Якщо організація регулярно укладає договори одного і того ж типу з подібними умовами, юристу має сенс розробити набір типових шаблонів договорів, щоб заощадити зусилля, які юридичний відділ та інші служби витрачають на узгодження кожного нового договору.
Після того як типові договори розроблені і затверджені, необхідно регламентувати порядок їх подальшого використання.
Приклад пункту Положення про договірну роботу, присвяченого розробці та використанню типових договорів
«2.18. Юридичний відділ самостійно розробляє форми типових договорів за участю ТОВ «Правовий Представник» і передає їх для використання в роботі виконавцям тільки після попередньої згоди генерального директора ТОВ «Правовий Представник». Для цього начальником юридичного відділу з усіма зацікавленими структурними підрозділами ТОВ «Правовий Представник» узгоджується дана форма, а потім на ім'я генерального директора ТОВ «Правовий Представник» прямує службова записка з додатком таких форм. Після схвалення генеральним директором тієї чи іншої форми договору, її затвердження вона запускається в роботу ».
Як скласти договір на основі заздалегідь затвердженого типового договору
Як переконати контрагента підписати типовий договір
Як правило, юрист будь-якої компанії вважає за краще працювати з власними типовими договорами, а не перевіряти проект, запропонований контрагентом. Тому може виникнути ситуація, коли кожна зі сторін пропонує свій шаблон договору. Як вирішити цю проблему?
Порада
Досить імовірно, що контрагент може не погодитися з усіма умовами типового договору і запропонує внести до нього відповідні зміни та доповнення. В такому випадку юрист в залежності від запропонованих контрагентом змін і доповнень до типового договору повинен прийняти рішення про те, наскільки вони великі. Від цього залежить, чи варто їх вносити, і якщо так, то чи потрібно узгоджувати з відповідними відділами і службами компанії.
1. Значні зміни. Запропоновані контрагентом поправки в будь-якому випадку повинен вивчити юрист. По суті це означає, що потрібно проаналізувати новий проект договору, в якому обов'язки і ризики розподіляються інакше, ніж передбачав шаблон типового договору. Якщо зміни зачіпають не тільки юридичні аспекти, їх необхідно направити на узгодження в той відділ, у веденні якого знаходяться питання, порушені поправками.
Порада
У Положенні про договірну роботу необхідно вказати порядок узгодження запропонованих контрагентом змін і доповнень типового договору за призначенням і розділах договору. Зокрема, можна вказати, що комерційні умови та розмір неустойки (штрафу, пені) погоджує менеджер, відповідальний за даний напрямок діяльності компанії; терміни і порядок оплати - фінансовий блок (бухгалтерія); порядок відвантаження (приймання) товару - група складської логістики; умови транспортування - транспортний відділ і т. д.
Особливу увагу треба звернути на випадки, коли контрагент пропонує змінити таке стандартне умова, яке явно невигідно для нього. У такій ситуації може виявитися бажаним піти на розумний компроміс і змінити формулювання. Справа в тому, що в іншому випадку у контрагента з'явиться можливість оскаржити таку умову вже в ході виконання договору. Це можливо, якщо контрагенту вдасться довести, що:
- запропоновані йому умови є явно обтяжливими для нього, а також істотно порушують баланс інтересів сторін;
- він був поставлений в положення, що утрудняє узгодження з іншим змістом окремих умов договору (т. е. виявився слабкою стороною договору).
2. Незначні зміни. Юрист і менеджер компанії (відповідальний за укладення з контрагентом і виконання умов договору) повинні докласти всіх зусиль для того, щоб переконати контрагента не вносити в типовий договір несуттєві зміни. Адже в результаті затягнеться процес узгодження договору і, відповідно, відкладуться поставка товару, виконання робіт, надання послуг, що вплине на виконання бізнес-планів кожної з компаній.
Разом з тим, якщо є комерційна зацікавленість в контрагента (наприклад, він набуває великі партії товару або укладає рамковий договір підряду чи возмездного надання послуг на тривалий термін), має сенс погодитися з його пропозиціями, якщо вони істотно не обмежують інтереси компанії. Розумний компроміс з урахуванням інтересів обох сторін зіграє позитивну роль при створенні взаємовигідних тривають партнерських зв'язків.
Деякі компанії в разі направлення контрагентом пропозицій про зміну тексту типового договору практикують підписання типових договорів з протоколами узгодження розбіжностей. В принципі такий порядок допустимо, але якщо сторони погодилися змінити умови договору, найбільш доцільно внести узгоджені зміни в текст самого договору. Безумовно, в такому випадку договір вже не буде вважатися типовим, і узгодження його умов має здійснюватися з усіма задіяними і зацікавленими службами компанії, зазначеними в Положенні про договірну роботу.
Як організувати підписання і зберігання оригіналів підписаних договорів
У компанії необхідно встановити порядок підписання договорів, при якому буде виключена втрата або заміна сторінок договору. Можливі варіанти:
- прошивка сторінок договору із зазначенням на останньому аркуші зі зворотного боку кількості аркушів договору і зазначенням на ньому підписів і печаток сторін;
- підписання або парафування уповноваженими представниками сторін кожної пронумерованій сторінки договору. При виборі цього варіанту потрібно врахувати, що такий порядок займає додатковий час у підписантів договору і відволікає від вирішення інших важливих робочих завдань і проблем.
Для оперативного обліку укладених договорів, контролю їх виконання та термінів дії юрист повинен ініціювати створення в компанії автоматизованої системи обліку договорів. У систему обліку повинні заноситися відомості по всіх підписаних договорів із зазначенням найменування контрагента, найменування договорів за видами робіт (послуг), дати їх підписання, терміну дії та відповідального за ведення договору співробітника (менеджера).
В системі обліку повинні бути передбачені:
- папка для зберігання типових договорів компанії з можливістю їх копіювання та використання за призначенням,
- папка для зберігання копій підписаних діючих договорів,
- а також папка для зберігання виконаних договорів, які припинили свою дію (архівна папка).
В архівній папці договори повинні зберігатися не менше чотирьох років з урахуванням вимог підпункту 8 пункту 1 статті 23 Податкового кодексу РФ: «8) протягом чотирьох років забезпечувати схоронність даних бухгалтерського та податкового обліку та інших документів, необхідних для обчислення і сплати податків, в тому серед документів, що підтверджують отримання доходів, здійснення видатків (для організацій та індивідуальних підприємців), а також сплату (утримання) податків ».
У Положенні про договірну роботу або в інструкції з діловодства необхідно вказати порядок обліку, зберігання оригіналів договорів та їх видачі в разі потреби уповноваженим особам для подання за запитами компетентних органів: судів, прокуратури, податкових інспекцій, поліції та інших.
Порада
Розроблені і узгоджені шаблони договорів необхідно періодично перевіряти і вносити коригування з урахуванням зміни норм законодавства, зміни внутрішніх бізнес-процесів компанії, судової практики та інших обставин.
Такі коригування потрібно узгоджувати з задіяними в підписанні та виконанні договорів уповноваженими особами, про що ставити до відома всіх зацікавлених відділи та служби компанії.
Якщо вам необхідна допомогти в розробці типових договорів, ви можете скористатися нашими послугами.