Обов'язок інформування співробітників про нараховану заробітну плату покладено на роботодавців статтею 136. Трудового кодексу України «Порядок, місце і терміни виплати заробітної плати»:
При виплаті заробітної плати роботодавець зобов'язаний повідомляти в письмовій формі кожного працівника:
1) про складові частини заробітної плати, яка належить йому за відповідний період;
2) про розміри інших сум, нарахованих працівнику, в тому числі грошової компенсації за порушення роботодавцем встановленого терміну відповідно виплати заробітної плати, оплати відпустки, виплат при звільненні та (або) інших виплат, що належать працівнику;
3) про розміри і про підстави зроблених утримань;
4) про загальну грошову суму, що підлягає виплаті.
Зверніть увагу на фрагмент з першого речення цитати: «. зобов'язаний повідомляти в письмовій формі. », А розрахунковий листок на паперовому носії (на відміну від електронної форми) не що інше, як письмова форма повідомлення працівника про нарахування заробітної плати. Також в цій статті явно сказано, що роботодавець «. зобов'язаний повідомляти. », І це говорить про те, що повідомлення працівника (видача розрахункового листка) - не право, а прямий обов'язок роботодавця.
Розрахунковий листок в електронному вигляді може бути відправлений тільки дистанційного працівнику (ст. 312.1 ТК РФ) - Лист Мінпраці про зміну цієї інформації.
Порядок видачі розрахункових листків і їх форму необхідно прописати в локальному нормативному акті:
Форма розрахункового листка затверджується роботодавцем з урахуванням думки представницького органу працівників у порядку, встановленому статтею 372 цього Кодексу для прийняття локальних нормативних актів.
Розрахункові листки на аванс і відпускні
Відповідно до ст. 136 Трудового кодексу Укаїни при виплаті заробітної плати роботодавець зобов'язаний у письмовій формі сповіщати кожного працівника про складові частини заробітної плати, яка належить йому за відповідний період, розміри і підстави зроблених утримань, а також про загальну грошову суму, що підлягає виплаті.
Оплата відпустки провадиться не пізніше ніж за три дні до його початку. Виходячи з визначення "заробітна плата", наведеного ст. 129 Кодексу, оплата відпустки виплатою заробітної плати не є. У зв'язку з цим вважаємо, немає підстав стверджувати, що роботодавець повинен спеціально видавати розрахунковий листок працівникові при оподаткування податком на прибуток сум.
При нарахуванні та виплаті працівникам другій частині заробітної плати (як правило, в кінці місяця) всім повинні бути видані розрахункові листки, і в тому числі працівнику, який пішов у відпустку, в яких буде міститися інформація про загальну грошову суму, що підлягає виплаті (вже виплаченої) .
У листі йдеться про видачу розрахункових листків при оподаткування податком на прибуток, але на останній абзац, виділений жирним, зазвичай посилаються і при висловлюваннях про необов'язковість видачі розрахункових листків при виплаті заробітної плати за першу половину місяця (авансу).
Крім того, під час виплати першої частини заробітної плати (авансу), як правило, ще не відомі всі належні за місяць (в тому числі і за першу половину) нарахування та утримання, такі як преміальні виплати, нарахування за листками непрацездатності, сума обчисленого ПДФО , утримання за виконавчими листами тощо
Форма розрахункового листка
Уніфікованої форми розрахункового листка по заробітній платі не існує. Він повинен бути розроблений самостійно або знайдений варіант оформлення, що використовується іншими підприємствами. Якщо у вашій бухгалтерській програмі передбачена друк розрахункових листів, можете використовувати її, тільки перевірте, щоб в цьому розрахунковому листку були всі показники, передбачені статтею 136. Трудового кодексу РФ.
Як було вже сказано вище, при розгляді статті 136. Трудового кодексу РФ, розрахунковий листок повинен бути затверджений локальним нормативним актом роботодавця.
підводимо підсумки
- Видача розрахункового листка - прямий обов'язок роботодавця.
- Форма розрахункового листка затверджується локальним нормативним актом.
- Розрахунковий листок повинен бути виданий в письмовій формі (розрахунковий листок в електронному вигляді може бути відправлений тільки дистанційного працівникові).
- Розрахунковий листок повинен бути виданий всім працівникам, в тому числі і тим, хто отримує заробітну плату банківським переказом.
- У розрахунковому листку не обов'язково ставити підпис або печатку, так як в нормативних документах на це явно не вказується.
Є думка, що видавати розрахункові листки краще під розпис в спеціально заведеній книзі (журналі) або в самому розрахунковому листку передбачити відривну частину з підписом працівника, яка буде залишатися у роботодавця. Це буде підтвердженням для трудової інспекції, що розрахункові листки видавалися, якщо раптом працівник про це чомусь забуде.
За результатами опитування. проведеного на порталі Клерк.Ру, більше половини роботодавців не видають співробітникам розрахункові листки, незважаючи на те, що за це передбачена адміністративна відповідальність.
відповідальність роботодавця
За невидачу роботодавцем розрахункових листів передбачена адміністративна відповідальність у частині 1 статті 5.27 КоАП України «Порушення трудового законодавства та інших нормативних правових актів, що містять норми трудового права» у вигляді накладення штрафу:
- на посадових осіб та підприємців - від 1000 до 5000 рублів;
- на юридичних осіб - від 30000 до 50000 рублів.
Крім того, розрахунковий листок повинен бути виданий особисто в руки тому працівнику, якому він виписаний, так як розрахунковий листок містить особисті дані, які не можна розголошувати. Про відповідальність за порушення норм, що регулюють обробку і захист персональних даних говориться в статті 90 ТК РФ.
Розрахунковий листок в електронному вигляді
якщо в трудовому договорі, колективному договорі, локальному нормативному акті передбачено порядок повідомлення працівника про складові частини заробітної плати (розрахунковий листок) за допомогою електронної пошти, то цей порядок, на нашу думку, не порушує положення статті 136 ТК РФ.
Тепер розрахунковий листок в електронному вигляді може бути відправлений не тільки дистанційним працівникам, як було сказано вище, але і всім іншим співробітникам, тільки це має бути прописано в одному з перерахованих вище документів.