В яких ситуаціях потрібно складати службову записку на відрядження?
Підтверджуючі документи
Незважаючи на зміни, що відбулися, в результаті яких була скасована обов'язок заповнювати посвідчення про відрядження і службові завдання, необхідність оформлення службової записки збереглася. Адже тільки з її допомогою відряджений може підтвердити дату / час приїзду і відправлення з місця призначення, т. К. Проїзних квитків в разі використання авто надати не вийде.
Підтвердження від приймаючої сторони
Однак в абз. 4 згаданого вище п. 7 Положення вказується, що фактичний термін відрядження можна підтвердити і при відсутності доказових документів про проїзд та проживання. Це можна зробити за допомогою тієї ж службової записки або іншого документа, що містить позначку приймаючої сторони про дати прибуття співробітника в місце відрядження і вибуття з нього.
Виходячи з вищевикладеного, можна зробити висновок, що службова записка є важливим первинним документом, використовуваним для нарахування добових відрядженому працівникові, якщо він здійснив поїздку на автомобілі.
Хто і коли повинен заповнювати службову записку?
До службовій записці необхідно додати документи, що підтверджують маршрут і терміни перебування працівника в місці відрядження. Якщо такі документи були загублені або були відсутні спочатку, приймаюча сторона може зробити необхідні позначки безпосередньо в службовій записці.
Для цього слід вписати в записку назва приймаючої організації, дати приїзду / від'їзду відрядженого. Цей запис необхідно завірити підписом посадової особи з розшифровкою посади і П. І. Б. та печаткою компанії (при наявності такої).
Де знайти зразок службової записки?
Для того щоб зручно було заповнювати службові записки, компанією розробляється універсальний шаблон, в який відряджається просто потрібно внести фактичні дані. Завантажити такий зразок готового бланка службової записки можна на нашому сайті.
Які відомості відображаються в службовій записці?
У числі таких реквізитів:
- назва документу;
- найменування компанії-роботодавця;
- П. І. Б. та посаду відрядженого працівника;
- дата складання документа;
- місце і тривалість відрядження;
- список програм;
- підпис з розшифровкою Ф. І. О. співробітника.
Крім того, так як поїздка здійснюється на автомобілі, потрібно вказати його марку і держномер.
Компанії можуть розробити свій бланк службової записки, оформивши її у вигляді таблиці і передбачивши всі необхідні реквізити. Форма документа може бути затверджена локальним положенням про відрядження.
На розробленому бланку службової записки можуть бути вже заповнені всі відомі поля, а відрядженому по приїзду з відрядження залишиться тільки заповнити всі вільні поля цього документа і поставити свій підпис.
Чи потрібна службова записка ІП?
відрядження ІП
Однак підтвердити свої витрати, пов'язані з поїздкою в інше місто через службову необхідність, IP все ж зможе. У разі відмови податкової інспекції визнати витрати ІП, пов'язані з його відрядженням в інше місто по господарської необхідності, виробничими витратами, підприємець має право оскаржити це рішення в суді. Як показує практика, суди нерідко стають на бік бізнесменів, визнаючи за ними право на зменшення оподатковуваної бази на суму витрат на відрядження.
А це означає, що ІП при здійсненні поїздки на своєму особистому (орендованому) авто може також заповнити службову записку і прикласти до неї всі документи, що підтверджують витрати і, власне, сам факт знаходження в службовій поїздці.
При направленні у відрядження найманого працівника ВП всі документи, включаючи службову записку, оформляються в загальному порядку.
Чи потрібно складати службову записку при направленні у відрядження директора?
У зв'язку з тим, що директор компанії є найманим співробітником, він не звільнений від заповнення всіх обов'язкових для відрядженого документів. При цьому неважливо, чи поїхав директор особисто за кермом машини у відрядження або його повіз водій.
Існує думка, що директора можна звільнити від обов'язку складання службової записки, оскільки він особисто видає та затверджує наказ про свою відрядженні і її продовження (в разі необхідності). Однак така думка є хибною, оскільки накази не підтверджують ні факт здійснення поїздки, ні її тривалість.
Таким чином, обов'язок по складанню службової записки при направленні у відрядження на особистому або службовому транспорті не залежить від посади відрядженого - представити записку після повернення повинен як рядовий співробітник, так і керівник організації.
Уніфікованої форми для службової записки не передбачено, тому на кожному підприємстві розробляється свій зразок цього документа. У зв'язку з тим, що службова записка необхідна при обліку витрат у відрядженні, а також для нарахування добових, до неї застосовні вимоги щодо оформлення для первинних документів.