Роль спонсора проекту зазвичай бере на себе менеджер вищої ланки, який діє від імені керівництва організації, яка фінансує або виконуючою проект. Цю роль може грати генеральний менеджер відповідальної за проект організації, її керівник вищої ланки або особа, що підкоряється безпосередньо генеральному менеджеру. У разі виконання дуже великого проекту в ролі його спонсора виступає керівна група або "колективний керуючий", куди входять особи, що займають в компанії різні ключові пости.
Роль спонсора проекту має ряд відмінностей від ролі групи з управління портфелями проектів. Остання відповідальна за всю сукупність проектів портфеля, як вже було сказано раніше. Спонсор ж, в ролі якого зазвичай виступає одна особа, є в першу чергу "провідником" стратегічного керівництва проектами, що забезпечує безпосередній контакт з відповідальним менеджером програми або проекту незалежно від місця, займаного цим менеджером в ієрархічній структурі організації.
Група експертів з управління проектами прийшла до наступного висновку:
Відсутність спеціально призначеного спонсора проекту з чітко визначеними і чітко розуміються обов'язками - причина безлічі труднощів, що виникають в проектах і особисто у їх менеджерів. У більшості організацій можна збільшити ефективність управління проектами, приділяючи більшу увагу цій критично важливій ролі.
Посадова інструкція спонсора проекту повинна наділяти його (будь то окрема особа або група осіб) повноваженнями, достатніми для виконання відповідних функцій. Як вже говорилося вище, в складних проектах з високим рівнем ризику найкращим рішенням є призначення на цю посаду "колективного керуючого", тобто трьох або більше керівників високого рівня, якщо тільки генеральний менеджер не бажає і нездатний взяти особисто на себе обов'язки спонсора проекту. Посада спонсора проекту зазвичай не передбачає роботи з повною зайнятістю незалежно від того, хто грає цю роль - особа або колектив.