Відповідно до п. 2 ст. 786 ГК України укладення договору перевезення пасажира посвідчується квитком. Форма квитка встановлюється в порядку, передбаченому транспортними статутами та кодексами.
Згідно п. 1 додатку до наказу № 134 електронний пасажирський квиток та багажна квитанція в цивільній авіації (далі - електронний квиток) представляють собою документ, який використовується для посвідчення договору перевезення пасажира та багажу, в якому інформація про повітряне перевезення пасажира та багажу представлена в електронно цифровій формі, і мають наступну структуру:
- електронний польотний купон;
- електронний контрольний купон;
- електронний агентський купон;
- маршрут / квитанція (виписка з автоматизованої інформаційної системи оформлення повітряних перевезень).
Наявність електронного польотного купона і маршрут / квитанції є обов'язковою.
Згідно п. 1 додатку до наказу № 322 електронний проїзний документ (квиток) на залізничному транспорті (далі - електронний квиток) використовується для посвідчення договору перевезення пасажира в дальньому сполученні або в приміському сполученні, в якому інформація про залізничне перевезення пасажира представлена в електронно-цифровій формі і міститься в автоматизованій системі керування пасажирськими перевезеннями на залізничному транспорті.
Так, якщо авіаквиток придбаний в бездокументарній формі (електронний квиток), то документами, що підтверджують витрати на придбання авіаквитка, є:
- посадковий талон, який підтверджує переліт підзвітної особи за вказаною в електронному авіаквитку маршруту.
Документом, що підтверджує зроблені витрати на придбання залізничного квитка, є контрольний купон електронного проїзного документа (квитка) (виписка з автоматизованої системи керування пасажирськими перевезеннями на залізничному транспорті) [364].
Разом з тим, в листі № 02-06-05 / 40725 МінфінУкаіни зазначив, що для прийняття установою до обліку витрат на проїзд документами, що підтверджують витрати на придбання електронного квитка, також є документи, що підтверджують оплату працівником електронного квитка, в тому числі третьою особою за дорученням і за рахунок працівника.
Такими документами, наприклад, можуть бути:
- електронний документ (виписка з електронної системи платежу), який підтверджує здійснення працівником установи електронного платежу (у разі здійснення операції з оплати електронного квитка з використанням банківської картки);
- чек контрольно-касової техніки;
- сліпи, чеки електронних терміналів;
- підтвердження кредитної організацією, в якій відкрито підзвітній особі банківський рахунок, який передбачає здійснення операцій з використанням банківської карти, проведеної операції по оплаті електронного квитка.
Вважаємо, що для уникнення можливого конфлікту з контролюючими органами перелік документів, які працівник повинен додати до авансового звіту, слід встановити в обліковій політиці установи.
Слід мати на увазі, що роздруківки маршрут / квитанції електронного квитка та багажної квитанції не захищені від підробок і не містять особистих підписів, печаток, що засвідчують достовірність документа.
Що стосується електронного квитка на автобус - Аероекспрес, зазначимо таке.
Так, відповідно до пп. 1 п. 1 додатку до наказу № 116 в структуру електронного багатоцільового документа входить:
- електронний вартісний купон;
- електронний контрольний купон;
- електронний агентський купон;
Наявність електронного вартісного купона і квитанції є обов'язковою.
Згідно з пп. 2 п. 1 додатку до наказу № 116 квитанція обов'язково оформляється і видається (надсилається в електронному вигляді по інформаційно-телекомунікаційної мережі) пасажиру / особі, яка оплатила послугу. Квитанція є документом суворої звітності. На підставі викладеного вважаємо, що для прийняття до обліку витрат в частині придбання квитків на автобус - Аероекспрес працівником повинна бути представлена квитанція електронного багатоцільового документа. Прийняття до обліку витрат на відрядження на підставі авансового звіту відображено в таблиці 92.
щодо прийняття до обліку витрат на відрядження