Професіонал ділового спілкування повинен знати і вміти застосовувати всі прийоми, які допоможуть завоювати і утримати увагу читача. Приковує увагу початок тексту, барвисті образи, плавні переходи, доречні цитати, грамотна організація тексту - все це елементи вміння добре викладати свої думки на письмі. Приступаючи до написання тексту, дайте відповідь на шість ключових питань.
Уміння добре висловлювати свої думки письмово абсолютно необхідно для роботи в PR. Переконувати і розповідати різні історії - це безпосередній обов'язок професіонала ділового спілкування. Тому він повинен знати і вміти застосовувати всі прийоми, які допоможуть завоювати і утримати увагу. Приковує увагу початок тексту, барвисті образи, плавні переходи, доречні цитати, грамотна організація тексту - все це складові вміння добре викладати свої думки на письмі.
Джей Рональд Келлі (J. Ronald Kelly). старший віце-президент PR-фірми Cohn Wolfe. додає: «Робота, яку зайняті недавно надійшли до нас співробітники, як правило, вимагає хорошого базового вміння писати. У мене просто немає часу вчити їх граматиці, орфографії, пунктуації, управління та узгодження членів речення, використання дієслівних форм, створення провідного абзацу, принципом перевернутої піраміди і т.д. Час гроші. Мені потрібні люди, які вже вміють добре писати ».
Перш ніж приступити до виконання письмового завдання, виділіть час для відповіді на шість ключових питань:
- Який бажаний результат комунікативного процесу? На що ви хочете спонукати своїх читачів?
- Хто наша цільова аудиторія? Чим чіткіше визначено сегмент, тим краще.
- Які основні бажання і інтереси нашої цільової аудиторії?
- Яка основна думка вашого повідомлення?
- Який комунікативний канал буде найбільш ефективним?
- Кому з наших представників вірять найбільше?
Пропозиція повинна бути ясним і коротким. Довгі, складні речення уповільнюють темп читання, їх часто буває важко зрозуміти. Навіть людям з вищою освітою нелегко засвоїти пропозицію з 25-30 слів. Це аж ніяк не означає, що в кожному реченні повинно бути всього 8-10 слів. Бажано, щоб пропозиції були різні, але в середньому не більше 15-17 слів.
У більшості випадків виявляється, що в складному реченні просто більше слів, ніж потрібно. Наприклад, ось така розмита фраза: «Вони допомогли численним компаніям в розробці систем, які можуть використовуватися при відстеженні їх роботи з обслуговування клієнтів». У відредагованому вигляді ця пропозиція стала коротше і легше для розуміння: «Вони допомогли багатьом компаніям розробити системи для відстеження роботи з обслуговування клієнтів».
Далі наводяться приклади слів, які можуть зробити пропозицію більш стислим і ємним. Коли ви пишете або редагуєте текст, намагайтеся замінювати довгі словосполучення в лівій колонці одним коротким словом з правої колонки:
В хорошому абзаці завжди тільки одна головна думка. Коли ви вводите нову думку, починайте її з нового абзацу. Для прес-релізів і інформаційних бюлетенів особливо важливі короткі, захоплюючі абзаци. Ключову інформацію потрібно розташовувати в коротких легкотравних блоках.
Якщо ви пишете для широкого кола читачів, то не забудьте, що коротке слово (чим менше складів, тим краще) зрозуміти легше, ніж довге. Ось як можна проілюструвати це положення:
Придбати - купити
Місцеперебування - будинок
Працевлаштувати - найняти
Старатися - намагатися
Сприяння - допомога
Експеримент - досвід
Потреба - нужда
Відповідальність - завдання
Акумулювати - зібрати
Економити - берегти
Досить - вистачить
Утилізувати - користуватися
Звичайно, якщо цільова аудиторія добре освічена, то можна використовувати і більш складні слова. Наприклад, більшість читачів The New York Times або The Wall Street Journal закінчили університет, тому стиль цих газет відрізняється від стилю газети невеликого міста. Крім того, якщо цільова аудиторія - це професіонали в таких галузях, як юриспруденція, освіта, наука і техніка, то для підбору словника використовуються інші критерії.
- Багатослівні прийменникові словосполучення, які починаються з в, на, з, с, під.
- Словосполучення з дуже; наприклад: дуже великий замість величезний.
- Віддієслівні іменники замість дієслів: зробити пропозицію замість запропонувати.
- Тавтологія, тобто використання двох слів, що означають одне і те ж: наприклад абсолютно повний.
Звичайно, якщо ви пишете для інженерів, то можна вдаватися до спеціальної термінології. І все ж правила вимагають, щоб ви писали як можна простіше. У виданні Communication World Ерік Хетч (Eric Hatch) наводить такий приклад «інженерного стилю»:
В результаті проведених раніше експериментів в аеродинамічній трубі з різними плоскими моделями UDF з'явилася база даних, яка включається в новий код. Це дасть нам більш точні коефіцієнти тяги і діаграми швидкості між двома плоскими рядами, що дозволить краще прогнозувати роботу акустичної частини машини.
ЩЕ ДИВІТЬСЯ: Пара і екстралінгвістичні особливості невербальної комунікації
Наші консультанти відповідять на питання по обробці підлоги.
- Приклад. Висловіть свою думку, а потім приведіть підтверджує її приклад або статистичні дані.
- Визначення. Незвичайні слова вимагають словникового визначення або простого пояснення.
- Порівняння. Якщо читачеві незнайоме те, про що ви пишете, приведіть порівняння з чимось знайомим.
- Нове формулювання. Викладіть те ж саме іншими словами. Це посилить вашу думку.
Теперішній час дієслова покращує стиль, як і дійсний оборот. Краще написати «копіювальний апарат робить 100 копій в хвилину», ніж «копіювальний апарат буде робити 100 копій в хвилину». У будь-яких матеріалах намагайтеся вживати даний час. Наприклад, при цитуванні краще написати: «копіювальний апарат вирушає в наступному місяці». Це звучить енергійніше, ніж: «копіювальний апарат буде відправлений в наступному місяці».
Живе образне опис краще, ніж загальні міркування. Якщо ви напишіть, що кока-кола продається в багатьох країнах або поширюється на всіх міжнародному ринку, то навряд чи це справить особливе враження на читача. Набагато краще буде повідомлення про те, що кока-колу зараз продають на всіх континентах і цей напій доступний 2/3 населення Землі. Або, як сказано в останньому річному звіті компанії перед акціонерами, «якби всі наші партнери вишикувалися б навколо екватора, то замучений спрагою клієнт зміг би купити кока-колу через кожні 5 метрів».