1С вміє готувати будь-яку звітність, але для цього потрібно постійно підтримувати актуальний стан бухгалтерської бази. Хтось повинен завести в систему первинні документи, імпортувати і провести банківську виписку, створити і провести облікові документи. А ще виправити помилки, що виникли під час роботи. Це важлива робота, але вона займає багато часу.
Наприклад, щоб обробити банківську виписку, за кожним платежем потрібно визначити, до якого виду операції він відноситься: оплата постачальнику, повернення покупцеві, зняття готівки, видача позики контрагенту і так далі. Бухгалтер, знаючи особливості клієнта, точно визначить вид операції та правильно проведе платіж в 1С.
Але кожен оброблений бухгалтером платіж означає, що з ростом клієнтської бази доведеться збільшувати штат бухгалтерів. Ми порахували, що майбутнього з таким підходом у нас не буде.
Вирішили розвивати машинне навчання і створити штучний бухгалтерський інтелект, щоб з його допомогою автоматизувати ведення бухгалтерії. 90% всіх бухгалтерських операцій система буде виконувати сама, і лише в 10% знадобиться участь людини.
Андрій - власник невеликої кав'ярні в Москві. Кожен день він закуповує продукти у постачальників, годує москвичів відмінною випічкою і пригощає кавою.
Облік веде в iiko. а бухгалтерію довіряє Кнопці. Первинні документи акуратно збирає і раз в тиждень привозить до нас в Московський офіс. Ми працюємо з первинним: скануємо, сортуємо і відправляємо контрагентам. Клієнту документи доступні в хмарі, оригінали зберігаємо у вогнетривких шафах, а скани відразу потрапляють на конвеєр документів.
Насамперед первинку Андрія ми скануємо і отримуємо pdf з усіма документами в одному файлі. Щоб розділити документи, в роботу вступає робот Раскукожка. Він перетворює пдфку в 150 джіпег.
Потім робот Сортувальник дивиться на кожен скан і розуміє, який з документів - акт, який - УПД, а який - товарна накладна. Він акуратно сортує їх і кладе в потрібну папку.
Потім весь текст в документі розпізнається іншим роботом. Він визначає назву клієнта, контрагента, дату, номер і всю фактурну частина.
І тільки після цього скан потрапляє до бухгалтеру:
Бухгалтеру залишається все перевірити і натиснути кнопку «Зберегти».
Далі в роботу включається робот Провідник, він зберігає кожен документ в 1С і проводить його.
Після цього бухгалтер Ірина відправляє Андрію готовий звіт і попередню суму податку. Андрій щасливий, заздалегідь знає попередню суму податку і може її скорегувати. Як - підкаже бухгалтер.
Провести виписки з банку теж дуже легко: робот Забіратель дістає виписку з банку, а робот Проізводітель_випіскі проводить її в 1С.
Як навчали роботів
Роботи, вони як люди, тільки працюють швидше і менше помиляються. Вони теж вчаться: спочатку спостерігають за чужий роботою і запам'ятовують, як виглядають документи, що на них написано і чим вони відрізняються. Згодом вони починають самостійно визначати вид операції або документ.
Для навчання роботів ми використовували кілька алгоритмів. Почали з самого простого, вибрали найточніший для нашого випадку. З його допомогою автоматизували бухпроцесси і навчили роботів працювати з точністю в 97%.
Але просто вибрати алгоритм - недостатньо. Нічого не вийде без бази клієнтів, операцій по ним і ручного навчання. Важливо забезпечити стабільне і щоденне навчання робота. Двома бухгалтерами і п'ятьма клієнтами не обійтися - так доведеться вчити робота багато років. Чим більше база, тим швидше навчається робот.
У нас 11 обслуговуючих команд, в кожній від 4 до 9 бухгалтерів. Ми впровадили єдиний принцип бухгалтерського обліку для всіх клієнтів і розробили метрики, які допомагають стежити за показниками роботи і оперативно виправляти помилки. Щоб привести все до однаковості, нам було потрібно більше року.
Дуже допомогло поділ бухгалтерів. У сфері бухгалтерського аутсорсингу люди слабо ділять роботу на ролі. Ми розділили бухгалтерів на консультують і ведучих, щоб підприємцю не доводилося вибирати між оперативної консультацією і якісно зробленої роботою. Тепер частина бухгалтерів Кнопки спілкуються з клієнтами і роблять документи. А інші безперервно ведуть облік: працюють в 1С, заводять документи, готують і відправляють звіти державі.
Так ми навчилися обробляти велику кількість даних за один день. Тепер цю роботу вже виконує робот, а не людина. Робот менше помиляється, і ми оперативно отримуємо якісний баланс і облік.
Використання алгоритмів машинного навчання дозволяє нам збільшувати клієнтську базу і при цьому не наймати нових співробітників.
Для бухгалтерів Кнопки робочий процес спрощується і дозволяє за короткий термін перевірити правильність виконаних операцій і щось поправити, якщо потрібно. Алгоритм самонавчальний, кожне виправлення бухгалтера удосконалює процес і покращує алгоритм.
Не так давно Мінфін прогнозував заміну бухгалтерів на штучний інтелект і поступове зникнення професії бухгалтера. Не хвилюйтеся, зовсім без бухгалтерів не залишимося, але відбір пройдуть явно кращі. Вони і будуть керувати роботами.
Ми вважаємо, це непогано - навіщо нам 5 мільйонів бухгалтерів на населення в 145 мільйонів? Для порівняння, в США при населенні в 300 мільйонів налічується трохи більше мільйона бухгалтерів.
Ми віримо, що в найближчому майбутньому за рахунок штучного інтелекту якість бухгалтерського і податкового обліку виросте в рази, при цьому бухгалтерський супровід для підприємців подешевшає.
Кнопка - велика бухгалтерська компанія. За 3,5 року ми попрацювали з 2022 підприємцями. У нас працюють 74 бухгалтера і 12 розробників. Наші бухгалтери ведуть облік тисячі клієнтських баз в системі 1С: Підприємство. Для зберігання баз використовуємо технологію хмарної системи 1сFresh, а роботи і веб-додатки живуть в хмарі Microsoft. Так ми впевнені, що всі документи, бази клієнтів і інші дані в безпеці.
• Кнопка - технологічна компанія, ми прагнемо до розвитку, працюємо над створенням штучного інтелекту і постійно покращуємо бухпроцесси.
• Машинне навчання дозволило нам на 97% автоматизувати роботу і скоротити кількість людських помилок.
• Щоб навчити робота і отримати високу точність, потрібно вибрати алгоритм, мати велику базу клієнтів, ще більшу кількість операцій по ним і створити атмосферу, в якій всі бухгалтери обслуговують клієнтів однаково, злагоджено і чесно.
• Завдяки роботам, наші бухгалтери займаються дійсно важливими речами, а клієнти отримують відповіді вчасно.
• З допомогою кнопки надійніше. Приєднуйтесь :)
Всі статті ми анонсуємо в Телеграма. Ще там знайдете новини, поради та Лайфхак для підприємців. Приєднуйтесь :)
Хочете стати клієнтом Кнопки?
Кнопка, спасибі за відповіді.
Ще цікавий момент, зі зміною первинки: якщо приходить нова версія накладної на купівлю (з невеликими виправленнями), яку вже обробили, всюди ввели і розклали. Доводиться розкладати і обробляти вручну, або вже навчили робота це робити. зберігайте ви першу версію ськана документа?