Рекомендації по складанню презентацій Power Point, які супроводжують усне виступ
PowerPoint: 10 порад і застережень
ПрограммаMicrosoftPowerPoint за умови оптимального використання дозволяє домогтися багато чого.
Чері Керр (Cherie Kerr) знає про те, що MS PowerPoint дозволяє зробити заяву під час ділової зустрічі більш переконливим.
Однак їй відомо, що можливий і зворотний ефект.
«Ця програма може бути вашим незамінним помічником, - говорить консультант по зв'язках з громадськістю з Санта-Ана (штат Каліфорнія). - Але її потрібно використовувати правильно ».
Суперечливий погляд Керр на популярну програму для створення презентацій і графіки відображає суперечка, що триває в науковому та бізнес-співтоваристві. Одна сторона визнає цінність PowerPoint як потужного інструменту для бізнесу, в той час як інша вважає її перешкодою для ефективної взаємодії, заплутується, що спотворює і навіть переважної спілкування.
Однак, як підкреслює Керр, будь-який спір про переваги і недоліки PowerPoint лише доводить важливість правильного використання цієї програми.
Нижче наведені 10 порад, які допоможуть вам використовувати PowerPoint на користь, а не на шкоду вашому бізнесу.
1. ВИКОРИСТОВУВАТИ ефектно МАТЕРІАЛИ ДЛЯ ОФОРМЛЕННЯ СВОГО ВИСТУПУ.
В якомусь сенсі простота використання програми MicrosoftPowerPoint є її гіршим ворогом.
Створення ефектних слайдів і картинок може бути простим і захоплюючим заняттям, проте не слід забувати, що PowerPoint не призначений для автономного використання.
Аудиторія хоче чути ваш виступ. а не дивитися на зображення, що мелькають на екрані.
Створіть переконливу презентацію PowerPoint, але подбайте про те, щоб ваші власні висловлювання були не менш яскравими.
УВАГА:
90% «красивих» технічних можливостей, що надаються програмою, НЕ ПОТРІБНІ - вони тільки шкодять якісної презентації.
«POWERPOINT НЕ ПРОВОДИТЬ ПРЕЗЕНТАЦІЇ, А створити показ. - говорить Метт Торнхілл (Matt Thornhill), президент фірми Audience First з м Мідлотіан (штат Вірджинія), що пропонує консультаційні послуги з проведення презентацій. - Не слід забувати, що слайди грають роль допоміжного засобу під час усного виступу ».
УВАГА :
Шрифт повинен бути великим, жирним і простим (невичурние) - пам'ятайте, що стовідсотковим зором має невелику кількість людей. Те, що прекрасно видно на екрані комп'ютера, може бути невиразно на екрані проектора з відстані більше, ніж метр.
«Не слід перевантажувати презентацію текстом і графікою, - вважає Керр. - Не треба вивалювати все на один екран ».
3. зведені КІЛЬКІСТЬ ЦИФР І СТАТИСТИКИ ДО МІНІМУМУ.
Одним з привабливих аспектів PowerPoint є можливість представлення ідей і висловлювань доповідача в короткій формі. Складно донести думку через нагромадження цифр і статистики.
Ефектна презентація PowerPoint не містить великої кількості цифр.
Краще залишити ці дані для подальшого, більш детального вивчення, включивши їх в роздавальні матеріали, пропоновані по закінченні презентації.
Якщо необхідно підкреслити якісь статистичні дані в презентації, скористайтеся малюнком або фотографією.
«Наприклад, коли я розповідала про поширеність хвороби Альцгеймера, я не стала показувати аудиторії цифри, а використовувала фотографію старої жінки», - розповідає Керр.
УВАГА :
Оптимально, коли один слайд - одна велика фотографія.
Більше двох (в крайньому випадку, трьох) фотографій на одному слайді не сприймаються Вашими слухачами (вони вперше бачать Ваші фотографії, і їм треба встигнути їх розглянути і при цьому не упустити нічого з Вашої мови).
4. НЕ повторювати те, що НАПИСАНО на слайді POWERPOINT.
Однією з найбільш поширених і шкідливих звичок серед користувачів PowerPoint є читання тексту на слайдах. Це не тільки надмірність (невже ваша роль полягає лише в тому, щоб клацати мишею?), Але і вірний спосіб зробити нудною будь-яку, навіть саму яскраву презентацію.
Показ презентації повинен супроводжуватися усним мовленням, що доповнює і описує (але не переказує) відображається на екрані інформацію. «Навіть при використанні PowerPoint потрібне спілкування доповідача з аудиторією, - вважає Роберта Прескотт (Roberta Prescott), співробітник фірми The Prescott Group з Коннектикуту, що займається консалтингом в області комунікацій. - Люди прийшли на презентацію не для того, щоб розглядати вашу спину ».
Ще одна поширена проблема - збіг за часом зауважень доповідача з відображенням нового слайда PowerPoint. Це лише розсіює увагу аудиторії.
Як вже було зазначено, PowerPoint найкраще використовувати в якості візуального доповнення до усної виступу.
Досвідчені користувачі PowerPoint не соромляться час від часу показувати аудиторії порожній екран.
На замітку:
використовуйте клавішу з англійської буквою B.
Це не тільки дозволяє слухачам відпочити, а й допомагає сфокусувати увагу під час усного спілкування, наприклад в ході групового обговорення або при відповіді на питання аудиторії.
Яскравий контраст між текстом, графікою і фоном допомагає донести до слухачів думки і емоції.
УВАГА :
Це особливо актуально в зв'язку з тим, що дуже часто при демонстрації презентацій стикаєшся з поганим освітленням аудиторії, відблисками від сонця за вікном і т.п.
Уникайте надмірного "розфарбовування" різними кольорами - на "строкатому" тлі загубляться і текст, і малюнки, і фотографії.
8. імпортує ДОДАТКОВІ МАЛЮНКИ ФОТОКАРТКИ.
УВАГА :
Будьте обережні, Не захоплюйтеся! Це можливо робити додатково, але не варто включати мультиплікаційні «штучки» в саму презентацію, так як можливе виникнення «технічних» проблем з демонстрацією презентації.
Не варто використовувати послідовне поява на слайді різних фрагментів тексту або картинок - при натисканні миші слайд повинен з'являтися відразу цілком. Якщо Ви хочете використовувати поступове заповнення слайда - тоді використовуйте кілька слайдів поспіль, коли наступний слайд демонструє більш закінчену «картинку», ніж попередній, але при цьому кожен з слайдів нехай з'являється на екрані відразу в закінченому вигляді.
9. ПРЕДЛАГАЙТЕ РОЗДАВАЛЬНІ МАТЕРІАЛИ НАПРИКІНЦІ, А НЕ В СЕРЕДИНІ ПРЕЗЕНТАЦІЇ.
Хтось може не погодитися зі мною. Але жоден доповідач не захоче виступати перед аудиторією, яка зайнята читанням його власної мови в короткому викладі.
Якщо слухачам не потрібно переглядати роздаткові матеріали під час виступу, краще надати їх в кінці презентації.
10. Відредагуйте ПРЕЗЕНТАЦІЮ ПЕРЕД ВИСТУПОМ.
Ніколи не забувайте про аудиторію. Підготувавши слайди PowerPoint в чорновому варіанті, відредагуйте їх, представивши, що ви - один із слухачів.
Якщо щось здасться непривабливим, відволікаючим або незрозумілим, правте безжально. У більшості випадків така правка добре відбивається на якості презентації в цілому.
На замітку:
покажіть Вашу презентацію колегам - добре тестувати презентацію на колегах з іншого відділу Вашої організації, що працюють над іншим напрямком.
І ще разок зверніть УВАГА на наступне:
Джерело тексту це ВИ.
Джерело цифр, статистичних викладок, довідкових матеріалів, великих таблиць та іншого - це Ваш роздатковий матеріал.
Презентація PowerPoint - це ІЛЮСТРАЦІЯ до Вашого виступу.
На замітку:
10 слайдів досить для 40-хвилинної лекції (тим більше, якщо з перервами в демонстрації PowerPoint).
40 слайдів зажадають від Вас 120 хвилин.