Покупець: "Товару не було"
Всім відомо, що будь-які первинні документи, підписані представниками сторін, будуть мати силу тільки тоді, коли підписали їх особи уповноважені діяти від імені організації. За загальним правилом без довіреності від імені організації може виступати тільки її керівник. Решта ж працівники, виступаючи в якості представників організації, в загальному випадку повинні діяти на підставі довіреності.
Увага! Вчасно запросивши довіреність, ви можете запобігти неможливість стягнення боргу за відвантажений товар.
Якщо ваша організація відвантажує товар (особливо на велику суму або з відстрочкою платежу) і вам в бухгалтерію принесли первинку без довіреності відповідального за прийом товару працівника контрагента, то попросіть співробітника, який відпустив товар, терміново доповнити комплект документів довіреністю. А інакше, цілком ймовірно, вашої організації доведеться доводити факт передачі товару покупцеві, наприклад, при стягненні боргу по його оплаті.
Що ж робити, якщо суперечка все-таки виник і контрагент стверджує, що товари він не отримував, а довіреності, яка підтверджує повноваження особи, якій ви відпустили товар, у вас немає? Якщо суперечка дійде до суду, то суд треба переконати в тому, що товар все-таки був прийнятий контрагентом.
Доводимо передачу "схвалюють" документами
Можна послатися на наступне схвалення контрагентом дій свого працівника (представника). Звичайно, це можливо, тільки якщо після отримання товарів контрагент зробив щось, що свідчить про таке схвалення, наприклад:
(Або) частково оплатив прийняті таким представником товари;
(Або) направив гарантійний лист, відповідь на претензію, прохання про відстрочку або розстрочку оплати товару або підписав двосторонній акт звірки, в якому відображена заборгованість за цей товар.
Повноваження підтвердять "непрямі докази"
Працівник контрагента може діяти без довіреності, коли його повноваження побічно підтверджуються обстановкою (наприклад, комірник контрагента приймає товар на своєму складі). Суди в більшості випадків вказують, що якщо в накладних (акті виконаних робіт) є підписи працівників покупця (замовника), очевидно, виконували свої посадові обов'язки, то це свідчить про належну приймання товарів (виконаних робіт) контрагентами.
Ще краще, якщо, крім підпису працівника, на документі проставлена печатка (штамп) контрагента. Суди вважають це додатковим аргументом на користь того, що товар переданий покупцеві належним чином.
Однак якщо довести передачу товару покупцеві ви не зможете, то зобов'язати його сплатити товар, прийнятий його працівником без довіреності, не вдасться. А якщо товар був оплачено, то вам доведеться повернути аванс.
Рядовий співробітник може і не запросити довіреність у працівника покупця, особливо якщо той приймає товари не в перший раз. Але бухгалтер повинен переконатися, що товар передали уповноваженій особі. Тому завжди вимагайте, щоб довіреність особи, яка прийняла відвантажений вашою організацією товар (виконані вашою організацією роботи), була прикладена до накладної або акту.
До речі, якщо ви виявите відсутність довіреності до виставлення вами рахунки-фактури контрагенту - це зручний привід отримати потрібний документ в обмін на рахунок-фактуру, який знадобиться покупцеві для вирахування вхідного ПДВ.