Подотчет: що необхідно знати
Відрядження, оплата палива для службового автомобіля, оплата проїзду та готелі, представницькі витрати - в цих та інших випадках йдеться про видачу підзвіт. Що це таке?
Подотчет - підзвітна сума, видана співробітнику на відрядження, оплату представницьких витрат, закупівлю господарських товарів, оплату ПММ та інших подібних витрат.
Як оформити видачу грошей, чи можна видати кошти підряднику, як оформити переведення на особисту картку працівника і інші. Виникає маса питань.
Сума, яку можна видати звіт
У той же час якщо співробітник заплатить контрагенту від імені компанії, то ліміт розрахунку треба дотримуватися. За перевищення передбачений штраф в 50 тис. Рублів (ст. 15.1 КоАП РФ). Тому безпечніше попередити працівника або його безпосереднього керівника про обмеження. А покупку, якщо є можливість, розбити на кілька договорів в межах ліміту.
"Підзвітні суми компанія видає або через касу, або перераховує на зарплатні картки співробітників".
Раніше перед перерахуванням підзвіту на карту співробітник повинен був написати заяву про видачу підзвітних із зазначенням реквізитів рахунку особистої карти. А до авансового звіту - додати документи, що підтверджують оплату карткою. Тобто оформити все в тому ж порядку, як якби працівник отримав звіт готівкою.
Видача під звіт: новий порядок
Спосіб № 1. Компанії можуть відмовитися від заяви на видачу підзвіт і самі розробити документ, який його замінить. - "розпорядчий документ". Це може бути наказ, розпорядження керівника або будь-яка інша папір.
У розпорядженні, як і заяві, треба записати суму і термін, на який компанія видає звіт. Розписатися в документі повинен керівник. Податківці на місцях підтверджують, що розпорядженням про видачу грошей може служити наказ про направлення працівника у відрядження.
Спосіб № 2. Компанії як і раніше можуть брати у працівників заяву на видачу підзвіт. В цьому випадку можна розробити типовий бланк заяви та записати в ньому реквізити карти, термін, суми і т. П. А щоб не виникло плутанини, які суми видавала компанія (зарплата, під звіт та ін.), В призначенні платежу треба написати, що це підзвітні.
Заява на підзвіт слід написати і директору, яка отримує кошти. Адже з ним у компанії діє такий же трудовий договір, як і з іншими працівниками. (Ч. 6 ст. 11 ТК РФ). Щоб заяву не виглядало так, як ніби директор сам собі видає гроші під звіт, скласти заяву треба не на ім'я директора, а на ім'я компанії, а замість формулювання "Прошу видати" записати "Необхідно видати". В кінці керівник ставить підпис, яка є одночасно роздільною.
Зразки заяв дивіться нижче. Перший зразок - для видачі підзвітної суми готівкою, друге - для перерахування сум на карту.
Видача підзвіт готівкою: зразок заяви
Зразок заяви на видачу підзвіт готівкою
Якщо заява не оформити податківці оштрафують компанію за порушення роботи з готівкою на 50 тис. Руб. (Ст. 15.1.КоАП РФ).
Видачу підзвіт на карту: зразок заяви
Без заяви співробітника про перерахування підзвітних на зарплатні картки, податківці вирішать, що компанія видає не підзвітні, а інші доходи, з яких треба утримати ПДФО. З такою заявою у податківців не буде приводу вирішити, що компанія видала співробітнику безвідсоткову позику або матеріальну допомогу.
Зразок заяви на перерахування звіт на карту
Якщо співробітник купує товари для компанії за свій рахунок, а вона потім компенсує йому витрати, для цього також знадобиться заяву співробітника, але в ньому не треба писати, що це підзвітні, так як працівник не отримував від компанії гроші і звітувати йому нема за що ( див. зразок нижче).
Зразок заяви про відшкодування службових витрат
За отримані підзвітні підрядник звітує протягом трьох робочих днів, представивши авансовий звіт і документи, що підтверджують витрати. Якщо підрядник не відзвітує в зазначений термін, буде нарахована неустойка порушення в розмірі 1% від виданих коштів.
Повернення невитрачених підзвітних. Повернути невитрачені підзвітні працівник має право повернути будь-яким йому зручним способом. Наприклад, кошти, перераховані на карту, він має право повернути готівкою в касу. І навпаки, гроші, видані з каси - перерахувати з особистої карти на рахунок компанії.
Передача підзвітних іншим співробітникам. У чинному порядку немає заборони на передачу підзвітних сум одним працівником іншому. Але касир видає гроші конкретному працівникові за його заявою.
Крім того, кожен працівник звітує по тих сумах, які отримав він, а не хтось інший. З цієї причини безпечніше попередити співробітників, щоб вони не передавали підзвітні один одному. Але компанія має право видати підзвітні, наприклад, на відрядження, відповідальному працівнику.
Можна призначити одного співробітника відповідальним, якщо у відрядження їдуть кілька фахівців. Відповідальний співробітник сам оплатить готель, квитки та інші витрати, а добові роздасть іншим відрядженим на підставі відомості. Скласти відомість можна в довільній формі.
Авансовий звіт, якщо компанія видавала гроші. Оформляти авансовий звіт необхідно, коли компанія заздалегідь перераховує співробітникові кошти. Якщо працівник витрачав свої особисті кошти, а потім компанія відшкодовує йому витрати, то авансовий звіт не потрібно.
В цьому випадку достатньо взяти у працівника підтверджуючі документи. Наприклад, товарні та касові чеки. Також співробітник повинен написати заяву на відшкодування витрат, а компанія оформляє наказ про відшкодування витрачених коштів. Форма наказу і заяви довільна.
Видача грошей при відрядженні за кордон. Компанія повинна враховувати витрати і компенсувати працівникові гроші, які він витратив в поїздці. Але складність виникає, якщо працівник їздив за кордон. Компанія видає підзвітні в рублях, а співробітник сам обмінює їх на іноземну валюту. Якщо документи виставлені в євро, їх треба перерахувати в рублі. Курс банку може бути різний.