начальник фінансово-економічного відділу ТОВ «Іркутскенергосвязь»
Систематизація та облік договорів для будь-якої компанії завжди були і будуть актуальними завданнями. Чим більше клієнтів, тим більше договорів. Вести їх облік в Excel не найкращий вихід з положення. Можна купити програму для обліку договорів або іншу програму для автоматизації бізнесу. А можна систематизувати облік, не витрачаючи грошей на покупку дорогої інформаційної системи. Цілком реально обійтися своїми силами, якщо використовувати Access.
Використовуйте покрокові керівництва:
Можна виділити три ключові проблеми, які знайомі багатьом фінансовим директорам, які використовують у своїй роботі Excel:
Excel призначений для побудови таб-осіб і обчислень. Ця система не дуже підходить для ведення списків. У ній недоступний весь корисний функціонал баз даних, і перш за все створення окремих довідників контрагентів, відділів, співробітників та іншого, необхідного для ведення реєстру договорів. Якщо компанія працює з базою даних, то працівникові досить один раз внести коригування в довідник, після чого ці зміни торкнуться всіх записів, з якими він пов'язаний. В Excel ж необхідно ретельно відібрати рядки, що містять потрібну інформацію, і тільки після цього відновити дані;
ще одна проблема полягає в тому, що для пошуку відомостей за заданими критеріями в Excel кожен раз доводиться налаштовувати спеціальний фільтр. Іноді при вибірці доводиться застосовувати по п'ять-шість умов, і на це йде дуже багато часу. Крім того, в таблицях проблематично навіть за допомогою макросів описати виконання типових операцій з реєстром;
і найголовніше - висока ймовірність помилок, що допускаються при введенні даних. З досвіду, найчастіше помиляються при введенні на-іменування компанії, з якою укладено договір. Згадайте хоча б свої довідники контрагентів в 1С. Скільки дублюючих записів зустрічається у вас? Все тому, що неправильно введена інформація може тиражуватися далі.
Власна система обліку договорів на основі Access
Керівництво «Іркутскенергосвязі» вирішило відмовитися від обліку з використанням Excel і перейти на систему, яка будувалася б на основі бази даних. При цьому вона повинна була відповідати ряду ключових вимог:
- зрозумілий інтерфейс, щоб було зручно користуватися системою незалежно від рівня комп'ютерної грамотності співробітника;
- наскрізне індексування всіх договорів - тобто документ потрапляє в систему в режимі реального часу і може бути відразу знайдено, без додаткового оновлення бази;
- зручний настроюється пошук потрібної інформації;
- формування звітності - реєстрів договорів;
- прив'язка до сканованою копії договору.
Більшість програмних продуктів, які представлені на ринку, - це складні системи, призначені супроводжувати весь процес роботи з контрактами від розробки до укладення та передачі на зберігання. Але невеликим і середнім підприємствам досить лише блоку, що відповідає за облік відомостей про договори.
Цікаво, що за даними статистики двох популярних в Росії пошукових систем «Яндекс» і Google кількість пошукових запитів зі словами «програма для обліку договорів» за місяць - 2280 і 1966 відповідно. Причому близько третини - це пошук саме безкоштовної версії програми. Нескладно зробити висновок, що безліч компаній замислюється про оптимізацію обліку договорів і прагне обійтися при цьому мінімумом витрат.
Менеджмент «Іркутскенергосвязі» не став винятком. В якості майбутньої платформи для бази даних був обраний MS Access. Ця система дуже поширена, тому що входить в пакет MS Office. Крім того, і це найважливіше, Access надає можливість створювати власні запити і допрацьовувати систему на мові VBA.
Що реалізовано в базі даних
Після того як проект створення системи обліку договорів в Access був затверджений, програмісти отримали технічне завдання, по якому виконали необхідні доопрацювання і підготували базу до експлуатації. Залишалося лише поліпшити інтерфейс, щоб навіть у тих співробітників, які не мають навичок роботи з Access, використання бази договорів не викликало ніяких складнощів. В результаті при запуску програми люди бачать лише найнеобхідніші функціональні блоки (див. Рис.):
малюнок. Як виглядає інтерфейс бази даних з обліку договорів
Особливості використання нової системи обліку договорів
Кілька простих рекомендацій тим фінансистам, які вирішать скористатися розробленою в «Іркутськ-ЕНЕРГОЗВ'ЯЗОК» програмою для обліку договорів на своїх підприємствах. Внесення даних краще доручити одному співробітнику, акуратному і відповідального фахівця. Буде з кого питати за допущені помилки.
На додаток до цього варто закріпити внутрішнім розпорядженням частоту, з якою повинна поповнюватися база даних. Є два варіанти: або календарна періодичність (наприклад, раз на тиждень або раз на декаду), або керуватися кількістю накопичених нових договорів (наприклад, поповнювати базу даних після появи десяти нових документів).
Потрібно відразу визначитися з набором можливих статусів договорів. Наприклад, в «Іркутскенергосвязі» використовуються три види статусів: «діючий» (за договором здійснюються регулярні платежі), «закритий» (припинив свою дію) і «разова операція» (складений для однієї угоди з контрагентом, наприклад разове виконання будь-яких робіт ). Останній застосовується найрідше. Якщо в майбутньому ви захочете доопрацювати або переробити базу, то безлад зі статусами може спричинити зайві трудовитрати. Врахуйте, не варто змішувати в одній базі клієнтські договори і контракти з постачальниками. Краще, якщо у комерційної служби база буде окремою.
Обов'язково сканувати всі наявні договори. В майбутньому це заощадить вам час, коли виникне необхідність ознайомитися з текстом контракту. Крім того, паперові версії будуть рідше вилучатись з архіву, що збереже їх в нормальному вигляді.
Намагайтеся називати файли з відсканованими договорами за шаблоном. Наприклад, так: «Номер внутрішній _ Найменування контрагента -_ Номер внешній.pdf». Це дозволить вам знайти будь-який файл з документом. Не заводьте в базу даних окремий запис на додаткову угоду до договору або документ, який вважається його частиною. Досить зробити примітку у файлі, що у договору вони є. Якщо до договору з'являється додаткова угода, його потрібно додати в кінець вже існуючого pdf-файлу (як це зробити, див. «Ще по темі»).
До речі, замовте невеликий штамп, в якому будуть два порожніх поля. Перед тим як співробітник поміщає договір в папку-реєстратор і передає в архів, він повинен буде поставити відбиток штампа на головній сторінці, де вказується внутрішній номер документа і дата його реєстрації. Для швидкого пошуку контракту в папках-реєстраторах зробіть на кожну з них наклейки з діапазоном номерів договорів, які знаходяться всередині.