Реєстр лікарняних листів складається співробітниками бухгалтерії великих підприємств, які щорічно стикаються з необхідністю частої оплати лікарняних.
Він необхідний для того щоб полегшити камеральну перевірку ФСС, яку співробітники фонду можуть призначити організації для визначення усвідомлених або ненавмисних порушень, пов'язаних з роботою бухгалтерії.
Саме реєстр дозволить швидко пройти перевірку, котрі дають працівникам ФСС безліч копій лікарняних листів, так як всі відомості з цих документів будуть внесені в спеціальні бланки, при цьому вони будуть структуровані.
В даний час роботодавці не зобов'язані вести цей реєстр, тому не затверджена його чітка форма. Складання документа здійснюється в довільній формі.
Що це таке?
Реєстр лікарняних листів являє собою документ, в якому містяться всі відомості про листках тимчасової непрацездатності на конкретних працівників.
Куди звітувати?
Саме ця організація наділена можливістю проводити камеральну перевірку, спрямовану на виявлення навмисних і ненавмисних помилок у роботі бухгалтерії підприємства.
Для невеликих фірм з маленьким штатом співробітників, які щорічно стикаються з невеликою кількістю листків непрацездатності, немає необхідності заповнювати реєстр, так як в цьому випадку знайти потрібний документ і відправити його копію в ФСС не складе особливих труднощів.
Але в тих випадках, коли на підприємстві працює багато співробітників, часто йдуть на лікарняний, ведення реєстру стає необхідністю.
Саме цей список в перспективі значно полегшить життя керівництву, коли фірма буде проходити перевірку.
З його допомогою вся необхідна інформація буде отримана в стислі терміни, в результаті чого співробітники ФСС зможуть виявити наявність або відсутність порушень.
законодавче регулювання
Для того щоб не мати проблем з оформленням лікарняних листів і їх оплатою. бухгалтерія підприємства повинна розбиратися в наступних законодавчих документах:
Реєстр лікарняних листів
Бухгалтеріям великих компаній рекомендується вести реєстр лікарняних листів на відшкодування в ФСС.
Бланк цього документа в даний час не існує, так як на законодавчому рівні не прийняті основні вимоги щодо оформлення цього документа.
В даний час цей список може заповнюватися як в друкованому, так і в електронному вигляді.
Другий варіант, безумовно, має більше переваг, так як в цьому випадку можна легко виправляти помилки і доповнювати реєстр необхідною інформацією.
Для відшкодування в ФСС
Цей документ позбавить бухгалтерію від необхідності створення копій все лікарняних листів, оплачених ФСС за вказаний в перевірці період, в результаті чого загальна тривалість роботи співробітників фонду буде значно зменшена.
Які друку повинні бути на лікарняному листі нового зразка? Дивіться тут.
Як заповнити?
В даний час реєстр листків непрацездатності заповнюється роботодавцями самостійно, за власною ініціативою, так як закон не зобов'язує їх робити це.
Саме тому не існує чітких правил щодо заповнення цього документа. У документі в обов'язковому порядку повинні міститися відомості, зазначені в наступному пункті, які слід завірити підписом бухгалтера.
Підпис керівника компанії на реєстрі лікарняних листів бажана, але не обов'язкова.
обов'язкові відомості
Незважаючи на те, що в даний момент відсутні чіткі правила заповнення реєстру листків непрацездатності, все ж існують відомості про те, які відомості роботодавці зобов'язані повідомляти в цьому документі.
Яким саме способом розміщувати їх можуть вирішувати працівники бухгалтерії на свій розсуд.
Отже, що зобов'язані включати в будь-який реєстр листків тимчасової непрацездатності:
- особисті дані на співробітника, який одержував лікарняні листи;
- ідентифікаційні номери цих документів;
- тривалість страхового стажу працівників;
- терміни лікарняного;
- причина настання тимчасової непрацездатності;
- розмір допомоги. виплаченого працівникові.
Вся інша інформація може додаватися до реєстру за бажанням особи, що заповнює цей документ.
Як вже було сказано, приклад заповнення реєстру листків непрацездатності, встановлений для всіх роботодавців, в даний час відсутня.
Саме тому всі фірми мають право заповнювати цей документ на свій розсуд, вказуючи обов'язкові дані в тій формі, яка їм зручна. Робити це вони можуть як в друкованій, так і в електронній формі.
В даний час створюються спеціальні програми, за допомогою яких зручніше створювати реєстр листків непрацездатності.
Розробники 1С врахували, що у роботодавців буде затребувана форма реєстру, тому розробили свою версію програми.
Крім цього, існують і інші програми, що дозволяють створювати цей документ і не побоюватися, що при заповненні будуть забуті будь-які важливі відомості.
Через скільки днів оплачується лікарняний лист після його здачі? Подробиці в цій статті.
Як перевірити справжність лікарняного?
Для того щоб перевірити справжність лікарняного листа. бухгалтерії необхідно зробити ряд дій:
- необхідно уважно оглянути лист, так як він має бути наповнений на спеціальному бланку;
- якщо на ньому немає спеціальних водяних знаків, двенадцатізначний штрих-коду та інших способів захисту від підробок, то цей документ не справжній;
- в тих випадках, коли всі видимі ознаки є, але бухгалтер все ще сумнівається в автентичності, то він може звернутися до ФСС і уточнити у них інформацію за номером документа.
Зразок заяви в ФСС про перевірку лікарняного листа тут.
Саме тому в ФСС можуть відразу сказати роботодавцю, видавався лікарняний лист з таким номером чи ні.