Ті витрати, які не можна зробити безготівковими розрахунками, а також витрати по відрядженнях організація може оплатити через своїх працівників. Для цього вона повинна видати їм під звіт кошти. Як бути, якщо підзвітна особа не відзвітувалася за раніше виданим авансом і не повернуло підзвітні суми у встановлений термін? Про це в статті.
Встановлення термінів, на які можуть бути видані готівкові гроші під звіт
Малюнок 1. НАКАЗ ПРО ЗАТВЕРДЖЕННЯ СТРОКІВ, НА ВИДАЧУ ГОТІВКОВИХ ГРОШЕЙ ПІД ЗВІТ
Товариство з обмеженою відповідальністю «Ярило»
Про затвердження термінів, на які можуть бути видані
готівкові гроші під звіт
З метою здійснення господарських витрат працівниками підприємства
Генеральний директор Веселов А.А. Веселов
Крім наказу про співробітників, які мають право отримувати гроші під звіт, керівнику підприємства має сенс видати наказ про затвердження термінів, на які можуть бути видані готівкові гроші під звіт. Адже не виключено, що хтось із підзвітних осіб буде затягувати зі звітом по витраченим сумам та здійсненням остаточного розрахунку по ним. А якщо працівник не відзвітував за раніше отриманого авансу, то, згідно із згаданим пунктом 11 Порядку, він не може отримати під звіт наступну суму готівки. Даний наказ допомагає організувати роботу з готівкою і дисциплінувати трудовий колектив.
Зверніть увагу, що терміни, на які працівникові можуть бути видані готівкові гроші під звіт, керівник підприємства призначає на свій розсуд. Ніяких обмежень в законодавстві немає.
Керівник ЗАТ «Перун» не встановив термін, на який співробітникам підприємства видається готівка гроші для здійснення господарських витрат.
Організаціям, які не переглядає протягом року терміни, на які можуть бути видані готівкові гроші під звіт для здійснення господарських витрат, доцільно прописати ці терміни в обліковій політиці.
Утримання невитрачених підзвітних сум
Отже, припустимо, працівник з отриманих під звіт грошових коштів оплатив господарські витрати підприємства, при цьому у нього залишилася невитраченої певна сума грошей. Або ж він протягом терміну, на які йому були видані готівкові гроші під звіт, зовсім не здійснив і не сплатив господарські витрати.
У першому випадку працівник повинен подати до бухгалтерії організації звіт про витрачені суми і зробити остаточний розрахунок по них: повернути решту грошей в касу підприємства. У другому випадку в касу підприємства працівникові необхідно повернути всі гроші, які він отримав під звіт. При цьому звіт про витрачені суми їм не оформляється.
Повторимо, що для подання звіту про витрачені суми і здійснення остаточного розрахунку по ним відведено три робочих дня. Їх слід відраховувати або після закінчення встановленого керівником підприємства терміну, на який можуть видаватися готівкові гроші під звіт, або з дня повернення працівника з відрядження.
Невитрачені підзвітні суми підзвітна особа повинна повернути в касу підприємства одночасно з поданням до бухгалтерії авансового звіту.
Якщо працівник не повернув невитрачені підзвітні суми, то їх утримують з його заробітної плати. Так надходити дозволяє абзац 2 частини 2 статті 137 Трудового кодексу.
порядок утримання
Відповідно до частини 3 статті 137 Трудового кодексу для погашення невитраченого і своєчасно не поверненого авансу, раніше виданого співробітнику під звіт, роботодавець має право прийняти рішення про утримання із заробітної плати вказаного співробітника не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу. Умова - працівник не повинен оскаржувати підстав і розмірів утримання.
Малюнок 2. письмової згоди працівника УТРИМАННЯ