Управління ліцензіями на програмне забезпечення - software asset management (sam) в москві

Керувати ліцензіями - це твердо знати в кожен момент часу, які програми і ліцензії на програмне забезпечення використовуються в організації. Управління включає в себе регулярну інвентаризацію ліцензій і використовуваних програм, введення стандартів використання ПЗ, централізовані закупівлі і багато іншого.







Що таке управління ліцензіями (Software Asset Management)?

Програмне забезпечення - цінний актив. І не тільки через свою вартості, але і через результати, які він допомагає досягти в сучасних бізнес-процесах, в повсякденній роботі. Неточності в обліку, невпорядковане використання, нелегально встановлені копії ПЗ - все це посилює ризики компанії, в тому числі і юридичні.

На відміну від інших активів, матеріальних або нематеріальних, в даному випадку ви маєте справу з ліцензіями - правами на використання програмного забезпечення. Ліцензія - це ваш договір з правовласником, за яким ви зобов'язуєтеся використовувати програмне забезпечення в певній кількості примірників, на певних умовах, дотримуючись інші умови і обмеження. Ліцензіями супроводжують і інші активи: дистрибутиви і майстер-копії, упаковка, сертифікати автентичності та керівництва користувача. Їх використання теж регулюється ліцензією, де може бути детально описано, наприклад, що робити з сертифікатом справжності, чи можна виготовляти копії з дистрибутивного диска, чи зберігати упаковку і керівництво користувача і так далі.

Якщо я вирішив перейти до ефективного управління ліцензіями, з чого мені варто почати?

Підготовку до впровадження системи управління ліцензій можна зробити в 5 кроків:

  1. Зібрати і описати загальні відомості про IT-інфраструктурі, мережі компанії.
  2. Провести повну інвентаризацію програмного забезпечення, встановленого на всіх комп'ютерах компанії.
  3. Підрахувати наявні ліцензії, порівняти їх з числом встановлених програм і перевірити дотримання ліцензійних умов.
  4. Підготувати внутрішні стандарти на робочі місця, політику використання програмного забезпечення, накази, регламенти та інші регулюючі документи.
  5. Розробити план впровадження SAM - послідовність, в якій будуть впроваджуватися розроблені стандарти, видаватися накази і т.д.

Грамотно виконавши всі п'ять дій, ви будете повністю готові управляти своїми активами програмного забезпечення.

Чи існує стандартна схема дій для переходу компанії на ліцензійне ПЗ?

Так, стандартна схема розроблена в рамках ініціативи «Управління ліцензіями» (SAM - Software Asset Management). Нижче дано її короткий опис.

Знайомимося з інфраструктурою

Для початку необхідно спланувати і виконати перші кроки, мета яких - зрозуміти, чим ви керуєте. Врахуйте кількість робочих станцій і серверів. Згадайте всі філії та підрозділи. Особливо зверніть увагу на всі без винятку переносні пристрої, включаючи ноутбуки і КПК. Сплануйте дії по інвентаризації програмного забезпечення.







проводимо інвентаризацію

Наступним кроком потрібно порахувати, скільки програмного забезпечення ви реально використовуєте і яке саме. Пам'ятайте, що співробітники часто самостійно встановлюють на робочі комп'ютери всілякі програми, завантажуючи їх з Інтернету або використовуючи особисті ресурси, як правило неліцензійного походження. Скористайтеся автоматизованими засобами обліку ПО - наприклад, Microsoft System Center Configurations Manager. Важливо врахувати всі екземпляри програмних продуктів, не втративши жодного з них. Ручний підрахунок не завжди дає точний результат і застосовується лише для компаній з невеликим комп'ютерним парком.

Маючи на руках детальну інформацію про програмне забезпечення у вашій організації, ви зможете дати відповідь на питання, чи вистачає вам придбаних ліцензій і чи правильно вони використовуються.

Які є особливості управління ліцензіями в невеликій компанії?

Організація невеликого розміру витрачає менше часу на загальний опис своєї мережі, на підрахунок програмного забезпечення. У деяких випадках в невеликій організації ви можете досягти досить точних результатів при «ручному» підрахунку ПО, без застосування автоматизованих засобів.

Ще одна особливість невеликих організацій - рухливість і керованість. У деяких випадках вдається обійтися навіть без підрахунку використовуваного ПО і порівняння його з придбаним. Замість цього можна привести все комп'ютери у відповідність ліцензійним вимогам «в адміністративному порядку», повністю перевстановити наявне на них ПО. Цей спосіб дій вже не раз довів свою практичну ефективність.

У невеликій організації взагалі немає необхідності впроваджувати SAM (Software Asset Management) в точній відповідності зі стандартом ISO / IEC 19770. Це може привести до зайвої бюрократизації і негативно позначитися на швидкості бізнес-процесів. Часто буває достатньо призначити відповідального за управління активами, а також розробити і затвердити у керівництва базові документи. Вони обов'язково повинні включати:

  • опис стандартного робочого місця (конфігурація комп'ютера і склад програмного забезпечення, необхідного для виконання співробітниками різних завдань);
  • наказ про обов'язкове використання тільки легально придбаного програмного забезпечення, про порядок його установки і видалення, включаючи покарання за порушення цих правил;
  • опису кілька базових бізнес-процедур, включаючи: як і на якій підставі ви купуєте ПО; яким чином враховуються і зберігаються придбані активи; яким чином і на якій підставі ПО встановлюється на комп'ютери користувачів.

Чи є особливості в управлінні ліцензіями, які треба знати середнім і великим компаніям?

З ростом інформаційної мережі більшого значення набувають стандартизація і розумна бюрократизація. У компаніях середнього і великого бізнесу складності управління колективом і інфраструктурою долаються тільки за рахунок ретельного опрацювання і грамотного впровадження відповідних процесів, політик і процедур.

Підрахунок ПО необхідно проводити тільки автоматизованими засобами. Похибки ручного підрахунку можуть перевищити сотні найменувань і тисячі примірників навіть для організації, що використовує 100-150 робочих місць.

Порівняння фактично використовуваного і легально придбаного програмного забезпечення допоможе виявити розбіжності між числом встановленого і легально придбаного ПЗ, оцінити необхідність незапланованих витрат на відсутні ліцензії. У таких випадках корисно відразу перейти до розробки стандартів і процедур управління ліцензіями. Підготовку бюджету, який буде потрібно для закупівлі ліцензій, доцільно виділити в паралельну завдання.

Переваги управління ліцензіями

Чи потрібно впроваджувати управління ліцензіями

Ось кілька ключових питань для розуміння поточної ситуації у Вашій організації:

  • Для чого ви використовуєте комп'ютери і програмне забезпечення?
  • Скільки у вас настільних комп'ютерів / серверів / інших пристроїв?
  • Чи є у вас стандартизоване мережеве оточення?
  • Чи знаєте ви, якими програмами користуєтеся?
  • Чи стежите ви за своїми ліцензіями на ПЗ?

Додаткові сатеріали з управління ліцензіями можна знайти на сайті Microsoft SAM.