Матеріали підготовлені групою консультантів-методологів ЗАТ "BKR-Інтерком-Аудит"
ПММ можуть купуватися організаціями та індивідуальними підприємцями за готівковий розрахунок і за безготівковою формою розрахунків.
За готівковий розрахунок ПММ придбаваються, як правило, на автозаправних станціях безпосередньо водіями, які в даному випадку будуть підзвітними особами.
Підзвітні особи - це фізичні особи, яким видано готівку грошові кошти, а так само інші цінності, з обов'язком подання звіту про їх використання (звідси і поняття - «під звіт»).
Видача готівки під звіт.
Згідно з пунктом 11 Порядку:
«11. Підприємства видають готівку під звіт на господарсько-операційні витрати, а також на витрати експедицій, геолого-розвідувальних партій, уповноважених підприємств і організацій, окремих підрозділів господарських організацій, у тому числі філій, які не перебувають на самостійному балансі і знаходяться поза району діяльності організацій в розмірах і на строки, що визначаються керівниками підприємств.
Видача готівки під звіт на витрати, пов'язані зі службовими відрядженнями, виробляється у межах сум, належних відрядженим особам на ці цілі.
Особи, які одержали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше 3 робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, або з дня повернення їх з відрядження, пред'явити в бухгалтерію підприємства звіт про витрачені суми і зробити остаточний розрахунок по них.
Видача готівки під звіт проводиться за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданим йому авансу.
Передача виданих під звіт готівки однією особою іншому забороняється ».
Як бачимо, даний пункт містить всі основні правила видачі, витрачання та звітування за підзвітними сумами.
Зверніть увагу, що даний документ не встановлює обмежень щодо сум, які організація може видати під звіт на господарсько-операційні витрати. Розмір і термін, на який вони видаються, встановлюються організацією самостійно на підставі наказу керівника.
Готівкові кошти на господарські потреби, в тому числі на придбання ПММ, можуть видаватися тільки певному колу осіб - працівникам організації, список яких затверджується керівником. Значить, в обов'язковому порядку в бухгалтерську службу організації повинен бути наказ, який містить перелік осіб, які мають право отримати готівку під звіт. Як правило, такий наказ видається на поточний рік, але протягом року склад водіїв організації може змінюватися. В такому випадку організації слід видавати додаткові накази.
Термін, на який можуть видаватися підзвітні суми, законодавчо не обмежений, однак, такі терміни організація зобов'язана встановлювати самостійно і закріплювати це положення відповідним наказом.
Для здійснення розрахунків готівкою грошовими коштами кожна організація повинна мати касу і вести касову книгу за встановленою формою. Видача готівкових грошових коштів з каси оформляється видатковим касовим ордером, в якому обов'язково вказується цільове призначення підзвітної суми. Витрачання підзвітних сум на інші цілі не допускається.
Даний документ застосовується для оформлення видачі готівкових грошових коштів з каси організації як в умовах традиційних методів обробки даних, так і при обробці інформації із застосуванням засобів обчислювальної техніки. Видатковий касовий ордер виписується в одному екземплярі працівником бухгалтерії, підписується керівником організації та головним бухгалтером або особою, на це уповноваженим, реєструється в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (форма № КО-3).
Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах (заявах, рахунках та інших) є дозвільний напис керівника організації, підпис його на видаткових касових ордерах не обов'язкова.
Крім підписів касира, головного бухгалтера і керівника видатковий касовий ордер повинен підписати і водій, який отримав грошові кошти. При цьому він повинен обов'язково вказати отриману суму: рублі - прописом, копійки - цифрами, і пред'явити паспорт або інший документ, що засвідчує особу. Касир зобов'язаний записати його паспортні дані в передбаченої графі.
На підставі видаткового касового ордера складається бухгалтерська запис за дебетом рахунка 71 «Розрахунки з підзвітними особами» і кредиту рахунки «Каса» на суму виданих з каси готівкових грошових коштів.
Отримуючи готівку грошові кошти з каси організації на придбання ПММ, підзвітна особа, в нашому випадку водій транспортного засобу, в подальшому зобов'язаний відзвітувати щодо витрачання отриманих сум. Звіт про витрачені підзвітних сумах повинен бути зданий в установлені терміни.
Особи, які одержали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше 3 робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, пред'явити в бухгалтерію організації звіт про витрачені суми і зробити остаточний розрахунок по них. Наприклад, якщо наказом встановлено, що суми видаються під звіт терміном на 1 місяць, то протягом 3 робочих днів після закінчення місяця з дня видачі підзвітна особа повинна подати авансовий звіт.
Бухгалтеру слід перевірити цільове витрачання коштів, виданих під звіт, а також наявність всіх виправдувальних документів, що підтверджують зроблені витрати.
Форма №АО-1 «Авансовий звіт» призначена для застосування юридичними особами всіх форм власності (крім бюджетних установ) і застосовується для обліку грошових коштів, виданих підзвітним особам на адміністративно-господарські витрати.
Авансовий звіт - документ двосторонній, заповнюється він і підзвітною особою і бухгалтером організації. Складається авансовий звіт в одному екземплярі, причому він може бути заповнений і на паперовому, і на машинному носії.
Водій на лицьовій стороні вказує найменування організації, номер і дату авансового звіту, своє прізвище, ініціали, структурний підрозділ, табельний номер (якщо є), професію (посаду) і призначення авансу. Нижче, в лівій частині лицьової форми авансового звіту розташована таблиця, в якій слід вказати відомості про попередній аванс, отриманих в даний час грошових коштах, витраті і залишку.
Крім того, лицьова сторона авансового звіту містить таблицю «Бухгалтерська запис», в яку бухгалтер записує кореспондуючі рахунки і суми. Далі перевіряється цільове витрачання коштів, наявність і правильне оформлення виправдувальних документів і розрахунків, ставиться відмітка бухгалтера про те, що звіт перевірений. Звіт затверджується у відповідній сумі (цифрами і прописом) і ставляться підписи і розшифровки підписів бухгалтера і головного бухгалтера, а також сума залишку або перевитрати (якщо він має місце) і реквізити прибуткових або видаткових документів, за якими грошові кошти видаються або вносяться в касу.
У самому низу лицьовій частині авансового звіту міститься розділ - розписка бухгалтера в тому, що звіт прийнятий до перевірки з усіма доданими документами. У розписці вказуються П.І.Б. підзвітної особи, номер і дата авансового звіту, прописом сума документально підтверджених витрат, кількість документів, що додаються, а також кількість аркушів в цих документах. Після заповнення всього звіту бухгалтер відриває розписку по лінії відрізу і віддає підзвітній особі.
На зворотному боці форми підзвітна особа вказує перелік документів, що підтверджують зроблені витрати, і суми фактичних витрат по ним.
Повністю перевірений звіт затверджується керівником організації (або уповноваженою особою), на лицьовій стороні ставиться його посаду, дата і підпис з розшифровкою. Після цього авансовий звіт приймається до обліку.
Залишок невикористаного авансу здається підзвітною особою в касу організації за прибутковим касовим ордером в установленому порядку. Перевитрата за авансовим звітом видається підзвітній особі за видатковим касовим ордером.
Списання підзвітних грошових сум з підзвітної особи проводиться на підставі даних затвердженого авансового звіту.
Розглянемо порядок заповнення даного документа на конкретному прикладі.
На підставі отриманих документів бухгалтерія прийняла ПММ до обліку.
Уніфікована форма №АО-1
Підзвітна особа _________________ ____ Іванов Г.Н ._____________________
підпис розшифровка підпису
Наступна видача готівки підзвітній особі може проводитися тільки за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданим йому авансу.
У тому випадку якщо у підзвітної особи на руках залишилася сума невикористаних коштів, повторна видача іншої підзвітної суми не допускається. Підзвітна особа зобов'язана суму невикористаного авансу повернути в касу організації. Передача виданих під звіт готівкових коштів однією особою іншій забороняється. На це положення бухгалтеру необхідно звернути серйозну увагу, так як наша аудиторська практика показує, що нерідко в організаціях видаються підзвітні суми без повного звіту підзвітної особи по раніше виданим авансом.
До авансового звіту повинні бути прикладені всі документи, що підтверджують зроблені підзвітною особою витрати, зокрема всі видані на АЗС чеки контрольно-касової техніки (далі ККТ).
ü найменування організації;
ü ідентифікаційний номер організації-платника податків;
ü заводський номер контрольно-касової машини;
ü порядковий номер чека;
ü дата і час покупки (надання послуги);
ü вартість покупки (послуги);
ü ознака фіскального режиму.
ü заводський номер машини;
ü програмований найменування АЗС, не менше 20 символів;
ü порядковий номер операції;
ü дата продажу (купівлі);
ü час продажу (купівлі);
ü сума продажу (купівлі) (крім непрямої безготівкової оплати);
ü марка нафтопродуктів;
ü ідентифікатор (номер) оператора;
ü кількість нафтопродуктів;
ü номер паливороздавальної колонки;
ü вид оплати;
ü номер картки при безготівковій оплаті;
ü сума, внесена покупцем, і сума здачі при наявній оплаті;
ü ідентифікаційний номер платника податків (ІПН) підприємства (АЗС) з фіскальної пам'яті ККТ;
ü поле для позначки про номер та суму чека корекції, не менше 15 символів.
Відображення підзвітних сум в бухгал Терском обліку.
Для відображення розрахунків з працівниками за підзвітними сумами Планом рахунків бухгалтерського обліку призначений спеціальний рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами».
На даному рахунку збирається вся інформація про розрахунки з працівниками за сумами, виданими їм під звіт на господарсько-операційні та інші витрати.
На видані під звіт суми рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами» дебетується в кореспонденції з рахунками обліку грошових коштів. На витрачені підзвітними особами суми рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами» кредитується в кореспонденції з рахунками, на яких обліковуються витрати і придбані цінності, або іншими рахунками в залежності від характеру зроблених витрат.
Підзвітні суми, не повернуті працівниками у встановлені терміни, відображаються за кредитом рахунка 71 «Розрахунки з підзвітними особами» і дебету рахунки 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей». Надалі ці суми списуються з рахунку 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей» в дебет рахунків:
70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» (якщо вони можуть бути утримані з оплати праці працівника);
73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями» (коли вони не можуть бути утримані з оплати праці працівника).
Аналітичний облік за рахунком 71 «Розрахунки з підзвітними особами» ведеться по кожній сумі, виданої під звіт.
«Всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік ».
Облік суми ПДВ при придбанні ПММ за готівковий розрахунок.
При придбанні ПММ за готівковий розрахунок у бухгалтерів організацій нерідко виникає питання про застосування відрахувань з ПДВ.
Звернемося до пункту 2 статті 171 НК РФ. У ньому сказано:
«2. Відрахуванням підлягають суми податку, пред'явлені платникові податків при придбанні товарів (робіт, послуг), а також майнових прав на території Російської Федерації або сплачені платником податків при ввезенні товарів на митну територію Російської Федерації в митних режимах випуску для внутрішнього споживання, тимчасового ввезення та переробки за межами митної території або при ввезенні товарів, що переміщуються через митний кордон Російської Федерації без митного контролю та митного оформлення, щодо:
1) товарів (робіт, послуг), а також майнових прав, придбаних для здійснення операцій, визнаних об'єктами оподаткування відповідно до цього розділу, за винятком товарів, передбачених пунктом 2 статті 170 цього Кодексу;
2) товарів (робіт, послуг), придбаних для перепродажу ».
Зазначені відрахування відповідно до пункту 1 статті 172 НК РФ виробляються, зокрема, на підставі рахунків-фактур, виставлених продавцями при придбанні платником податку товарів (робіт, послуг), майнових прав.
Згідно з пунктом 7 статті 168 НК РФ при реалізації товарів за готівковий розрахунок організаціями та індивідуальними підприємцями роздрібної торгівлі, а також іншими організаціями та індивідуальними підприємцями, які виконують роботи, надають платні послуги безпосередньо населенню, вимоги щодо оформлення розрахункових документів і виставлення рахунків-фактур вважаються виконаними, якщо продавець видав покупцеві касовий чек або інший документ встановленої форми.
Договір роздрібної купівлі-продажу регулюється главою 30 ГК РФ. Згідно зі статтею 492 Цивільного кодексу України за договором роздрібної купівлі-продажу продавець, який здійснює підприємницьку діяльність з продажу товарів у роздріб, зобов'язується передати покупцеві товар, призначений для особистого, сімейного, домашнього чи іншого використання, не пов'язаного з підприємницькою діяльністю.
Якщо заправка разова і у організації не укладено договір з постачальником, як правило, АЗС відмовляються видавати таким покупцям рахунки-фактури, і виникає питання, куди в такому випадку слід відносити суму сплаченого ПДВ.
Розглядаючи порядок формування вартості ПММ, ми відзначали, що згідно з пунктом 5 ПБУ 5/01 ПММ приймаються до бухгалтерського обліку за фактичною собівартістю, при цьому до фактичних витрат на придбання відносяться і суми невідшкодовуваних податків, що сплачуються у зв'язку з придбанням цих ПММ. Отже, в бухгалтерському обліку первісна вартість ПММ буде сформована з урахуванням невідшкодовуваних ПДВ. Відносно податкового обліку ситуація дещо інша.
У пункті 2 статті 170 НК РФ зазначено, що суми ПДВ, пред'явлені покупцю при придбанні товарів (робіт, послуг), враховуються у вартості таких товарів (робіт, послуг) в наступних випадках:
«1) придбання (ввезення) товарів (робіт, послуг), в тому числі основних засобів і нематеріальних активів, що використовуються для операцій з виробництва і (або) реалізації (а також передачі, виконання, надання для власних потреб) товарів (робіт, послуг ), що не підлягають оподаткуванню (звільнених від оподаткування);
2) придбання (ввезення) товарів (робіт, послуг), в тому числі основних засобів і нематеріальних активів, що використовуються для операцій з виробництва і (або) реалізації товарів (робіт, послуг), місцем реалізації яких не визнається територія Російської Федерації;
3) придбання (ввезення) товарів (робіт, послуг), в тому числі основних засобів і нематеріальних активів, особами, які не є платниками податків податку на додану вартість або звільненими від виконання обов'язків платника податків щодо обчислення та сплати податку;
4) придбання (ввезення) товарів (робіт, послуг), в тому числі основних засобів і нематеріальних активів, майнових прав, для виробництва і (або) реалізації (передачі) товарів (робіт, послуг), операції з реалізації (передачі) яких не визнаються реалізацією товарів (робіт, послуг) відповідно до пункту 2 статті 146 цього Кодексу, якщо інше не встановлено цією главою ».
Як бачимо, текст НК РФ не містить розглянутого випадку, коли платник податків має право врахувати суму ПДВ у вартості ПММ.
З вищевикладеного випливає, що якщо сума ПДВ не виділено в чеку АЗС окремим рядком, то вона буде врахована в «податкової» вартості ПММ. Якщо ж сума ПДВ в чеку виділена окремим рядком, то врахувати її в первісної вартості ПММ не вдасться. Дану суму організація зможе списати лише за рахунок коштів, що залишилися після оподаткування.