Органи, яким надано право вносити подання про нагородження державними нагородами, надсилають на ім'я Президента України подання і нагородний лист встановленого зразка, затверджений Комісією державних нагород та геральдики при Президентові України.
- Нагородний лист встановленого зразка в 4-х примірниках (нагородний лист скріплюється печаткою підприємства, установи або організації за місцем роботи особи (або органу місцевого самоврядування);
- Довідка з місця проживання про склад сім'ї підписана керівником (сільським головою) і скріплений печаткою і її копія *. У довідці зазначаються всі діти, яких народила жінка, в тому числі, які померли, із зазначенням дати смерті;
- Копія паспорта матері (1,2,11 сторінки) 3-х примірниках;
- Копії свідоцтв про народження дітей в 2-х примірниках (у разі смерті - копії свідоцтва про смерть. У разі, якщо в свідоцтві про смерть дитини не вказана причина смерті, до основного пакету документів обов'язково необхідно додавати копії довідки про причини смерті дитини);
- Копії подяк, грамот, посвідчень які отримала жінка, діти;
- Виписка з протоколів засідань органів місцевого самоврядування, трудових колективів підприємств, установ, організацій, на якому було прийнято рішення про висунення кандидатур в святкуванні, скріплений печаткою та його копію;
- Копія заяви-згоди на обробку персональних даних;
Щоб уникнути неправомірного присвоєння почесного звання «Мати-героїня» рекомендується одночасно з вказаними документами для підтвердження достовірності даних та уникнення в подальшому спірних питань про нагородження надавати додатково:
- Довідки з районних (міських) відділів управління Міністерства внутрішніх справ в Миколаївській області про наявність (відсутність) покарань і приводів матері і дітей;
- Характеристика самої жінки;
- Характеристики всіх дітей (з місця навчання, роботи);
У нагородних листах жінок, які представляються до нагородження державною нагородою України відзначається така інформація на кожну дитину:
- Прізвище, ім'я, по батькові дитини, дата і місце народження (за паспортом або свідоцтвом про народження);
- У разі смерті дитини обов'язково вказувати дату смерті, причину смерті і в якому віці помер чоловік;
- Освіта (які навчальні заклади закінчив (а), коли, спеціальність за дипломом);
- Посада та місце роботи (вказувати, якщо людина знаходиться на обліку в центрі зайнятості, якщо не працює - з яких причин (інвалідність, відпустка по догляду за дитиною і т.д.);
- Коротка характеристика (як характеризується в робочому колективі, якій громадською діяльністю займалися або займаються, особисті досягнення, успіхи).
У разі надходження пакетів документів, що не відповідають зазначеним вимогам, вони будуть повернуті в орган, який направив з вимогою відповідного письмового пояснення.
У зв'язку з цим інформуємо, що чинне законодавство України не передбачає можливості виплати одноразової винагороди спадкоємцям жінок, яким присвоєно почесне звання і які не отримали зазначену нагороду за життя.