Про затвердження Положення про АРХІВІ, Положення про ПОСТІЙНО ДІЮЧІЙ ЕКСПЕРТНОЇ КОМІСІЇ МІНІСТЕРСТВА ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я Рязанської області
МІНІСТЕРСТВО ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я Рязанської області
Про затвердження Положення про АРХІВІ, Положення про ПОСТІЙНО ДІЮЧІЙ ЕКСПЕРТНОЇ КОМІСІЇ МІНІСТЕРСТВА ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я Рязанської області
З метою забезпечення схоронності документів міністерства охорони здоров'я Рязанської області (далі - міністерства), зберігання документів, їх обліку та відбору на державне зберігання
1. Затвердити і ввести в дію узгоджені з експертно-перевірочною комісією головного архівного управління Рязанської області:
1.1. Положення про архів міністерства згідно з додатком N 1 до цього наказу.
1.2. Положення про постійно діючу експертну комісію міністерства згідно з додатком N 2 до цього наказу.
2. Начальникам всіх структурних підрозділів прийняти зазначені в п. 1 і п. 2 цього наказу Положення до керівництва і обліку в роботі.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника міністра В.І.Грачева.
Додаток N 1. ПОЛОЖЕННЯ ПРО АРХІВІ МІНІСТЕРСТВА ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я Рязанської області
1. Загальні положення
1.2. Міністерство забезпечує збереження, облік, відбір, упорядкування та використання документів Архівного фонду Російської Федерації, що утворюються в його діяльності. Забезпечує відповідно до правил, що встановлюються Росархивом, своєчасну передачу цих документів на державне зберігання.
Всі роботи, пов'язані з підготовкою, транспортуванням і передачею архівних документів, виробляються силами і за рахунок міністерства.
За втрату і псування документів Архівного фонду Російської Федерації посадові особи міністерства несуть відповідальність відповідно до чинного законодавства.
1.3. У міністерстві для зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації і закінчених діловодством документів практичного призначення, справ з особового складу, їх відбору, обліку, використання та підготовки до передачі на державне зберігання створений відомчий архів (далі - архів).
Керівництво міністерства забезпечує архів необхідним приміщенням, обладнанням, кадрами.
1.4. Наказом міністра призначається відповідальна за ведення архіву посадова особа.
1.7. Архів міністерства працює за планами, затвердженими міністром, і звітує перед ним у своїй роботі.
1.8. Контроль за діяльністю архіву міністерства здійснює міністр.
1.9. Організаційно-методичне керівництво діяльністю архіву міністерства здійснює ЦКУ РВ "ГАРО".
2. Склад документів архіву
2.1. В архів надходять:
закінчені діловодством міністерства документи постійного терміну зберігання, що утворилися в діяльності структурних підрозділів міністерства:
- документи з особового складу міністерства;
- науково-довідковий апарат до документів архіву.
3. Завдання і функції архіву
3.1. Основними завданнями архіву є:
3.1.1. комплектування документами, склад яких передбачено розділом 2 цього Положення;
3.1.2. Облік, забезпечення схоронності, створення науково-довідкового апарату, використання документів, що зберігаються в архіві;
3.1.3. підготовка і своєчасна передача документів на державне зберігання з дотриманням вимог, встановлених Росархивом;
3.1.4. здійснення контролю за формуванням і оформленням справ у діловодстві структурних підрозділів.
3.2. Відповідно до покладених на нього завдань архів здійснює такі функції:
3.2.1. приймає не пізніше ніж через 3 роки після завершення діловодством, враховує і зберігає документи структурних підрозділів міністерства, оброблені відповідно до вимог, встановлених Росархивом;
3.2.2. складає і подає не пізніше ніж через 3 роки після завершення діловодством річні розділи описів справ постійного зберігання та з особового складу на розгляд експертної комісії (далі - ЕК) міністерства і ЕПК гаура;
3.2.3. здійснює облік і забезпечує повне збереження прийнятих на зберігання справ;
3.2.4. організовує використання документів:
- інформує керівництво і співробітників міністерства про склад і зміст документів архіву;
- видає в установленому порядку справи, архівні документи або копії документів з метою службового використання для роботи в структурних підрозділах;
- веде облік справ, виданих у тимчасове користування з архіву;
- веде облік виданих архівних копій, архівних виписок, архівних довідок за запитами організацій і заяв громадян;
3.2.5. проводить експертизу цінності документів, що зберігаються в архіві, бере участь в роботі ЕК міністерства;
3.2.6. надає методичну допомогу структурним підрозділам міністерства в складанні номенклатури справ, контролює правильність формування та оформлення справ у діловодстві, а також підготовку справ до передачі в архів міністерства;
3.2.7. щорічно представляє в ЦКУ РВ "ГАРО" відомості про склад і обсяг документів за встановленою формою;
3.2.8. готує і в установленому порядку передає на зберігання ЦКУ РВ "ГАРО" документи, віднесені до архівного фонду Російської Федерації.
4. Права архіву
4.1. Для виконання покладених завдань і функцій архів має право:
4.1.1. контролювати виконання встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах;
4.1.2. запитувати від структурних підрозділів міністерства відомості, необхідні для роботи архіву з урахуванням забезпечення виконання всіх покладених на архів завдань і функцій;
4.1.3. не брати із структурних підрозділів міністерства справи постійного терміну зберігання, з особового складу, документи тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання, оформлення та оброблені з порушенням вимог інструкції з діловодства міністерства, нормативно-методичних документів Росархіву, ЦКУ РВ, Основних правил роботи архівів організацій .
5. Відповідальність
5.1. Відповідальна посадова особа відповідає за виконання покладених на архів завдань і функцій перед керівництвом міністерства. Обов'язки і відповідальність працівників архіву міністерства визначаються посадовими інструкціями, затвердженими в установленому порядку.
Додаток N 2. ПОЛОЖЕННЯ ПРО ПОСТІЙНО ДІЮЧІЙ ЕКСПЕРТНОЇ КОМІСІЇ МІНІСТЕРСТВА ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я Рязанської області
1. Загальні положення
1.1. Постійно діюча експертна комісія (далі - ЕК) міністерства охорони здоров'я Рязанської області (далі - міністерство) створюється для організації і проведення методичної і практичної роботи з експертизи цінності документів, відбору та підготовки до передачі їх на державне зберігання, а також по підготовці справ з особового складу до передачі в відомчий архів.
1.2. ЕК є дорадчим органом при міністрі. Рішення ЕК вступають в силу після затвердження їх міністром, в необхідних випадках (див. П. 3.3 цього Положення) рішення комісії затверджуються після їх попереднього узгодження з експертно-перевірочною комісією (далі - ЕПК) головного архівного управління Рязанської області (далі - гаура).
1.4. ЕК очолюється одним із заступників міністра, її секретарем є посадова особа, відповідальна за архів і діловодство міністерства. Персональний склад ЕК призначається наказом міністра. В якості експертів для роботи в комісії можуть залучатися працівники ЦКУ РВ "ГАРО", гаура.
2. Основні завдання ЕК
Основними завданнями ЕК є:
2.1. Організація і проведення експертизи цінності документів на стадії діловодства, визначення термінів зберігання документів при складанні номенклатури справ і їх формуванні.
2.2. Організація і проведення експертизи цінності документів на стадії підготовки їх до архівного зберігання.
2.3. Організація проведення відбору та підготовки документів до передачі на державне зберігання.
2.4. Контроль за забезпеченням збереження, формуванням і упорядкуванням документів в міністерстві.
3. Основні функції ЕК
Відповідно до покладених на неї завдань ЕК виконує такі функції:
3.1. Організовує та проводить спільно з працівником, відповідальним за архів і діловодство, роботу зі щорічного відбору документів міністерства для їх подальшого зберігання та знищення документів з простроченим терміном зберігання.
3.2. Здійснює методичне керівництво роботою з експертизи цінності документів міністерства і по підготовці їх до архівного зберігання, по розробці номенклатури справ.
3.3. Розглядає, приймає рішення про погодження та представляє:
3.3.1. На твердження ЕПК гаура, а потім на затвердження міністрові:
- опис справ постійного зберігання управлінської документації;
3.3.2. На узгодження ЕПК гаура, а потім на затвердження міністрові:
- зведену номенклатуру справ;
- описи справ з особового складу;
- акти про втрату або несправному пошкодженні документів постійного зберігання;
- Положення про ЕК;
- Положення про архів.
3.3.3. На розгляд ЕПК гаура:
- рішення ЕК про визначення термінів зберігання документів, не передбачених Переліком.
3.4. Подає на затвердження міністра акти про втрату або невиправному пошкодженні документів з особового складу, акти про виділення справ до знищення, крім перерахованих в п. 3.3.1.
3.5. Спільно зі співробітником відділу державних закупівель та правового забезпечення, відповідальними особами за архів і діловодство у відділах ЕК проводить для співробітників міністерства консультації з питань роботи з документами, бере участь у проведенні заходів щодо підвищення їх ділової кваліфікації, а також здійснює контроль за формуванням справ в поточному діловодстві відповідно до номенклатури справ.
4. Права ЕК
4.1. В межах своєї компетенції давати рекомендації співробітникам, відповідальним у відділах за діловодство та архів, і окремим співробітникам міністерства з питань розробки номенклатур справ і формування справ у діловодстві, експертизи цінності документів, розшуку відсутніх справ постійного терміну зберігання та справ з особового складу, впорядкування та оформлення документів.
4.2. Запитувати від керівників структурних підрозділів:
- письмові пояснення про причини втрати, псування або незаконного знищення документів постійного і довгострокового термінів зберігання, в тому числі документів з особового складу;
- пропозиції керівників структурних підрозділів за термінами зберігання справ, що не входять до Переліку.
4.3. Заслуховувати на своїх засіданнях керівників структурних підрозділів про хід підготовки документів до архівного зберігання, про умови зберігання та забезпечення збереження документів, про причини їх втрати.
4.4. Запрошувати на засідання комісії в якості консультантів і експертів фахівців структурних підрозділів міністерства, представників ЦКУ РВ "ГАРО", гаура.
4.5. ЕК в особі її голови, його заступника і секретаря комісії має право не приймати до розгляду та повертати для доопрацювання неякісно і недбало підготовлені документи.
4.6. Інформувати керівництво міністерства з питань що належать до компетенції комісії.
5. Організація роботи ЕК
5.1. ЕК міністерства працює в тісній співпраці з ЕПК гаура і отримує від неї відповідні організаційно-методичні вказівки.
5.2. ЕК працює за річним планом, затвердженого міністром.
5.3. Питання, які стосуються компетенції ЕК, розглядаються на її засіданнях, які проводяться в міру необхідності, але не рідше ніж 2 рази на рік. Всі засідання комісії протоколюються. Надійшли на розгляд ЕК документи розглядаються на її засіданні не пізніше ніж через 10 днів.
5.4. Засідання ЕК і прийняті на ньому рішення вважаються правомочними, якщо в голосуванні взяли участь не менше половини присутніх на засіданні членів ЕК. Право вирішального голосу мають тільки члени ЕК.
Запрошені консультанти і експерти мають право дорадчого голосу, в голосуванні участі не беруть.
Рішення приймаються простою більшістю голосів присутніх на засіданні членів ЕК. При поділі голосів порівну рішення приймає голова ЕК і керівництво міністерства (в необхідних випадках за погодженням з ЕПК гаура).
5.5. Ведення діловодства ЕК, зберігання і використання її документів, відповідальність за їх збереження, а також контроль за виконанням прийнятих ЕК рішень покладаються на секретаря комісії.
Про затвердження Положення про АРХІВІ, Положення про ПОСТІЙНО ДІЮЧІЙ ЕКСПЕРТНОЇ КОМІСІЇ МІНІСТЕРСТВА ОХОРОНИ ЗДОРОВ'Я Рязанської області