ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА ІНСПЕКЦІЯ
По Воронезькій області
Про ПОКУПКИ ОРГАНІЗАЦІЙ за готівку
У господарській діяльності організацій часто виникає необхідність в придбанні матеріальних цінностей (робіт, послуг) для виробничих потреб за готівковий розрахунок. Недотримання визначених умов при документальному оформленні таких операцій нерідко призводить до проблем з податковими та іншими контролюючими фінансово-господарську діяльність органами.
Згідно зі статтею 9 цього Закону всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Саме виправдувальні документи є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік.
Згідно з Федеральним законом "Про бухгалтерський облік" первинні документи приймаються до обліку, якщо вони складені за уніфікованою формою, і тільки господарські операції, по яких не передбачені уніфіковані форми документів, можуть оформлятися документами довільної форми, але з обов'язковим зазначенням обумовлених Законом реквізитів.
Метою цієї статті є акцентування уваги бухгалтера на вимогах, пропонованих до первинних облікових документів при покупці за готівковий розрахунок, а також на деяких "підводні камені", пов'язаних з оформленням і відображенням у бухгалтерському обліку зазначених окремих операцій готівково-грошового обігу.
ВИДАЧА ГОТІВКОВИХ КОШТІВ ДЛЯ
ПРИДБАННЯ МАТЕРІАЛЬНИХ ЦІННОСТЕЙ (РОБІТ, ПОСЛУГ)
Видача готівкою грошових коштів співробітникам з каси організації в даному випадку може здійснюватися:
- або під звіт на господарські та операційні витрати (в розмірах і на строки, що визначаються керівником організації);
- або в порядку відшкодування вироблених співробітником з особистих коштів витрат на потреби організації (за рішенням керівника організації).
Відповідно до порядку ведення касових операцій видача готівки з каси організації проводиться за видатковими касовими ордерами типової міжвідомчої форми КО-2 або належно оформленими іншими документами (платіжним даними, заявам на видачу грошей, рахунками тощо) із зазначенням на цих документах штампа з реквізитами видаткового касового ордера. Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником або головним бухгалтером (або особами, на це уповноваженими).
Для обліку і контролю розрахунків з працівниками організації за виданими їм під звіт сумами на господарсько-операційні витрати призначений рахунок 71 "Розрахунки з підзвітними особами". В обліку видача готівкових коштів під звіт, а також відшкодування перевитрати за авансовим звітом відображаються проводкою:
Особи, які одержали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше 3 днів з дня закінчення терміну, на який вони видані, пред'явити в бухгалтерію звіт про витрачені суми і зробити по ним остаточний розрахунок. При наявності невикористаного залишку грошових коштів цей залишок повинен бути внесений співробітником в касу організації.
Видача готівкових коштів під звіт проводиться за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданим йому авансу.
Надані підзвітними особами авансові звіти про витрачені суми та додані до них виправдувальні документи в бухгалтерії піддаються лічильної перевірці, а також перевірці по суті. При цьому перевіряються правильність оформлення документів, доцільність витрат і відповідність їх призначенням авансу. Перевірені бухгалтерією авансові звіти затверджуються керівником організації.
Співробітники організації, уповноважені проводити закупівлю матеріальних цінностей (робіт, послуг) для виробничих потреб за готівковий розрахунок, повинні бути заздалегідь ознайомлені з нормативними обмеженнями готівково-грошового обігу, а також з вимогами, що пред'являються до документального оформлення таких операцій.
НОРМАТИВНІ ОБМЕЖЕННЯ готівково-грошового обігу
ПРИ ПОКУПКИ ОРГАНІЗАЦІЙ за готівку
Документальне оформлення ПОКУПОК за готівку
У ЮРИДИЧНИХ ОСІБ В РОЗДРІБНОЇ ТОРГІВЛІ
При покупках за готівковий розрахунок в організаціях роздрібної торгівлі продавець зобов'язаний видати покупцеві, а покупець має право вимагати у продавця два документи - касовий чек і товарний чек (або накладну).
- номер касового апарату;
- номер і дату видачі чека;
- вартість (ціну) товару, що продається з податком на додану вартість.
Замість касового чека можлива видача номерного бланка суворої звітності за формами, затвердженими Мінфіном РФ.
Товарний чек (або накладна) відповідно до Закону РФ "Про бухгалтерський облік" повинен містити такі реквізити:
- дату складання документа;
- найменування організації, від імені якої складено документ;
- найменування та вимірювачі придбаного товару (робіт, послуг) в натуральному і грошовому вираженні (назви типу "канцтовари", "господарські товари" і т.п. без розшифровок за видами, кількістю, ціною і вартості кожного виду товару не допускаються);
- посаду і особистий підпис відповідальної особи, завірену штампом (печаткою) організації-продавця.
Єдиний виняток - придбання паливно-мастильних матеріалів за готівковий розрахунок за чеками АЗС, при цьому ПДВ виділяється за розрахунковою ставкою 13,79% від вартості придбаних матеріалів.
У бухгалтерському обліку організації-покупця придбання матеріальних цінностей (робіт, послуг) для виробничих потреб в роздрібній торгівлі за касовими і товарними чеками (або накладними) відбивається проводками:
При цьому документи на придбання за готівковий розрахунок канцелярського приладдя, господарських матеріалів та інших матеріальних цінностей повинні бути зіставлені зі складськими документами на оприбуткування і (або) подальше списання в витрата (передачу в експлуатацію) цих цінностей.
Бухгалтеру важливо звернути увагу на обгрунтованість записів по кредиту рахунків 50, 71 в кореспонденції з рахунками обліку витрат (витрат обігу). Такі записи не можуть бути зроблені лише на підставі документів продавця (касових і товарних чеків), що підтверджують придбання матеріальних цінностей (робіт, послуг), без додаткових документів, складених організацією-покупцем (або за її участю) і підтверджують використання придбаного в процесі власного виробництва .
Такими додатковими документами можуть бути відомості списання матеріалів, вимоги на видачу матеріалів, акти передачі в експлуатацію придбаних МБП, акти приймання виконаних сторонніми організаціями робіт (послуг) виробничого характеру і т.п.
Документальне оформлення ПОКУПОК за готівку
У ЮРИДИЧНИХ ОСІБ (КРІМ РОЗДРІБНОЇ ТОРГІВЛІ)
Процес придбання за готівку матеріальних цінностей (робіт, послуг) у організацій-виробників, організацій оптової торгівлі та інших організацій-юридичних осіб (крім роздрібної торгівлі, громадського харчування та аукціонного продажу товарів), як правило, включає в себе кілька етапів (в будь-який часовій послідовності), кожен з яких оформляється відповідним документом.
Перерахуємо ці етапи:
1. Укладення договорів між юридичними особами, що регламентують їх відносини, а саме договорів купівлі-продажу, підряду, договорів на надання послуг і т.п. оформляються відповідно до вимог Цивільного кодексу РФ. Реалізація товарів покупцеві оформляється накладною (іноді накладна з підписами і печатками обох сторін виступає в якості договору купівлі-продажу). Реалізація робіт (послуг) оформляється актом здачі-приймання, який складається на додаток до відповідного договору.
2. Внесення готівки по майбутнього договору в касу організації-продавця оформляється прибутковим касовим ордером за типовою міжвідомчою формі КО-1. Покупцеві видається квитанція до прибуткового касового ордеру, яка відповідно до Порядку ведення касових операцій завіряється печаткою (штампом) організації-продавця.
Іноді організація-постачальник самостійно отримує готівку за укладеними договорами в касі організації-покупця через своїх підзвітних осіб - інкасаторів, що діють на підставі належно оформлених довіреностей на отримання грошових коштів. У таких випадках організація - покупець виписує розрахунковий касовий ордер на ім'я громадянина, зазначеного в довіреності, і виплачує по ньому необхідну суму при пред'явленні цим громадянином документа, що засвідчує його особу.
У бухгалтерському обліку організації-покупця дані операції відображаються проводками:
- порядковий номер рахунку-фактури;
- найменування та реєстраційний номер постачальника товару (роботи, послуги);
- найменування одержувача товару (роботи, послуги);
- найменування товару (роботи, послуги);
- вартість (ціна) товару (робіт, послуг);
- сума податку на додану вартість;
- дата надання рахунку - фактури.
Рахунок-фактура підписується керівником і головним бухгалтером постачальника, а також особою, відповідальною за відпуск товарів (робіт, послуг) рахунок-фактура підписується покупцем або його уповноваженим представником.
Належним чином оформлений рахунок-фактура є підставою для заліку (відшкодування) покупцеві податку на додану вартість в порядку, встановленому федеральним законом.
При отриманні накладної на відпуск матеріальних цінностей (або акту здачі-приймання виконаних робіт, послуг) і рахунки-фактури в бухгалтерському обліку організації-покупця робляться записи:
Непроста ситуація складається при придбанні матеріальних цінностей (робіт, послуг) організаціями для виробничих потреб у громадян-підприємців (в тому числі в роздрібній торгівлі).
Справа в тому, що отримання від цих громадян-підприємців касових і товарних чеків, квитанцій до прибуткових касових ордерів та інших документів, оформлених також як і при покупках у юридичних осіб, і нерідко навіть завірених печаткою підприємця за чинним Законом РФ "Про прибутковий податок з фізичних осіб "не звільняє організацію-покупця від обов'язку сповістити податкову інспекцію про суми доходу, отриманих громадянами-підприємцями від цієї організації.
Тому співробітник організації, що виробляє закупівлі за готівковий розрахунок, повинен бути проінформований про вимоги, що пред'являються податковим законодавством, і при неможливості отримати достовірні дані про громадянина-підприємця, що продає товари (роботи, послуги), в тому числі в роздрібній торгівлі з застосуванням контрольно-касових апаратів, відмовитися від покупок для потреб організації саме у цього продавця.
Суми, витрачені співробітником в порушення вимог, що пред'являються законом, а також суми за неналежно оформленими документами не можуть бути прийняті до заліку і повинні бути відшкодовані підзвітною особою в касу організації.