Лист - основний засіб листування між діловими партнерами.
Візовий збір - це письмове звернення до посадової особи (що представляється їм підприємству, організації, установі), підготовлене відповідно до правил листування. Листи можуть готуватися компанією:
- як у відповідь - у зв'язку з виконанням раніше прийнятих вищим органом управління (влади) рішень;
- як відповіді - в зв'язку з отриманням запитів різних організацій, а також фізичних осіб (громадян);
Текст листа повинен точно відповідати завданням, зафіксованим в резолюції керівника компанії або розпорядженням (вказівкам) документа, у відповідь на який готується лист. Терміни підготовки листів визначаються виходячи з термінів, відведених на виконання рішення (запиту) в раніше здобутий листі (документі) і з урахуванням типових строків виконання документів.
Текст ділового листа, як правило, повинен стосуватися одного питання. Освітлення в тексті ділового листа декількох питань допускається, якщо ці питання тематично пов'язані між собою і можуть бути викладені ясно і коротко. Нижче наведені рекомендації з підготовки проекту змісту ділового листа.
10 важливих рекомендацій
по підготовці проекту змісту ділового листа
3. У констатуючій (звітної) частини уточніть (деталізуйте) характеристику стану справ. Дайте відповідь на питання, поставлені в листі вашим респондентом. Дайте коротку оцінку того, що виконано на поточний момент. Виділіть невирішені проблеми, коротко зупиніться на причинах.
4. У заключній частині помістіть висновки і пропозиції (вказівки) щодо дозволу існуючої ситуації або перспектив діяльності в даній області. Доручення давайте конкретно, пропозиції викладайте небагатослівно, і в тому, і в іншому випадку дійте обдумано, особливо при описі питань фінансування, при встановленні термінів вирішення тих чи інших завдань і т.п.
8. Намагайтеся максимально вірно розставляти по ходу змісту ділового листа смислові акценти. Виклад починайте з головної думки, що становить тему (предмет) документа, яку потім послідовно розвивайте.
9. Не слід писати ділові листи в стані сильного гніву або під впливом інших емоцій - це найбільш небажаним чином відіб'ється на їх утриманні. Якщо ж все-таки рука "сама тягнеться до пера", то, дописавши останню сходинку, не поспішайте з відправкою цього опусу - відкладіть її, по крайней мере, до наступного дня.
10. Уникайте використовувати в ділових листах сумнівні щодо тлумачення слова і вирази - оскільки двозначність змісту веде до його нерозуміння. Прагніть до того, щоб написане було написано по можливості просто і дохідливо.
Виклад ділового листа проводиться від третьої особи однини або від першої особи однини чи множини. Як правило, текст ділового листа складається з двох частин.
У першій частині викладається причина, підстава або обґрунтування складання листа, наводяться посилання на документи, що є підставою підготовки листа. У другій частині, що починається з абзацу, - висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо
Оформлення документа проводиться на бланку листа. Лист підписує особа, розпорядився про його підготовку, а ініціативний лист, крім того, - виконавець листи.
Реквізитами документа є:
1. Дата документа.
2. Реєстраційний номер документа.
5. Заголовок до тексту.
8. Відмітка про наявність додатка.
9. Відмітка про виконавця.
10. Ідентифікатор електронної копії документа.
5 важливих рекомендацій
з оформлення проекту ділового листа
1. Надрукований текст повинен в точності відповідати чернетки документа. Достовірність тексту, набраного під диктовку, потім вивіряється в ході повторної читки щоб уникнути помилок і невідповідностей дійсному стану речей. У всіх інших випадках набраний текст звіряється з першоджерелом і при необхідності коригується.
2. Документ не повинен містити помилок. При виявленні таких в процесі перевірки необхідно провести верифікацію електронної версії, після чого роздрукувати в виправленому вигляді.
4. Зверніть увагу і на те, в якому стані знаходиться папір (бланк), призначена для оформлення листа: вона повинна бути абсолютно білої, без будь-яких додаткових відтінків, оскільки жовтизна паперу мимоволі натякає на її вік, а сірий колір - на неохайність або скупість власника.
5. Для підпису використовуйте чорнильну ручку з чорнилом чорного (темного) кольору, оскільки вони більш гармонійно поєднуються з текстом листа. При цьому чорнило не повинні "просвічувати" (тобто бути занадто рідкими), а перо - дряпати. У сигнатурі (підписи) на документі повинні добре розрізнятися перші чотири літери прізвища відправника (якщо прізвище коротка - то всі букви).
Рекомендації по використанню окремих найбільш часто вживаних слів і стійких словосполучень при підготовці змісту ділових листів
1. Синтаксичні конструкції, які використовуються для викладу мотивів, пояснення причин для прийняття тих чи інших дій:
У порядку надання допомоги прошу Вас.
Як виняток.
З огляду на особливі обставини.
У зв'язку із завершенням робіт по.
У зв'язку з прийняттям рішення про.
Відповідно до раніше досягнутої домовленості.
За взаємною домовленістю між.
Згідно Вашої заявки.
Незважаючи на те-то і те-то, продовжує мати місце.
2. Формулювання для вираження відмови:
Незважаючи на вжиті нами (організацією) зусилля, Ваше вказівку залишається невиконаним в зв'язку с.
На жаль, задовольнити Ваше прохання не представляється можливим, оскільки.
Ваше розпорядження не може бути виконано до встановленого терміну з наступних причин.
Ми не можемо надати Вам інформацію, так як.
Організація не має в своєму розпорядженні можливістю для виконання даного завдання через відсутність.
3. Формулювання для вираження попередження (повідомлення):
Звертаємо Вашу увагу на те, що через таке-то час термін угоди закінчується.
Організація змушена попередити Вас про те, що.
Вважаємо за необхідне ще раз нагадати Вам про те, що.
Організація зберігає за собою право в односторонньому порядку припинити дію договору в зв'язку с.
Взяті на себе організацією гарантійні зобов'язання втрачають свою силу.
Доводимо до Вашого відома про те, що.
Організація сповіщає про.
Доводжу до Вашого відома, що.
4. Стійкі розпорядчі обертів:
Ввести в експлуатацію.
Покласти контроль за виконанням цієї Директиви на.
Призначити розслідування за фактом.
Вишукати додаткові можливості для.
5. Формулювання для вираження прохань:
У зв'язку з гострою необхідністю в. настійно прошу Вас.
Переконливо прошу Вас вирішити питання про.
В рамках попередньої домовленості з представником Вашої організації прошу розглянути можливість.
Виходячи з величини річного ліміту по. прошу вишукати для потреб організації.
6. Формулювання для підкреслення особливої важливості відомостей:
Робляться енергійні заходи по.
Конфіденційність інформації забезпечена.
Виявлені недоліки вже усуваються.
Виділено додаткові кошти на.
Сплановані необхідні заходи, спрямовані на.
У найкоротші терміни організовується.
Забезпечено повсякденний жорсткий контроль за.
7. Стійкі звороти мови:
найменш складний. найбільш важливий.
найкращий ефект. найгірший результат.
надати допомогу. провести перевірку.
керівництво вважає за можливе. організація не заперечує.
терміново повідомте. негайно усуньте.
забезпечте виконання. створіть необхідні умови.
доповісте пропозиції по. оптимальне вирішення.
ймовірні терміни. Підтвердіть отримання.
підготуйте до відправки. вирішите самостійно.
8. Найбільш часто вживані дієслова:
виконати (виконати), вирішити (дозволити), зобов'язати, завершити, припинити, направити (відправити), звернути (увага на.), ввести (в експлуатацію), спланувати (скоординувати), здійснити (реалізувати), створити, заповнити (поповнити) , організувати, забезпечити, повідомити (доповісти), уявити (надати), уточнити, встановити, усунути, виявити (з'ясувати).
9. Найбільш часто вживані прикметники:
терміновий (оперативний), другорядний, перспективний, важливий, головний (основний), провідний, серйозний (істотний), плановий, додатковий, повний, недостатній, заключний, проміжний, загальний, конкретний, вищий, первинний, кращий, гірший, надійний.
10. Стилістичні заборони:
Відносно, відносно. О.
Завдяки тому факту, що. Тому що.
Взяти до уваги. Врахувати.
При цьому додається. Додаток.
Впливати. Впливати.
За винятком. Крім.
В тому випадку якщо. Якщо.
В даний час. Зараз.
Ділове листування не терпить додаткових неділових мовних зворотів і в тому числі якихось графічних зображень. Лист повинен бути стриманим і досить офіційним.
Є одне просте правило: потрібно уважно дивитися, як тобі відповідають або пишуть.
Якщо людина використовує сухий ділова мова, то краще "зеркаліть" приблизно в тій же мірі, але ввести більше природності. Якщо ваш кореспондент допускає більш вільний, природна мова, це означає, що вам потрібно по можливості в тому ж стилі з ним спілкуватися.