Незважаючи на визнану необхідність створення ефективного відділу логістики. чітких алгоритмів його формування не існує. Можна, однак, говорити про певний накопичилося досвіді, який дозволить компанії уникнути типових помилок і вибудувати оптимальну роботу.
Принципи створення відділу логістики
З одного боку, створити відділ «з нуля» непросто, але з іншого - це дозволить уникнути боротьби з усталеними традиціями, неефективними схемами, які гальмують бізнес-процеси. Створення відділу гарантує побудову оптимальної логістичної схеми.
Почати роботу над створенням нового департаменту варто з докладного опису набору логістичних функцій. Необхідно сформулювати на папері і детально розписати ланцюжок поставок, яка буде знаходитися в веденні відділу логістики. Ця дія дозволить заздалегідь побачити, де і які можуть виникнути складності, де є необхідність у висококваліфікованих фахівцях, а де можна обійтися рядовими співробітниками.
Що віддавати на аутсорсинг?
Наступним кроком є визначення логістичних функцій, які має сенс перевести на аутсорсинг. Найчастіше це транспортна логістика, митне оформлення і складування. Передача логістичних функцій «на сторону» не означає, що вони не знаходять відображення в організації відділу. Як мінімум, має залишатися одну контактну особу (координатор), яке забезпечує безперервність потоку інформації між компанією і логістичним партнером, контролює належне виконання договору, а при необхідності шукає нових або додаткових партнерів.
Якщо компанія є дочірньою для зарубіжної головної організації, передача роботи на аутсорсинг має свою специфіку. Особливістю відділу логістики такої компанії є необхідність дотримання корпоративних стандартів. Буває, що штаб-квартира вирішує, які функції передати на аутсорсинг і виставляють свої вимоги до партнерів. Дуже багато західних компаній наполягають, наприклад, щоб у їх партнера по логістиці був сертифікат ISO.
Оптимальна модель відділу
Далі слід визначити модель, яка краще підходить конкретної компанії. Переважно для бізнесу, щоб поділ було пов'язано з регіональними особливостями (наприклад, одна людина веде групу клієнтів в певному регіоні «від і до») або за групами товарів.
У той же час, необхідна система оцінки ефективності діяльності майбутнього відділу, система контрольних показників і критеріїв. Розроблена система оцінки ефективності буде також в якійсь мірі мотивувати співробітників.
Після завершення цього етапу планування ми отримаємо «ескіз» майбутнього відділу. Готовий «малюнок» показує, які саме фахівці в сфері логістики необхідні (фахівець із закупівель, митного оформлення, секретар). На цьому етапі дуже важливо скласти детальний опис роботи.
Займаючись складанням посадових інструкцій і обов'язків, корисно візуалізувати проходження умовної партії товару по всьому ланцюжку поставок і передбачити, які дії службовців будуть необхідні на кожному етапі. Потрібно розглянути питання про проходження партії не тільки в контексті дій майбутнього відділу, а й у зв'язку з діяльністю інших відділів (бухгалтерія, відділ продажів, склад, обслуговування клієнта), співпрацею з логістичними партнерами, клієнтами та державними установами.
Відображення можливих труднощів і прийняття до відома системи оцінки ефективності дає можливість досить чітко визначити зони відповідальності кожного співробітника.
Система обов'язків і підпорядкування
На додаток до чітко визначених обов'язків, повноважень і покладання відповідальності за кожну з груп відділу логістики в цілому і кожного фахівця зокрема, в опис посад включається інформація про те, хто є хто на дисциплінарному і функціональному рівні. Крім того, ще на етапі планування визначається порядок заміни. Це робиться для того, щоб робота всього відділу не була під загрозою зриву через раптову хворобу або відходу у відпустку одного зі співробітників.
Ще на етапі створення відділу логістики слід позначити не тільки внутрішній регламент роботи, але і критерії для визначення прав і обов'язків різних підрозділів компанії по відношенню один до одного. Найкраще зафіксувати в письмовому вигляді, що відділ логістики вправі очікувати від бухгалтерського та юридичного відділів та які обов'язки він має перед ними. Це відноситься як до потоку інформації і розподілу функцій, так і до організації робочого процесу.
Специфіка кадрової політики
Вибудувана на папері умовна схема майбутнього відділу і відповідні інструкції передують підбір і найм персоналу. Цю проблему можна вирішити двома способами: шляхом надання керівникам відповідних кадрових підрозділів повноважень з підбору співробітників або шляхом самостійного пошуку персоналу. Дуже багато що тут залежить від корпоративних стандартів, навичок менеджерів середньої ланки, а також ситуації на ринку праці. Слід бути готовим до того, що підібрати співробітників, які повністю відповідали б очікуванням і вимогам, викладеним в інструкції, не відразу вийде.
Не слід розглядати підготовлені інструкції і штатний розпис як догму, відступ від якої неможливо. Іноді на етапі набору з'являється фахівець, який, здається, не відповідає існуючій схемі, але його досвід і професіоналізм так корисні в новому відділі, що має сенс дозволити деякі відхилення від плану і, можливо, внести зміни в організаційну діаграму.
Специфічні вимоги до навичок персоналу стосуються мови. Як правило, обов'язковою умовою є володіння англійською на хорошому рівні. Тим більше, все більше і більше іноземних корпорацій оголошують мовою корпоративного управління і вимагають документації англійською.
Якщо російська компанія є дочірньою для іноземної, англійську мову в якості другого робітника не завжди сприяє спрощенню бізнес-процесів. Деяка документація все ж може бути виконана на мові тієї країни, де розташована штаб-квартира. Крім того, великі іноземні корпорації можуть вільно брати участь у купівлі транспортних послуг для доставки вантажів. Також часто транспортні компанії знаходяться в країні продавця, тобто, англійська не є рідною і для представників перевізників.
Той факт, що використовуваний мова не є рідною для всіх учасників логістичного процесу, ускладнює комунікації, що може привести до катастрофічних наслідків. Логістика фахівців зі знанням двох мов є перевагою для будь-якої компанії. Проте, керівники повинні подбати про те, щоб принаймні був один співробітник, здатний спілкуватися мовою країни, в якій розташована материнська компанія.
Другий аспект, який необхідно враховувати при виборі персоналу, пов'язаний з певним відсутністю культури бізнесу на логістичному ринку в Росії. На жаль, для багатьох компаній недотримання вимог до управління документами є нормою. Наївно вважати, що цей недолік є невеликим винятком. Навіть багато успішних компаній скорочують витрати на транспортування товару, відправляючи його без документів.
Багато логісти, що працюють в російських компаніях, в тому числі пов'язані із зовнішньою торгівлею, вважають, що працювати в повній відповідності з законами неможливо. Для них робота за «сірими» схемами, підробка сертифікатів, рахунок-фактур є нормальним явищем. Природно, такі дії неприпустимі в будь-якій компанії.