Поради підлеглому. Як бути, якщо вам належить неприємна розмова з керівником?
Ваш керівник викликає вас до себе, ви розумієте, що допустили якусь помилку. Керівник налаштований вкрай негативно, і бесіда належить не найприємніша.
Як налаштуватися і як тримати себе під час неприємної розмови з керівником?
Є кілька загальних рекомендацій, якими я хочу поділитися з вами.
Перш за все, треба заспокоїтися і тримати себе впевнено під час розмови. В незалежності від складності ситуації і масштабу допущеної помилки, зайві емоції можуть тільки нашкодити.
Уявіть себе на місці керівника. До вас в кабінет увійде нервує і невпевнений співробітник. Швидше за все, ви остаточно переконаєтеся, що цей співробітник однозначно винен! А якщо входить співробітник буде конструктивний і впевнений в собі? Можливо, ви подивіться на ситуацію з іншого боку і краще зрозуміти позицію співробітника. Позиція «посипання голови попелом», так само як і позиція огризання ( «на себе / на них подивіться!»), Зазвичай є програшними. Оптимальна модель поведінки # 151; конструктивний підхід і апелювання до конкретних фактів (позиція «Дорослого» за Е. Берном).
Під час розмови постарайтеся максимально абстрагуватися від емоцій і подивитися на ситуацію з боку. Уявіть, що ви буквально сидите «в стороні» і спостерігаєте за своїм діалогом з керівником з позиції глядача. Намагайтеся за емоціями почути конкретику. Уявіть, що ви ходите по лісі і збираєте гриби. Емоції керівника ( «Який же ти безвідповідальний!», «Я в тебе розчарований!») # 151; це мухомори, які ви не візьмете. Ви просто проходите мимо, не звертаючи на них ніякої уваги. Конкретні факти ( «Я не задоволений звітом / запізненням / конкретної помилкою.») # 151; це корисні гриби, які ми покладемо в свою корзину.
Поставте собі як головну мету на час розмови # 151; з'ясувати реальну причину невдоволення керівника. Постарайтеся якомога конкретніше зрозуміти, що його не влаштовує. Наприклад, керівнику не сподобався звіт, який ви підготували. Дізнайтеся, що саме не сподобалося: розрахунки? висновки? якесь конкретний пункт? терміни підготовки? Або, наприклад, керівник вважає вас необов'язковим людиною: чому він так вважає? Розбирайте конкретні приклади і ситуації.
Можливо, ви навіть здивуєтеся, як по-різному ви з вашим керівником розуміли ситуацію до цієї розмови. Не бійтеся уточнити додатково. чому конкретно незадоволений керівник: що саме не влаштовує в звіті? Оформлення? Що конкретно оформлено не так? І обов'язково уточнюйте, чи правильно ви зрозуміли суть проблеми. Для цього можна використовувати парафраз: «Чи правильно я почув, що вам не сподобався колір шрифту, яким написаний мій звіт? Потрібно було написати не червоним, а синім кольором? ». Дочекайтеся підтвердження, що ви правильно зрозуміли ситуацію.
Переконавшись, що ви однаково побачили суть проблеми, обговоріть варіанти її вирішення. Запропонуйте конкретні дії, позначте терміни, запропонуйте відповідальних за реалізацію дій. Прийміть запропонований план з вашим керівником.
Обов'язково фіксуйте свої домовленості в письмовому вигляді, щоб потім уникнути різночитання. Наприклад, ви можете робити записи по ходу розмови і після зустрічі надіслати своєму керівнику по електронній пошті короткий опис плану дій, про який ви домовилися.
Після цього залишиться реалізувати всі домовленості і подати звіт про виконану роботу.
Важливо розуміти, що все припускаються помилок. Треба вміти робити правильні висновки, перетворюючи «помилки» в свій «досвід» і йти далі.
Поради керівнику. Ваш підлеглий припустився помилки. Як дати правильну зворотний зв'язок?
Я переконана, що співробітнику необхідно надавати зворотний зв'язок з приводу його помилки. Але ваша зворотній зв'язок не повинна сприяти тому, щоб людина образився і остаточно втратив віру в себе. Навпаки, він повинен прийняти ваші зауваження з вдячністю і захотіти змінити свою поведінку.
Якщо ваша відповідь починається словами «хочу поговорити, тому що. »(Він винен, я злий на нього, не можна так робити і т. Д.), То наслідком вашої зворотного зв'язку може стати ще більша пасивність і замкнутість співробітника.
Сформулюйте свою відповідь словами «хочу поговорити для того, щоб. »(Запобігти повторенню ситуації, показати, що мене засмучує його неуспіх, він зміг виправити ситуацію). Тоді ваша зворотній зв'язок буде більш конструктивною.
Візьмемо простий приклад: ваш співробітник спізнився на роботу. Скажіть собі «я даю зворотний зв'язок для того, щоб поліпшити, змінити. ", а не # 151; «Тому що він знову. ». Звичайно, коли ви бачите, що людина прийшла пізно, хочеться відразу зробити висновки і почати лаятися. Але краще запитати, а чому він запізнився. Може, у нього не спрацював будильник # 151; тоді це разове запізнення. А, може, він відвозить вранці дитину в дитячий сад на певну годину. Тоді і можливі рішення будуть різними.
Не забувайте, що давати позитивний зворотний зв'язок краще публічно. а негативну тет-а-тет. Тому, якщо це другий випадок, запросіть співробітника до себе в кабінет або заздалегідь забронюйте переговорну кімнату.
Надавайте зворотний зв'язок, наскільки це можливо, відразу після звершення події. поки воно ще свіжо в пам'яті. Погодьтеся, буде дивно обговорювати з співробітником то, що він запізнився на роботу два роки тому.
У бесіді зі співробітником використовуйте Я-висловлювання. тобто говорите від свого імені. Наприклад, правильно буде сказати «я сумніваюся в достовірності цієї інформації» замість Ти-висловлювання «ти брешеш» або знеособленого «це-брехня». Я-висловлювання не викликають протесту, так як кожна людина має право на будь-які думки і почуття.
Говоріть тільки про конкретні речі. Наприклад, «я хочу обговорити ваш звіт, який ви надіслали мені вчора. У ньому відсутні структура і висновок ». Сказавши «ваш звіт слабкий», ви дасте зрозуміти співробітнику, що незадоволені його звітом, але він не зрозуміє, що зроблено не так і що потрібно виправити. Також не варто застосовувати узагальнення. «Вічно ви надсилаєте нікуди не придатні звіти». Це створює відчуття фатальності і відбиває бажання що-небудь покращувати.
Закінчите розмову на позитивній ноті. В кінці бесіди підведіть підсумок і покажіть, куди людина може рухатися. Разом обговоріть конкретні дії щодо поліпшення ситуації. Дайте можливість співробітнику задати питання. Для того щоб зворотний зв'язок стала дієвою, необхідно, щоб висновки людина зробила сам.
Наведу результати експерименту: двом групам піддослідних повідомили правила техніки безпеки при користуванні нового обладнання. Першій групі повідомлення було зроблено в жорсткій декларативною формі, другої групи # 151; у вигляді інформації, на підставі якої учасники експерименту могли самі прийти до певних висновків. У присутності керівника обидві групи дотримувалися правил. Подальше приховане спостереження показало, що під час відсутності керівника 80% учасників першої групи порушували правила, у другій групі відсоток порушень не досягав 30.
Щоб дізнатися, наскільки ефективною була ваша зворотній зв'язок, задайте собі питання: Які емоції відчували ви і ваш співробітник під час бесіди? Як надійде співробітник наступного разу # 151; так, як ви хотіли, або повторить свої помилки?