(При розробці конкретного Положення необхідно врахувати специфіку вашого підприємства)
1. Загальні положення
1.1. Канцелярія є самостійним структурним підрозділом підприємства і підпорядковується безпосередньо директору.
1.2. Канцелярію очолює завідувач, який призначається і звільняється зі своєї посади наказом директора, відповідно до ТКРФ.
1.3. У своїй діяльності канцелярія керується вимогами законів РФ у відповідній галузі права, директивними вказівками директора і цим Положенням.
Організація і керівництво службою документаційного забезпечення управління на підприємстві.
3.1. Структуру і штати канцелярії стверджує директор підприємства відповідно до штатного розкладу підприємства і з урахуванням обсягів роботи та особливостей праці в канцелярії.
3.2. До складу канцелярії можуть входити інспекція з контролю, групи обробки вхідних, внутрішніх і вихідних документів, експедиція, бюро підготовки організаційно-розпорядчих документів, секретаріат та інші підрозділи.
4.1. Обробка надходить та відправляється документації, доставка її за призначенням.
4.2. Здійснення контролю за термінами виконання документів.
4.3. Організація роботи по реєстрації, обліку та зберігання документів.
4.4. Розробка номенклатури справ, здійснення контролю за правильним формуванням справ в підрозділах підприємства і підготовкою матеріалів до своєчасної здачі в архів.
4.5. Розробка і впровадження пропозицій щодо вдосконалення системи діловодства на підприємстві, комп'ютеризації процесу документаційного забезпечення управління підприємством.
4.6. Вживання заходів до своєчасного забезпечення працівників служби діловодства інвентарем, обладнанням та засобами механізації управлінської праці, ПЕОМ.
4.7. Друкування та розмноження службових документів.
4.8. Участь в підготовці скликаних керівництвом нарад і організація їх технічного обслуговування.
4.9. Оформлення документів на відрядження, реєстрація працівників, які приїжджають на підприємство у відрядження.
5. Взаємовідносини канцелярії з іншими підрозділами підприємства
5.1. З транспортним відділом
Отримує: транспортні засоби для доставки кореспонденції. Представляє: заявки на транспортні засоби.
5.2. З цехами і відділами підприємства
Отримує: проекти наказів та розпоряджень на підпис керівництву; витікаючу з підприємства кореспонденцію.
Представляє: надходить на підприємство кореспонденцію; копії розпорядчих документів; бланки форми згідно з класифікатором, розробленим на підприємстві; методичну допомогу в питаннях ведення діловодства.
6.1. Вимагати від керівників підрозділів і виконавців довідки та інші матеріали, необхідні керівництву підприємства, а також інформацію про виконання документів, рішень і завдань керівництва підприємства.
6.2. Перевіряти правильність ведення діловодства в підрозділах, вказувати керівникам підрозділів на невиявлені вади і вимагати їх усунення.
6.3. Повертати виконавцям документи, оформлені з порушенням встановлених правил діловодства.
6.4. Вказівки канцелярії в межах функцій, передбачених цим Положенням, є обов'язковими до керівництва та виконання підрозділами підприємства.
7.1. Всю повноту відповідальності за якість і своєчасність виконання покладених дійсним Положенням на канцелярію завдань і функцій несе завідувач канцелярією.
7.2. Ступінь відповідальності інших працівників встановлюється посадовими інструкціями.
Кваліфікаційна характеристика «Завідувач канцелярією»
Організовує роботу канцелярії. Забезпечує своєчасну обробку надходить та відправляється кореспонденції, її доставку за призначенням. Здійснює контроль за термінами виконання документів та їх правильним оформленням. Організовує роботу з реєстрації, обліку, зберігання і передачі до відповідних структурних підрозділів документів поточного діловодства, у тому числі наказів і розпоряджень керівництва, з формування справ та їх здавання на зберігання. Розробляє інструкції з ведення діловодства на підприємстві, в установі, організації та організовує їх впровадження. Вживає заходів щодо забезпечення працівників служби діловодства необхідними інструктивними і довідковими матеріалами, а також інвентарем, обладнанням, оргтехнікою, технічними засобами управлінської праці. Здійснює методичне керівництво організацією діловодства в підрозділах, контроль за правильним формуванням, зберіганням і своєчасною здачею справ в архів, підготовку довідок про додержання строків виконання документів. Забезпечує друкування і розмноження службових документів. Бере участь у підготовці скликаних керівництвом нарад і організовує їх технічне обслуговування, оформлення документів на відрядження, реєстрацію працівників, які прибули у відрядження. Керує роботою канцелярії.
Постанови, розпорядження, накази, інші керівні і нормативні документи вищих органів, що стосуються організації діловодства; Єдину державну систему діловодства; стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації; структуру підприємства, установи, організації; організацію діловодства; схеми документообігу; порядок складання номенклатури справ, описів справ постійного і тимчасового зберігання, встановленої звітності; терміни і порядок здачі справ в архів; системи організації контролю за виконанням документів; оргтехніку та інші технічні засоби управлінської праці; основи економіки, організації виробництва, праці та управління; законодавство про працю; правила внутрішнього трудового розпорядку; правила і норми охорони праці.
Вимоги до кваліфікації
Середня професійна освіта без пред'явлення вимог до стажу роботи або професійно-технічну освіту і стаж роботи за фахом не менше 3 років.