Будь-яке підприємство зобов'язане вести облік всіх нарахувань і виплат своїм кадрам. Для бухгалтерської звітності в даному питанні використовуються платіжні відомості кількох типових форм. Така відомість може мати вигляд загального документа для відображення грошових виплат всьому штату підприємства, а може мати кілька частин, наприклад, по відділах організації. Для спрощення роботи бухгалтера використовуються єдині типові форми відомості, в залежності від їх виду.
Для розрахунку зі штатними кадрами підприємство може використовувати такі форми документів:
- Платіжна відомість.
- Розрахункова відомість.
- Розрахунково-платіжна відомість.
У чому їх схожість і відмінність? Розберемо детальніше, які бланки застосовуються і що вдає із себе кожна уніфікована форма.
Розрахунково-платіжна відомість видачі зарплати
Така відомість містить найбільш повну інформацію про всі грошові виплати, зарахування та відрахування з зарплати штатного кадру, тому цей документ є єдиним що береться до уваги, і в разі його використання роботодавцем ніяких інших бланків бухгалтер при видачі зарплати може не заповнювати. Форма бланка № Т-49 затверджена законодавством нашої держави.
Відомість за формою № Т-49 містить 23 графи:
- Порядковий номер.
- Код співробітника по робочому табелю.
- Його посаду.
- Тарифна ставка.
- Робочих днів за місяць.
- Вихідних днів за місяць.
- Відпрацьовані дні, які оплачуються за підвищеним тарифом (вихідні та свята).
- Нарахована зарплата.
- Оплата за понаднормову роботу.
- Нарахована премія.
- Інші нарахування від компанії.
- Інші нарахування від компанії.
- Інші матеріальні блага від компанії.
- Всього нараховано.
- Утримано податку.
- Аванс.
- Інші утримання, передбачені фірмою.
- Інші утримання, передбачені фірмою.
- Борг штатного кадру перед організацією.
- Борг організації перед працівником.
- Підсумкова сума, яка буде виплачена співробітнику.
- П. І. Б. працівника.
- Його особистий підпис, що підтверджує отримання заробітної плати.
Розрахунково-платіжна відомість про видачу зарплати заповнюється на підставі табеля обліку робочого часу. При використанні в бухгалтерії форми № Т-49 інші документи, що відображають розрахунок суми заробітної плати та її видачу, не заповнюються.
При відпустці грошей по платіжно-розрахункової відомості також повинен бути оформлений видатковий касовий ордер. Така відомість застосовується для видачі зарплати готівкою, в разі ж, якщо всі кадри організації отримують перерахування на банківську карту, вона не використовується.
Розрахункова відомість видачі заробітної плати
Бланк за формою № Т-51 потрібен тільки для обчислення суми, необхідної для відпустки штатним кадрам заробітної плати. Виплачувати по ньому гроші не можна!
Ця відомість часто використовується підприємствами, що виробляють виплати своїм співробітникам на банківські карти. Для цього не потрібні платіжні документи і підтверджують підписи кадрів, достатньо однієї расчеткі для обчислення суми зарплати.
Такий документ містить 18 граф:
Така відомість складається також на основі табеля обліку робочого часу штатного кадру. На підставі ж форми № Т-51 складається платіжна відомість для тих, хто отримує зарплату готівкою. Якщо виплата надходить штатним кадрам на банківські карти, бланк платіжки не використовується.
Платіжна відомість видачі заробітної плати
Для відпустки працівникам заробітної плати у вигляді готівки використовується відомість за формою № Т-53. Вона заповнюється на підставі розрахункової відомості.
Платіжка має всього шість граф:
- Порядковий номер.
- Код штатного кадру по робочому табелю.
- Його ПІБ.
- Сума, зазначена в расчетке.
- Підпис в отриманні готівки.
- Примітка.
На підставі платіжки касир складає і заповнює видатковий касовий ордер, що підтверджує відпустку грошей з каси фірми на заробітну плату штатних кадрів.
Кожен з перерахованих бланків обов'язково повинен бути завірений підписом працівника, який склав документ (бухгалтера) та директора організації.
Для чого потрібна відомість на видачу заробітної плати?
Ці документи є основними, що відображають рух грошових коштів в організації. Кожне підприємство, в штаті якого є хоча б один найманий працівник, зобов'язана вести дані відомості. Залежно від того, готівкою чи засобами видається зарплата співробітникам або здійснюється переклад на банківську карту, організація має право самостійно вибирати найбільш зручну для себе форму ведення звітності по зарплаті.
Якщо хоча б один кадр зі штату отримує зарплату готівкою, бухгалтерія обов'язково повинна заповнювати форму № Т-49 або № Т-53. При нарахуванні всьому штату грошей на пластикові карти досить заповнення расчеткі № Т-51.
При відпустці заробітної плати готівкою платіжка № Т-53 також може знадобитися під час перевірки підприємства податкової служби. Тому даний документ повинен зберігатися в бухгалтерії фірми протягом п'яти років. Розрахункова ж відомість № Т-51 може бути пред'явлена штатному кадру на його вимогу, для особистого ознайомлення зі складовими заробітної плати. Розрахунково-платіжна відомість № Т-49 замінює обидва цих документа.
Область застосування розрахункових відомостей по зарплаті
Розрахункові документи по заробітній платі в обов'язковому порядку мають бути присутніми на кожному підприємстві. При цьому, якщо виплати співробітникам проводяться готівкою через касу, то в бухгалтерії також обов'язково повинні бути і платіжні відомості. Для перекладу зарплати на карту потрібна тільки розрахункова відомість. Ігнорування цих документів бухгалтерією організації законодавчо карається!
Всі відомості по зарплаті повинні зберігатися в організації протягом п'яти років. Платіжні документи обов'язково повинні мати підпис кожного співробітника. Якщо працівник не отримав заробітну плату протягом терміну, встановленого відомістю, проти його прізвища замість підпису ставиться відмітка про депонування.
Як правильно заповнити розрахункову відомість по заробітній платі?
Про графах в табличній частині кожної форми документів уже було сказано вище. Крім того, обов'язково грамотне заповнення титульного аркуша. Для кожної відомості воно буде схожим.
На титульному аркуші обов'язково вказується:
- Назва організації.
- Код за ЄДРПОУ.
- При необхідності - структурний підрозділ, для працівників якого оформлена дана відомість.
- Термін дії цього документа.
- Загальна сума виплат всім працівникам.
- Підпис керівника і бухгалтера підприємства.
- Номер відомості.
- Дата складання.
- Розрахунковий період.
На другому аркуші після заповнення табличній частині вказується кількість аркушів в документі, сума виданих грошей (прописом), підпис касира, номер видаткового касового ордера і підпис бухгалтера, який перевірив правильність заповнення відомості. Відмінною рисою оформлення титульного аркуша розрахункової відомості № Т-51 є відсутність зазначеного особового рахунку за формою № Т-54 (на платіжній і розрахунково-платіжної відомості він присутній в обов'язковому порядку).
Всі перераховані вище документи мають уніфіковані форми, затверджені постановою Держкомстату РФ. Застосування на підприємстві інших документів для розрахунку і видачі заробітної плати штатним кадрам неприпустимо.
Отримайте безкоштовну юридичну консультацію прямо зараз
Правила заповнення платіжної відомості на видачу заробітної плати
Поняття депонування заробітної плати
Вимоги до оформлення рахунок-фактури і порядок виставлення