Мати справу з великими таблицями, що містять як основні, так і похідні дані, доводиться в багатьох сферах життя. Зокрема, це стосується всіх видів фінансової та облікової діяльності. У докомпьютерную епоху такі таблиці вели вручну: основні дані вписували, похідні дані обчислювали на арифмометрах, а сама таблиця або мала вигляд великого розграфленого аркуша паперу (відомості), або зберігалася у вигляді картотеки.
Автоматизація табличних розрахунків у багато разів підвищує ефективність і якість роботи. Комп'ютерні програми, призначені для зберігання і обробки даних, представлених в табличному вигляді, називають електронними таблицями.
Перші програми електронних таблиць з'явилися разом з першими персональними комп'ютерами. На початку 80-х років електронні таблиці з буквально зробили переворот у свідомості людей, що займалися економічними і фінансовими розрахунками. Один раз попрацювавши з електронною таблицею, бізнесмен уже не може відмовитися від придбання і впровадження комп'ютера. Випуск програми, яка заклала основні принципи електронних таблиць, вважають історичною віхою в розвитку комп'ютерної техніки.
Здатність електронних таблиць швидко і точно проводити автоматичні обчислення використовують не тільки бухгалтери і комірники. Без електронних таблиць не обходяться учасники бірж, керівники брокерських контор, банків та інші фінансові менеджери. За допомогою електронних таблиць можна моделювати реальні ситуації і оцінювати отримувані результати.
Електронні таблиці дозволяють знаходити в бізнесі ключові точки, впливаючи на які можна малими витратами досягати помітних результатів. З помошью таких таблиць можна оцінити віддачу від майбутніх проектів, завчасно виявити під-водні камені і запобігти неправильні кроки.
Електронні таблиці Excel
Даний розділ познайомить вас з основними поняттями. Він допоможе освоїти прийоми організації даних для проведення розрахунків. Для повного розуміння необхідно скористатися комп'ютером і провести всі кроки самостійно.
Для запуску Excel встановіть покажчик миші на пункті "Microsoft Excel" головного меню Windows і клацніть її лівою кнопкою.
Основні елементи вікна
Вікно Excel складається з наступних елементів .:
Головне меню - це основний механізм, за допомогою якого Ви керуєте Excel.
На панелях інструментів "стандартна" і "форматування" представлені графічні синоніми цих команд. Наприклад, команді Копіювати пункту Правка головного меню відповідає кнопка на панелі інструментів "форматування".
У вікні документа зараз ви бачите "чистий аркуш". На ньому знаходиться виділена чорним кольором рамка. Її називають "покажчик осередку". Він вказує місце, в яке буде вставлятися ви набираєте дані.
Смуги прокрутки можна використовувати для переміщення по документу. Для цього клацають мишею по тій стрілці, в напрямку якої хочеться подивитися текст. Наприклад, вправо.
Рядок стану відображає службову інформацію. Наприклад, стан Excel - "Готово".
Малюнок 1.1. - Загальний вигляд вікна
Перш ніж приступити до роботи з електронною таблицею Excel, ознайомимося з її термінологією.
Рядки, стовпці, клітинки
Робочі листи електронної таблиці складається з рядків і стовпців.
Кожне перетин рядка і стовпця утворює комірку, в яку можна вводити дані: текст, число або формули.
Номер рядка позначений на лівій межі робочого поля.
Стовпці електронної таблиці позначають латинськими буквами. Вони знаходяться на верхній межі робочого поля.
Покажчик осередки - темний прямокутник, що визначає поточну комірку. Зробіть поточної осередок D4 за допомогою миші. Для цього встановіть покажчик миші в цей осередок і клацніть її лівою клавішею.
Блок являє собою прямокутну область кінцевого числа суміжних осередків.
Виділення стовпців, рядків і блоків
- стовпчика - натиснути кнопку миші на букві - імені шпальти;
- рядки - натиснути кнопку миші на числі - номері рядки;
- блоку - натиснути кнопку миші на початковій осередку блоку і, не відпускаючи кнопку, простягнути миша на останню комірку.
Для виділення декількох несуміжних блоків необхідно:
-виділити перший блок;
-натиснути і, утримуючи клавішу Ctrl, виділити наступний блок;
-відпустити клавішу Ctrl.
Для скасування виділення досить клацнути кнопкою миші на будь-якій ділянці робочого аркуша.
Виділіть рядок 3.Отменіте виделеніе.Виделіте стовпець D.Виделіте блок A2: E13.
Електронна таблиця в Excel має тривимірну структуру. Вона, як книга, складається з листів. На екрані видно тільки один лист - верхній. Нижня частина листа містить ярлички інших аркушів.
Клацаючи кнопкою миші на ярличках листів, можна перейти до іншого листа. Зробіть поточним лист 3.Вернітесь до листу 1.
В Excel існують три типи даних, що вводяться в комірки таблиці, - це текст, число і формула.
Для введення даннихнеобходімо зробити поточної потрібну комірку, набрати за допомогою клавіатури дані і натиснути Enter.
Excel визначає, є дані, що вводяться текстом, числом або формулою за що містяться в них символам. Якщо вводиться дане містить букви або спеціальні символи, то Excel вважає його текстом. Якщо перший символ - знак "=", то Excel вважає, що вводять формулу. В інших випадках дані сприймаються як число.
Введені дані відображаються в рядку формул і поміщаються в комірку тільки після натискання Enter, клавіші переміщення курсора або клацання мишею в межах робочого листа.
Якщо ширина тексту більше ширини осередку, і осередок справа порожня, то текст на екрані займе та її місце. При введенні даних до сусіднього осередок попередній текст на екрані буде обрізаний (але при цьому в пам'яті він буде збережений повністю).
Введіть в осередок А1 текст «Суми».
Зверніть увагу, що текст притиснутий до лівого краю.
Не бійтеся помилок. Майже всі дії можуть бути скасовані. Якщо в процесі роботи відбулося щось, чого ви не планували, то скористайтеся відміною: використовуючи команди меню Правка> Скасувати введення або, що ще простіше, кнопку Скасувати панелі інструментів "Стандартна". При кожному натисканні миші по кнопці Скасувати послідовно скасовується одна операція.
Числа в клітинку можна вводити зі знаком "+", "-" або без нього. Якщо ширина введеного числа більше, ніж ширина комірки на екрані, то Excel відображає його в експоненційної формі або замість числа ставить символи "####". При цьому число в пам'яті буде збережено повністю. Експоненціальна форма використовується для представлення дуже маленьких і дуже великих чисел. Число 501000000 буде записано як 5.01Е + 08, що означає 5,01 * 10 8. Число 0,000000005 буде представлено як 5Е-9, що означає 5,01 * 10 -9. Для введення дробових чисел використовується десяткова кома чи точка (в залежності від настройки).
У осередок В1 занесіть число 1655 (рік заснування Сум).
У осередок С1 занесіть число - поточний рік.
Формула являє собою послідовність текстів, чисел або посилань на осередки, об'єднаних знаками операцій і починаються зі знака "=". За допомогою формул може бути записано арифметичне вираз.
Формула може включати до 240 символів і не повинна містити пропусків.
Наприклад, для введення в клітинку формули C1 + F5 її треба записати як = С1 + F5. Це означає, що до осередки C1 буде додано вміст осередки F5. Результат буде отриманий в тій комірці, в яку занесена формула.
Введіть в клітинку D1 формулу = C1-B1. Пам'ятайте, що формули вводять, використовуючи латинський алфавіт.
Що за число вийшло в осередку? Це вік Сум.
Операції, які виконуються над елементами формул, наприклад, додавання множення, задають у формулі за допомогою операторів.
Арифметичні оператори: віднімання або зміна знака - складання + множення * розподіл / взяття відсотка% зведення в ступінь ^
Оператори порівняння: одно = не дорівнює <> менше <больше> менше або дорівнює <= больше или равно>=
Логічні оператори: і І чи АБО НЕ НЕ
Результатом виконання арифметичного оператора є число.
Результатом виконання оператора порівняння є логічне значення ІСТИНА або БРЕХНЯ.
Послідовність виконання операцій визначається їх пріоритетом.
Можна змінювати порядок обчислень, об'єднуючи вираження у формулі круглими дужками.
Редагування даних може здійснюватися як в процесі, так і після введення в осередок.
Щоб відредагувати введене дане необхідно перемістити покажчик до потрібної осередку і натиснути клавішу F2. Для завершення редагування натиснути клавішу Enter.
При введенні нових даних перерахунок в таблиці стався автоматично. Це важлива властивість електронної таблиці.
Відредагуйте текст в осередку А1. Новий текст «Суми - обласний центр».