Діловодних процесів в кадровій сфері відіграють важливу роль в діяльності будь-якої компанії. Правильне і своєчасне оформлення документів кадровика впливає на всі процедури, що стосуються персоналу компанії. У цій статті розглянемо найбільш важливі та актуальні документи кадровика.
З цієї статті ви дізнаєтеся:
- які документи кадровика необхідні при прийомі на роботу;
- які документи кадровика потрібні для оформлення матеріальної відповідальності;
- як відбувається оформлення перекладу працівника, відрядження та відпустки;
- які документи кадровика знадобляться при звільненні працівника;
- чи належать локальні нормативні акти до документів кадровика.
Документи кадровікапрі прийомі на роботу
Мабуть, найбільший обсяг кадрової роботи пов'язаний з оформленням прийому на роботу нового співробітника. Перелік документів кадровика. необхідних для працевлаштування, легше розбирати відповідно до етапів прийому на роботу.
документи здобувача
Оформлення нового співробітника починається з перевірки наданих їм документів. При прийомі на роботу претендент надає:
- паспорт (або інший документ, що засвідчує особу);
- трудову книжку (за винятком першого випадку працевлаштування (ст. 65 ТК РФ) або роботи на умовах сумісництва);
- страхове свідоцтво державного пенсійного страхування (при наявності);
- документ про отримання освіти (при оформленні на роботу, що вимагає спеціальної підготовки);
- документи військового обліку (для військовозобов'язаних осіб);
- довідку про наявність (відсутність) судимості (при необхідності);
- заяву про прийом на роботу (не обов'язково, надається тільки в разі, якщо кадровий документообіг організації передбачає наявність такого документа).
Читайте по темі в електронному журналі
Документи кадровика про ознайомлення співробітника з локальними актами
Беручи на роботу нового співробітника, кадровому фахівця потрібно ознайомити його з локальними нормативними актами організації і документально підтвердити цей процес. До локальних нормативних актів належать: Правила внутрішнього трудового розпорядку, положення, накази і регламенти, які регулюють трудову діяльність прийнятого працівника. Факт ознайомлення необхідно підтвердити підписом співробітника в спеціальному журналі або на підписному листі, що додається до нормативного документу. Згідно з положеннями чинного законодавства (ст. 68 ТК РФ), роботодавець зобов'язаний зробити це до укладення трудового договору.
Трудовий договір
Один з найважливіших документів кадровика. оформлюваних в процесі працевлаштування нового працівника, - це трудовий договір. Це документ, який підтверджує наявність трудових відносин. Трудовий договір необхідно скласти в письмовій формі в двох примірниках, один з яких залишається у роботодавця, а інший передається співробітнику (ст. 67 ТК РФ). Трудовий договір містить відомості і умови (обов'язкові та додаткові). Даний документ необхідно оформити протягом трьох днів c того моменту, як співробітник приступив до роботи.
Наказ про прийом на роботу
Документи кадровика при оформленні нового співробітника обов'язково повинні включати наказ про прийом на роботу (ст. 68 ТК РФ). Для складання даного наказу можна використовувати як існуючі уніфіковані форми, так і затверджений в організації бланк. Оформлення наказу проводиться протягом трьох днів з моменту фактичного початку роботи.
Особиста картка співробітника
Даний документ оформляється відповідно до уніфікованої формою № Т-2 для кожного співробітника компанії. В особовій картці необхідно відобразити такі відомості про працівника: особисті дані, освіту, стаж роботи, ставлення до військової служби, кадрові переміщення, відпустки. При заповненні особистої картки можна використовувати анкету співробітника на прийом на роботу. Дана анкета не є обов'язковим документом кадровика. але її наявність значно полегшує подальше заповнення документів.
Трудова книжка
Ще один важливий документ кадровика - трудова книжка При оформленні працевлаштування кадровий фахівець повинен внести відповідний запис до трудової книжки нового співробітника. Зробити це потрібно не пізніше ніж через шість днів після фактичного початку роботи (ст. 66 ТК РФ). Якщо для співробітника це перший випадок працевлаштування, то оформити трудову книжку йому повинен роботодавець. Відповідно, до роботи кадровика додається оформлення титульного аркуша трудової книжки.
Книга обліку руху трудових книжок
Книга обліку відноситься до документів кадровика. які допомагають відслідковувати зберігання трудових книжок. В даний документ вноситься дата прийому трудової книжки, серія і номер трудової книжки і вкладиша до неї (за наявності), посада і структурний підрозділ новоприйнятого працівника, а також дані особи, яка прийняла трудову книжку у співробітника.
Повідомлення до військкомату
Документи кадровікадля оформлення трудових відносин з керівником
Для оформлення відносин з керівником потрібні ті ж документи кадровика. які використовуються при прийомі на роботу рядового співробітника. Однак трудові відносини з керівником мають свої особливості. Всі нюанси відносин з керівником регламентуються главою 43 Трудового кодексу. Наприклад, для керівників існують додаткові підстави розірвання трудового договору, які передбачені статтею 278 Трудового кодексу. До них відносяться: відсторонення від посади керівника організації-боржника відповідно до законодавства про неспроможність (банкрутство); прийняття уповноваженим органом юридичної особи, або власником майна організації, або уповноваженим власником особою (органом) рішення про припинення трудового договору.
Трудові відносини з сумісником: необходімиедокументи кадровика
Зовнішнє сумісництво на увазі роботу співробітника на двох різних роботодавців. Внутрішнє - дозволяє співробітнику займати дві посади в одній організації. У будь-якому випадку, з співробітником повинно бути укладено два трудових договори: на основній посаді і за сумісництвом. При оформленні документів кадровика в разі сумісництва, фахівця з персоналу необхідно пам'ятати про те, що на таких умовах заборонена робота неповнолітніх; робота зі шкідливими або небезпечними умовами праці, якщо основна робота пов'язана з такими ж умовами; інша робота в випадках, передбачених федеральними законами. Що стосується керівних посад, то співробітник може працювати за сумісництвом у іншого роботодавця тільки з дозволу уповноваженого органу організації або власника майна організації (ст. 276 ТК РФ).
Інструкції з кадрової роботи
Суміщення посад нерідко плутають з внутрішнім сумісництвом. Тим не менш, вони мають ряд відмінностей по порядку оформлення, припинення, оплати та іншими ознаками. Суміщення посад передбачає виконання співробітником роботи по іншій посаді поряд зі своєю основною роботою протягом встановленої тривалості робочого дня (ст. 60.2 ТК РФ).
Сумісництво оформляється шляхом укладення окремого трудового договору та видання наказу про прийом на роботу. В цьому випадку робочий час співробітника знаходиться за межами встановленої тривалості робочого часу. Співробітникові нараховується певна трудовим договором заробітна плата. При звільненні сумісника роботодавцю необхідно розірвати трудовий договір, оформивши відповідний наказ.
Що стосується документів кадровика в разі суміщення, такі трудові відносини оформляються шляхом видання наказу про суміщення. Співробітник працює в межах встановленого робочого часу і не звільняється від основної роботи. Роботодавцю необхідно встановити доплату для такого співробітника і зафіксувати її розмір в додатковій угоді до трудового договору. Такий працівник не підлягає звільненню. При припинення суміщення роботодавцю треба видати наказ про скасування суміщення і зняття доплати.
Документи кадровікадля оформлення матеріальної відповідальності
Розрізняють два види матеріальної відповідальності: повну або обмежену. Повна матеріальна відповідальність зобов'язує співробітника відшкодовувати заподіяну роботодавцеві збиток в повному обсязі. При цьому при розрахунку точної суми необхідно враховувати фактичну ринкову вартість майна. Перелік випадків, в яких роботодавець має право вимагати від співробітника такого відшкодування шкоди, наведено в ст. 243 ТК РФ. Якщо роботодавець хоче убезпечити себе, він може укласти з працівником договір про повну матеріальну відповідальність. Такий договір також відноситься до необхідних документів кадровика.
В інших випадках відповідальність працівника обмежується розміром його середньомісячного заробітку (ст. 241 ТК РФ). Така відповідальність називається обмеженою матеріальною відповідальністю.
Документи кадровікапрі зміні окладу співробітника
До документів кадровика. стосуються зміни окладу співробітника, можна віднести наказ про зміну окладу або внесення змін до штатного розпису, а також додаткову угоду до трудового договору про зміну окладу. Це документи необхідно оформляти, якщо відбувається зміна умов трудового договору, що стосуються заробітної плати. Розмір оплати праці є обов'язковою умовою трудового договору. Угода сторін дозволяє роботодавцю змінювати умови договору зі співробітником (ст. 72 ТК РФ). У разі, коли ініціатива щодо зміни умов трудового договору виходить від роботодавця (за винятком трудової функції), для цього повинні існувати вагомі причини, пов'язані зі зміною організаційних або технологічних умов праці. Якщо певні раніше умови трудового договору не можуть бути збережені, роботодавець має право внести зміни за своєю ініціативою (ст. 74 ТК РФ). При цьому він зобов'язаний повідомити працівника в письмовій формі не пізніше ніж за два місяці до внесення змін до трудового договору. Якщо працівник не згоден працювати в нових умовах, то роботодавець зобов'язаний у письмовій формі запропонувати йому іншу наявну роботу. При відсутності такої роботи або відмові працівника від запропонованої вакансії трудовий договір припиняється відповідно до пункту 7 частини першої статті 77 Трудового кодексу.
Оформлення перекладу: обязательниедокументи кадровика
У випадках, коли роботодавець стикається з необхідністю переведення працівника на іншу роботу або посаду, всі умови переведення повинні бути зафіксовані у відповідних документах кадровика. Необхідно визначити, чи є переведення працівника тимчасовим (на термін до одного року або до виходу на роботу співробітника, обов'язки якого тимчасово покладаються на іншого фахівця) або постійним (переклад на іншу роботу або посаду у того ж роботодавця, або до іншого роботодавця).
Для різних видів переказів існують певні особливості оформлення. Постійний переклад вимагає письмової згоди співробітника, яке оформляється у вигляді заяви. Тимчасове переведення працівника в деяких ситуаціях (ст. 72.2 ТК РФ) можливий навіть при відсутності подібного згоди.
- працівник відповідно до медичного висновку потребує в тимчасовому (терміном до чотирьох місяців) переведення на іншу роботу;
- працівник потребує в тимчасовому (тривалістю більше чотирьох місяців) або постійне переведення на іншу роботу за станом здоров'я, що не протипоказану за умовами медичного висновку;
- працівник - вагітна жінка, яка б вимагала в перекладі на роботу, яка виключає вплив шкідливих виробничих факторів.
Що стосується оформлення необхідних для перекладу документів кадровика. до них можна віднести додаткову угоду про переведення та наказ за формою № Т-5. Якщо працівник і роботодавець дійшли згоди щодо перекладу, їм необхідно оформити додаткову угоду до трудового договору, в якому обумовлюються всі умови переведення. Після оформлення угоди випускається наказ про переведення. Даний документ повинен відповідати уніфікованою формою № Т-5 (№ Т-5а) або інший, затвердженої локальними нормативними актами.
Крім того, кадровий фахівець повинен внести до трудової книжки працівника запис про постійне переведення (ст. 66 ТК РФ). В особову картку працівника також необхідно внести всі відомості про переведення, з тією різницею, що відомості в цей документ вносяться незалежно від виду перекладу. Відзначимо, що з цим записом співробітник повинен бути ознайомлений під розпис.
Документи кадровікапрі оформленні відрядження
До основних документів кадровика. необхідним для оформлення відрядження тепер можна віднести:
Оформлення відпустки: важниедокументи кадровика
Роботодавець зобов'язаний надати працівникові відпустку у відповідність до затвердженого графіка. Крім того, необхідно оформити відповідне повідомлення і направити його співробітникові не пізніше, ніж за два тижні до початку відпустки (ст. 123 ТК РФ). До документів кадровика. обов'язковим для оформлення відпустки також відноситься наказ про надання відпустки. Крім того, необхідно заповнення особової картки працівника, в якій відображаються відомості про відпустку.
Таким чином, до документів кадровика. необхідним для оформлення відпустки, відносяться:
Документи кадровікапрі звільнення співробітника
Для оформлення звільнення кадровому фахівця необхідно оформити перелік обов'язкових документів кадровика. причому порядок їх оформлення буде залежати від підстави звільнення.
Якщо мова йде про звільнення за власним бажанням, то важливо, в першу чергу, отримати від співробітника заяву про звільнення. Якщо підставою для звільнення вважається угода сторін, то необхідно скласти угоду про розірвання трудових відносин між працівником і роботодавцем.
Єдиним документом кадровика. який необхідно оформити незалежно від причини звільнення, є наказ про розірвання трудового договору. До обов'язкових процедур також належить внесення запису в трудову книжку співробітника і особисту картку працівника. Для кадрового фахівця особливо важливо отримати підпис співробітника про отримання трудової книжки. Цей підпис в книзі обліку і руху трудових книжок свідчить про те, що співробітник отримав документ на руки.
Локальні нормативні акти
- правила внутрішнього трудового розпорядку (ст. 21. ст. 22 ТК РФ);
- положення про порядок обробки персональних даних співробітників (ст. 87 ТК РФ);
- інструкції з охорони праці (ст. 212 ТК РФ).
До рекомендованим для кожної компанії локальним актам можна віднести наступні положення:
- положення про відпустки;
- положення про відрядженнях;
- положення про роботу з комерційною таємницею;
- положення про атестацію працівників і ін.
Всі перераховані документи також знаходяться у веденні кадрового фахівця. Незважаючи на те, що вони не є документами кадровика як такими, знання правил їх оформлення і застосування важливо для кожного фахівця.
Анонси майбутніх номерів