До аждому з нас іноді не вистачає часу, ми розписуємо кожну хвилинку, але все-одно мало.
Причина цього, як правило, не в великому обсязі роботи, а в витоках часу. Залишається один вихід - правильно використовувати наявний час.
Тайм менеджмент
Існують як мінімум десяток дірок, через які безконтрольно і марно витікає ваше час, а з ним і життя. Залежно від обсягу знань, характеру і здібностей кожна людина нераціонально витрачає час по-різному.
Визначаємо мету і пріоритети
В основному втрата часу відбувається через неправильно обрані цілей і невірно розставлених пріоритетів.
Уявіть, що під час пожежі ви починаєте шукати відра і місце, звідки можна черпати воду, щоб погасити вогонь. Це один з можливих підходів. А доцільніше використовувати інший - скажімо, попередньо встановити теплову сигналізацію, застрахувати об'єкт, підготувати пожежний інвентар та засоби пожежогасіння. Цілком зрозуміло, що другий підхід більш продуктивний.
Як варіант можна розглядати такий алгоритм доцільних дій:
- Оцінка вихідних даних;
- Визначення пріоритетів;
- Поділ переліку необхідних справ на групи: "Виконую сам", "Доручаю іншим";
- Відмова від непотрібного, тобто не робити того, що недоцільно;
- Все неодмінно записувати (Д. І. Менделєєв говорив: «незаписані думка - загублений скарб»).
Робити це досить просто. Ви складаєте список всіх необхідних справ: робітників, домашніх, сімейних, клубних і т.д. Намічаєте приблизну дату виконання, яку потім можна і скорегувати, - важливо, щоб вона була в межах розумного. Блокнот треба постійно носити з собою і заносити в нього нові завдання по мірі їх виникнення. Коли основна маса справ врахована, необхідно встановити для них пріоритети.
складання плану
Другою причиною за обсягами втрати часу стає відсутність сформованого письмового плану. Складання плану - це не простий каприз, а життєва необхідність.
Філософ Сенека, що жив в I столітті нашої ери, вихователь імператора Нерона, писав: «Для того, хто не знає, в яку гавань він хоче припливти, будь-який вітер буде несприятливим».
Зрозуміло, що, складаючи план, ви змушені витрачати якийсь час. Однак, виконуючи план, ви економите у багато разів більше того часу, що витратили на його складання. Планування слід починати з найближчих 12 місяців. У річному розрізі ведеться зазвичай укрупнення планування, без диференціювання на окремі етапи, розділи, справи. У ньому вказуються важливі дати, обумовлені зустрічі, конференції, основні переговори, передбачуваний час відпустки і т.д.
У структурі річних планів зліва вказується номер тижня. Це - ключ для підготовки щотижневих планів, систематичне складання яких має стати звичкою. Візьміть за правило: в п'ятницю, суботу чи неділю готувати план на наступний тиждень і без нього не починати роботу. Річний план використовуйте як путівника при складанні щотижневого плану. який доповнюйте пріоритетними справами на поточний тиждень. Кожен день в щотижневому плані повинен мати три блоки - А, Б і В - відповідно до пріоритетом справ, визначених на цей тиждень.
У щотижневому плані передбачте сім колонок або сторінок - по числу днів в тижні. Кожна справа на поточний день прив'яжіть до певного часу. Намагайтеся починати і завершувати чергове плановий захід точно в призначений час. Цим ви збережете свій і чужий час. Новий день може вносити зміни в наступні дні, тому постійно при собі майте план і, в залежності від надійшли змін, корегуйте час і дати зустрічей.
Тайм-менеджмент повинен дотримуватися строго: поки не виконаний план блоку А, що не приступайте до виконання по блоку Б. До блоку В звертайтеся тільки тоді, коли буде все завершено по блоку Б на цей день. Спочатку буде важко звикати до жорстким вимогам власного плану, однак незабаром ви відчуєте, наскільки це допомагає в роботі і як багато з'явилося додаткового часу. Ви станете встигати набагато більше, використовуючи описаний ефективний інструмент.
угруповання завдань
Боротьба зі слідством, а не з причиною
Плануючи свої дії, не можна передбачити несподіванки. Можливе виникнення критичної ситуації, на ліквідацію якої буде потрібен певний час. У зв'язку з цим в щоденному плані слід закласти резерв часу. Якщо несподіване не відбудеться, то можна буде працювати по блокам Б і В, якщо виконано всі по блоку А.
Люди іноді витрачають час на усунення постійно виникають неприємностей. Якщо кризова ситуація з'явилася один раз, а потім повторилася, то це вже не результат випадкових впливів зовнішнього середовища, а прорахунок планування. Проаналізуйте витоки виникнення критичної ситуації і боріться не з наслідком, а з причиною, яка її викликала. Намагайтеся виключити умови, що формують критичну ситуацію. Розбираючись в причинах, зверніть увагу, з якими це пов'язано, наприклад, людьми, проектами, товарами, послугами, роботами і т.д. Набагато ефективніше вживати попереджувальні дії, що виключають можливість виникнення неприємної ситуації, ніж потім героїчно її ліквідувати.
«Стрільба з гармати по горобцях»
Не слід намагатися все робити самому. Справа тут не в демократизм начальників, а в невмінні організувати роботу помічників. За час заняття рутиною ви втрачаєте важливі справи, що приносять набагато більше вигоди. Велика міжнародна корпорація General Electric в інструкції для керівного персоналу записала правило: «Ніколи не робіть те, що можуть виконати ваші співробітники, якщо тільки це не пов'язано з небезпекою для життя». З підвищенням посади повинна зростати і ефективність роботи.
Робота з паперами і на папері
Багато людей терпіти не можуть паперову роботу. Для них краще кілька разів з'їздити на інший кінець міста, ніж написати якийсь лист або скласти документ. Незважаючи на розвиток засобів зв'язку, паперовий носій інформації досі найпоширеніший, і уникнути паперової роботи не вдається. Рахунки, контракти, договори, акти, митні декларації, платіжні доручення - хіба мало документів необхідно представляти в різні організації. Є кілька правил, які допомагають послабити «дев'ятий вал» паперового потоку.
Правила роботи з паперами
- Чітка постановка діловодства в організації, коли складаються тільки документи затвердженого керівником переліку.
- Архівування, що дозволяє уникнути накопичення неврахованих і непотрібних документів. Особливо це стосується зайвих примірників, які «про всяк випадок» робляться співробітниками.
- Реєстрація кореспонденції.
- Організація системи щоденного збору пошти та розгляду її керівником у встановлений час.
- Підготовка документів тоді, коли вони продумані і ясна послідовність викладу матеріалу.
Комп'ютерні ігри
Зараз робоче місце в офісі немислимо без комп'ютера: з'являється можливість розкинути пасьянс, зіграти в покер. Комп'ютерні ігри захоплюють недбайливих працівників. З'являється азарт. Час йде за годиною.
В одній з фірм, де нам доводилося часто бувати, ми звернули увагу на керівника, який після повернення в офіс насамперед сідав за комп'ютер і починав карткову гру. Він мотивував це тим, що йому потрібно розслабитися і відпочити. Керівник компанії не враховував, що в його відсутність співробітники розважаються точно так же. В результаті фірма терпіла збитки і, не доживши до річного ювілею, розвалилася. Про поняття "тайм-менеджмент" в цій компанії, мабуть ніхто не згадував.
нерегламентіруемих спілкування
При переговорах з покупцем, замовником, споживачем спілкування має бути чітко дозованим, продовжуватися рівно стільки, скільки необхідно для встановлення контакту. Якщо спілкування буде надмірним і нав'язливим, клієнту може здатися, що він даремно витрачає час на безглузду балаканину. Це може зіграти проти вас.
Значно «кровожерливі» спілкування з колегами, співробітниками, друзями, приятелями, знайомими. Ці розмови, як правило, досить непродуктивні, але з'їдають тривалий час. Якщо в спілкуванні з клієнтом прокладається дорога до угоди, то за інших розмовах ви нічого не створюєте і ні до чого не просувається. Це безглузда трата часу. Головне завдання такого спілкування - вбити час, який тягнеться так повільно, коли не хочеться працювати.
непродуктивні зустрічі
Іноді ми дзвонимо людині, а нам відповідають, що він на нараді, зборах, переговорах або ще на якомусь вигляді зустрічей. На жаль, є багато людей, професійно захоплюються проведенням зборів, нарад, «накачуванням» персоналу організації, колективним вихованням та іншими видами витрати часу. Найчастіше ці зустрічі призначаються спонтанно і проводяться неорганізовано. Навіть якщо збори призначені на певний час, керівник може почати його з запізненням. Люди приходять і сидять в очікуванні. Іноді в нараді беруть участь двадцять чоловік, а практично необхідні тільки кілька. Такі зібрання явно не підготовлені, порядок денний не продумана, учасники - випадкові. Подібні зустрічі є масової втратою робочого часу.
Поради для продуктивної зустрічі
- Ретельно готуйте проведення зустрічі, визначте порядок денний, зразкову тривалість розгляду кожного питання.
- Потім призначте - хто готує питання і доповідає, форму подання необхідних матеріалів, перелік учасників, в тому числі по кожному питанню.
- У зазначений час на чергове запитання запрошуйте за списком певне коло осіб.
- До зустрічі заготовте проект рішення з кожного питання окремо.
- Обов'язково вести протокол. У той же день протокол повинен бути готовий. У ньому слід вказати: хто був присутній, порядок денний, розглянуті питання, хто виступав і що пропонував, які були зауваження, що вирішили, кому і що доручили виконати, в який термін.
- Кожному учаснику зустрічі повинен бути переданий примірник для ознайомлення і контролю покладених на нього обов'язків.
Кожна зустріч ділових людей коштує грошей. Підрахуйте, скільки часу викинуто дарма і яких це коштувало грошей. Такі розрахунки протвережує людини і змушують серйозніше поставитися до підготовки зустрічі великого числа людей.
Неефективні або малоефективна комунікації
Неефективна комунікація виникає, наприклад, через невміння викладати і слухати, правильно розуміти почуте і швидко схоплювати суть інформації; відсутність чіткого і ясного думки з даного питання, а також комплексу необхідних і достатніх заходів для вирішення; незнання того, як відправляти і отримувати повідомлення, що передаються одночасно по багатьох каналах зв'язку. Описане вище призводить до зайвих витрат часу і тому дуже небезпечно. Ви можете врахувати викладені рекомендації та своєчасно внести корективи в свої дії, мінімізуючи нераціональну витрату непоправного часу.