається. Але на кожен лист копірайтер не наймеш, та й кожного нового співробітника навчати - справа непроста і нешвидка. Що ж робити?
На мій погляд, вирішити цю проблему не так вже й важко. Немає нічого новішого, ніж забуте старе.
Вже на початку 18 століття в Росії видавалися збірники зразків документів, які називалися «листовники». По суті, такі збірники були «азбуками-прописами» для переписувачів, які включали в себе зразки різних документів, кожен з яких будувався за певною схемою. Тут же можна було знайти різні вживаються в діловому листуванні в той час вирази. Подібні листовники були в кожній ліцейської бібліотеці. Був і ще один вид пісьмовников - так звані «Титулярника», які допомагали правильно написати титули царюючих осіб і політичних діячів і використовувалися в якості посібників в дипломатичному листуванні.
Незважаючи на те, що за радянських часів таких пісьмовников не було, подібні знання і навички передавалися від старшого колеги молодшому. Особливо це було помітно в партійній і міністерської листуванні, що відрізняється певними мовними штампами (кліше).
Свої мовні штампи існують і в сфері бізнесу, в будь-професійному середовищі. У діловому листуванні накопичено багато мовних зворотів і словесних формул, вживання яких міцно увійшло в діловий обіг. Прийняті кліше дозволяють говорити на одній мові і однаково розуміти конкретний текст. Тому свого роду стандартизація мови для певних типових ситуацій ділового спілкування полегшує написання ділового листа, дозволяє не витрачати час на пошук потрібних формулювань.
Багаторічна практика ділового листування дозволяє створити набір готових фраз-кліше, які допомагають сформулювати певну думку при мінімальних витратах часу і сил.
До речі, був період в моєму житті, коли, практично не володіючи англійською мовою, я писала листи, заглядаючи в збірник типових фраз і виразів, які використовуються в певних ситуаціях. Це, звичайно, були шедеври, а всього лише супровідні листи, листи-запрошення для участі в заходах, запити даних для оформлення віз і т.п. Але на підготовку таких документів у мене йшло набагато менше часу, і якість була цілком пристойним.
Як приклад наведу деякі з формул, які часто використовуються в управлінській документації.
Формули, що підтверджують отримання листа або документа
Ми отримали Ваш лист від (дата) № ____ в відношенні.
Ваш лист від (дата) № ____ розглянуто.
Дякую Вам за Ваш лист від (дата) .№ ____
Повідомляємо Вам, що ми (своєчасно) отримали (такий-то документ) від (дата).
Підтверджуємо отримання.
Формули, що виражають причину написання листа
На виконання наказу №.
На виконання Вашого доручення від (дата) доповідаю (інформую, направляю) ...
Згідно з протоколом про взаємні поставки
Формули передачі нової інформації
Повідомляємо Вам, що
Ми хотіли б повідомити Вам про ...
Інформую Вас, що ...
Доводимо до Вашого відома,
Сповіщаємо Вас,
повідомляємо Вас
Дякуємо Вам за.
Ми Вам дуже вдячні за.
Заздалегідь дякуємо за.
Ми були б Вам дуже вдячні, якби Ви.
Будь ласка, прийміть наші вибачення за
Перепрошую за затримку з відповіддю
Формули, що пояснюють мотиви поведінки
Формули, що виражають прохання
Просимо (перевірити, направити, вислати, вжити заходів і ін.).
Переконливо просимо (дати відповідь. Не затримувати рішення. І ін.).
Прошу (підготувати, забезпечити, проконтролювати, повідомити і ін.).
Прошу розглянути…
Прошу Вашого рішення.
Звертаємося до Вас з проханням
Формули, що вживаються при відправці документів
направляємо
Надсилаємо (договір, документацію, проект Статуту і ін.).
Нагадуємо, що (відповідно до домовленості, за спільним планом і ін.).
Нагадуємо Вам, що (термін подання проекту, заборгованість по оплаті і ін.).
Повідомляємо, що (. На жаль, не можемо вислати і ін.).
Доводимо до Вашого відома, що (Ваші рекомендації затверджені, Ваша пропозиція).
Пропонуємо Вам (придбати, розглянути, затвердити і ін.).
Ми можемо запропонувати вам.
Ми можемо рекомендувати Вам.
Формули, що виражають запрошення
Запрошуємо Вас (представника Вашого відомства) взяти участь в. (Відвідати.).
Просимо взяти участь в (обговоренні проекту, розгляд питання про. І ін.).
Формули, що виражають відмову або відхилення пропозиції
Ваша пропозиція відхилена з наступних причин.
Надісланий Вами проект не може бути затверджений з наступних причин.
Формули етикетних ритуалів
дякую,
Висловлюю надію,
Бажаємо успіхів,
Приносимо вибачення.
гарантуємо,
Запевняємо вас,
Зобов'язуємося.
Було б цікаво дізнатися вашу думку про те, чи потрібні зараз «листовники», і якими вони повинні бути.
Куди Карепіна поділася? З нею хоч весело було
Олена Рижкова пише: Куди Карепіна поділася? З нею хоч весело було Льон, так і тут є де повеселитися. Хіба не смішно, що набір типових фраз може життя врятувати? Консервативної стаєш :) Ось і не радієш появи тут нових імен. Які вносять нові образи: '' Якщо ж ні, ми, як би це м'якше ... під конем. ''. P.S. Хвилі обрушувалися на берег стрімким домкратом.
Юрій Максименко пише: Хіба не смішно, що набір типових фраз може життя врятувати? Тут, звичайно, обхохочешься. Мені ось тільки цікаво, чому кілька найголовніших фраз затиснули? Тих, які відразу дозволяють визначити рівень культури людини, який лист підписав (не залишили) і далекосяжні висновки про фірму - відправника зробити. Власне, заради них статтю і полізла дивитися. Залишилася з почуттям глибокого задоволення :) І так, ті, які копірайтери, вони не тільки на хліб з маслом заробляють, до цього ще й ікра додається :))))) Судячи з таких порад, скоро і на чорну назад переберемося))) Користуючись нагодою, оф. Юр, з вебінару поки глухо. Я вже думаю, може слайдами якось ще розпорядитися :)
Наталя Клішина пише: Юрій! Типовими фразами життя, дійсно не врятуєш, але, коли Ви викладали на курсах секретарів, розповідали, напевно, не тільки про структуру, стиль, оформлення. Програма була досить насичена. Наталя Клішина пише: Ось прочитала Ваше '' складання ділових листів '', і подумала, що Ви теж типові фрази використовували. Чи ні? Так більше того - ми і типові листи використовували. Не потрібно Достоєвського кликати, щоб скласти запит на висилку проекту договору. Наталя Клішина пише: Питання, чи допоможуть '' листовники '' тим, хто ніколи не писав ділові листи? Допоможуть.
Знаєте заяложену фразу: '' Більше помилок в програмі - багатшими живе програміст? '' Курс стилістики ділового мовлення для професіоналів - це не менше 270 акад. годин. Підручник містить понад 100 правил жорсткого порядку слів і саме типових фраз штампів. Копірайтери пишуть легко і професіоналізм їх саме в цьому! Нормальний копірайтер пише 50 листів або статей в день, причому англійською, із заданим відсотком ключових слів і отримує по 3 долари за одну статтю або лист. Списувати заборонено, і статті повинні бути цікавими - це головна вимога. А ось штампи використовувати в мові там теж можна. Більш того не повідомляючи цих штампів не обійтися просто ніяк, тому що якщо винаходити своє, то - це розцінюється як '' спроба повторного винаходу колеса '', - як вони виражаються. Працюють на такій роботі фрілансери, які володіють англійською мовою, індусів беруть більш охоче, ніж росіян. Навіть прочитавши цю тільки цю тему, неважко здогадатися, - чому. У розвитку технологій продажів ми відстаємо приблизно на п'ять років, - мінімум на п'ять. У интеренете розсилки приносять більше шкоди, ніж користі, ні одного великого клієнта розсилкою зачепити вже неможливо, а ось грамотної подачею матеріалу в блозі, - так, - це реально. І щоб пошуковик цей блог індексував, як годиться, - треба використовувати штампи. Весело Вам це чи ні, але на мій погляд, - це перший серйозний розмова про діловому листі, який завели в нашому суспільстві. Решта - лірика.