Ці внутрішні документи повинні включати такі обов'язкові реквізити, а також мати відповідну форму.
Порушення правил видання може спричинити недійсність розпорядження.
Саме тому юристи рекомендують приділяти складанню наказів по основній діяльності особливу увагу.
Розпорядження голови компанії складається на аркушах формату А4 машинописним способом. Щоб уникнути фальсифікації фахівці рекомендують використовувати фірмові бланки компанії.
Видання документа здійснюється в кілька етапів. Керівник доручає секретарю підготувати текст наказу і провести узгодження з основними фахівцями компанії. Як правило, на розпорядженні проставляються візи юриста, головного бухгалтера, інженера та інших керівників. Тільки після схвалення провідними співробітниками проект буде направлений на підпис глави організації.
Ознайомлення з документом проводиться в одній з наступних форм:
1. Розміщення наказу у вільному доступі
Один примірник розпорядження поміщається на стенд в приймальні або іншому встановленому локальними актами компанії місці. Допускається публікація документів на офіційному сайті в світовій мережі.
2. Ознайомлення кожного працівника
Які помилки допускають компанії і підприємці?
Визнання наказів по основній діяльності недійсними в практиці зустрічається досить часто.
Найбільш поширеними причинами є:
• порушення порядку видання документа;
• відсутність підпису керівника або його заступника на оригіналі;
• протиріччя вказівок з чинним законодавством країни;
• нехтування процедурою офіційного ознайомлення співробітників з текстом наказу;
• покладання на посадову особу обов'язків, не передбачених трудовим договором та інструкціями, без відповідної оплати.
Одним із засобів захисту організації від визнання наказів недійсними є проведення правової експертизи. Комплексна юридична оцінка документа дозволяє своєчасно виявляти всі помилки і вносити виправлення. Спеціаліст зобов'язаний вказати на порушення формального характеру, а також описати правові аспекти.
На завершення слід нагадати, що організація повинна забезпечити грамотний облік всіх виданих наказів. Дані про документи вносяться в спеціальні регістри уповноваженими співробітниками.