Навіть після втрати всіх документів компанія може продовжити роботу, однак про факт втрати треба довести до відома податківців
Що робити, якщо документи компанії втрачені наприклад, в результаті пожежі?
1. Отримати офіційне підтвердження факту втрати. При пожежі або повені довідку МНС РФ, при крадіжці довідку з відділення міліції, при затопленні акт, підписаний власником приміщення, і довідку з ремонтно-експлуатаційного управління.
2. Видати наказ (2) про призначення комісії з розслідування причин втрати. До комісії можна включити представників міліції та пожежного нагляду. Складений нею акт затверджується Генеральним Директором. Паралельно слід провести інвентаризацію (3) і опис втрачених документів. Акт інвентаризації і опис потрібно додати до акта, представленому комісією.
3. Письмово повідомити свою податкову інспекцію про подію. До листа слід докласти довідки про факт втрати і акт, складений комісією.
Внутрішні документи компанії доведеться відновлювати по пам'яті. Можна використовувати збережені в електронному вигляді регістри бухгалтерського обліку.
Крім того, відсутність первинних документів, рахунків-фактур, регістрів бухобліку саме по собі порушення правил обліку доходів і витрат, що карається штрафом 515 тис. Руб. або в розмірі 10% від суми несплаченого податку, але не менше 15 тис. руб. (Ст. 120 НК РФ). А якщо відсутність документів спричинило неповну сплату або заниження податкової бази, доведеться заплатити штраф у розмірі 2040% від несплаченої суми податку (ст. 122 НК РФ). У разі ж, коли втрата документів призвела до спотворення сум податків або рядки бухгалтерської звітності більш ніж на 10%, Генеральному директорові або головному бухгалтеру загрожує штраф в сумі 23 тис. Руб. (Ст. 15.11 КоАП РФ).
Якщо Ви не можете надати необхідні документи при проведенні податкової перевірки, інспектори нарахують штраф 50 руб. за кожен документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Також Вам загрожує адміністративна відповідальність штраф в розмірі 300500 руб. (Ст. 15.6 КоАП РФ).
Аргументи на захист компанії в суперечці з податківцями. Ви маєте право, посилаючись на форс-мажорні обставини, попросити про відстрочку сплати податків на період до трьох років (ст. 64 НК РФ). Для цього треба подати заяви до Мінфіну Росії (щодо федеральних податків) і фінансове управління Вашого суб'єкта РФ (щодо регіональних). До заяви додайте документ, в якому підтверджується збиток (наприклад, довідку пожежного нагляду) і його розмір (результати інвентаризації). Протягом місяця Вам або нададуть відстрочку або розстрочку, або відмовлять у цьому.
виноска 2
Див. Пункт 6.8 положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затвердженого Мінфіном СРСР 29.07.1983 за № 105.
виноска 4
Див. Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затверджене Мінфіном СРСР 29.07.1983 за № 105
Джерело - журнал Генеральний директор