Положення про підзвіті - не обов'язково, але корисно

Положення про підзвіті - не обов'язково, але корисно

У бухгалтера тепер виникають і інші питання: а чи потрібен наказ з переліком підзвітних осіб, і де потрібно прописувати порядок розрахунку з працівниками за виданими сумами і терміни подання авансового звіту? І чи потрібно вам Положення про підзвіті? Давайте шукати відповіді разом.







Навіщо потрібно Положення про підзвіті

Незалежно від використовуваної системи оподаткування (загальна, спрощена, ЕНВД), кожен керівник повинен затвердити основні правила в розрахунках з підзвітними особами, які будуть діяти в організації. Що ж повинно знайти відображення в цих правилах? На свій розсуд керівник може встановити (п.4.4 Положення):

1. Перелік підзвітних осіб, яким дозволено отримання грошових коштів.

2. Терміни перевірки авансових звітів від працівників.

3. Терміни остаточного розрахунку з працівниками.

Все це можна зробити в єдиному документі - Положенні про розрахунки з підзвітними особами, яке затверджується наказом керівника. Цей документ не є обов'язковим, однак наявність його в організації виправдано - це єдиний документ, в якому прописуються всі правила розрахунків з підзвітними особами, що діють в організації. Працівники знайомляться з ним під розпис, в результаті менше питань «А коли мені здати звіт?» І запізнень з авансовими звітами.

Основні елементи Положення

Положення про підзвіті може включати наступні моменти.

1. Умови видачі працівникові грошових коштів підзвіт. Згідно з Положенням, працівник може отримати гроші за умови, що борг за попереднім авансом погашений повністю. Зверніть увагу: працівник зобов'язаний не просто відзвітувати за попереднім авансом (здати авансовий звіт), як було раніше, а саме повністю повернути залишок попереднього.







2. Наявність заяви. Працівник для отримання грошових коштів під звіт пише заяву, в якій зазначає суму грошових коштів і цілі видачі. Протягом, наприклад, 2 днів керівник розглядає заяву і на ньому вказує своє рішення: суму і термін видачі, ставить підпис і дату.

3. Терміни видачі після підписання заяви. Наприклад, на підставі заяви працівник отримує грошові кошти в касі за видатковим касовим ордером протягом 3 робочих днів. При цьому працівником пред'являється паспорт.

4. Від чийого імені робляться покупки при видачі грошей на господарські потреби. Можна встановити, що покупки робляться працівником від імені організації. Для цього працівнику бухгалтерією видається довіреність. Для покупок в роздрібному магазині довіреність не потрібна.

Підтверджуючі документи, які необхідні для складання авансового звіту. На цей пункт зверніть особливу увагу працівників, тому що при відсутності підтверджуючих документів, визнання витрат стане неможливим.

При придбанні товарів (послуг, робіт) співробітник повинен отримати від продавця бланк суворої звітності або чек ККТ. У магазині роздрібної торгівлі видається товарний чек. При покупці товарів в оптовій компанії видається квитанція до прибуткового касового ордеру, рахунок-фактура і накладна. При замовленні послуг також видається квитанція до прибуткового касового ордеру, рахунок-фактура, а замість накладної - договір і акт виконаних робіт (замовлення-наряд).

5. Дотримання ліміту готівкових розрахунків між організаціями, індивідуальними підприємцями. За одним договором ліміт розрахунків становить 100 000 руб.

6. Терміни надання працівником авансового звіту. У Положенні чітко обмовляється, що працівник зобов'язаний здати авансовий звіт з виправдувальними документами протягом 3 робочих днів з дня закінчення терміну видачі грошей під звіт або з дня виходу на роботу. Зверніть увагу працівників на те, що за затримку звіту йому може бути нарахований ПДФО. З цієї ж причини варто хоча б раз на місяць проводити ревізію рахунку 71 на наявність простроченої заборгованості

7. Терміни перевірки авансового звіту бухгалтером, головним бухгалтером, терміни підписання авансового звіту директором в робочих днях.

8. Терміни здачі залишку невикористаного авансу в касу після підписання авансового звіту або виходу на роботу.

9. Роз'яснення працівникам, що в разі неповернення залишку підзвітних сум у встановлений термін, він утримується з їх заробітної плати. Для цього складається наказ на утримання, і працівник знайомиться з ним. Порядок утримання також можна прописати в Додатку.

До Положення також доцільно затвердити Програми, наприклад, зразки написання заяви на видачу під звіт, довіреності на отримання готівки, зразки заповнення авансового звіту, список підзвітних осіб та ін.

Про те, як правильно написати заяву на видачу грошей під звіт і як керівнику його завізувати, написано тут. Як правильно заповнити авансовий звіт, дивіться тут.