Подорожній лист - документ, на підставі якого враховуються витрати на ПММ (паливно-мастильні матеріали). Друкована форма (форма по ОКУД № 0345001) не є обов'язковою для всіх організацій, крім транспортних компаній. У типових конфігураціях 1С 8.3 немає друкованої форми подорожнього листа (можна додати як зовнішню), але реалізовано кілька способів обліку витрат на ПММ:
- За авансовими звітами
- за талонами
- За паливними картками
Розглянемо деякі особливості кожного з них.
Облік ПММ за авансовими звітами
Схема обліку виглядає наступним чином:
- Видача готівки підзвітній
- Оформлення авансового звіту
- Повернення готівки в касу
- Списання витрат на ПММ за паливними картками
На рис.1 зображено авансовий звіт, в якому відображені відразу кілька операцій: звіт про виданий аванс, оприбуткування бензину на склад, дані про рахунок-фактуру (якщо такий є).
На рис.2 можна бачити проводки документа. Щоб рахунки обліку за номенклатурою «Бензин АІ-92» заповнилися автоматично, необхідно в регістрі відомостей «Рахунки обліку номенклатури» додати рядок для групи «ПММ» (див. Рис.3)
Друковану форму подорожнього листа можна підключити як зовнішній звіт або обробку в довідник «Додаткові звіти і обробки» (див. Рис.4). Сам звіт доведеться замовляти у фахівців або купувати на Інфостарте.
Повернення грошей за авансовим звітом (в нашому прикладі це 8 руб.) Оформляється документом «Прибутковий касовий ордер», який заповнюється автоматично в режимі «Ввести на підставі» з документа «Авансовий звіт».
Документ «Вимога-накладна» використовується для списання бензину на витрати.
Облік ПММ в 1С 8.3 за талонами
Схема обліку в даному випадку виглядає так:
- Купівля талонів
- видача талонів
- Облік використаних талонів
- списання витрат
Купівля талонів оформляється документом «Надходження грошових документів», який знаходиться в розділі «Банк і каса». Розрахунки ведуться в кореспонденції з рахунком 76.05.
Видача талонів оформляється документом «Видача грошових документів», який знаходиться також в розділі «Банк і каса» (див. Рис.7 і рис.8).
Використані талони враховуються в документі «Авансовий звіт» (див. Рис.9 і рис.10).
Використаний бензин списується на рахунки витрат документом «Вимога-накладна», як і в першому пункті. Подорожній лист також можна викликати як зовнішній звіт з довідника «Додаткові звіти і обробки».
Списання ПММ за паливними картками
На відміну від талонів, паливні картки враховуються не як грошові документи. а як бланки суворої звітності на позабалансовому рахунку 006.
У загальному вигляді схема обліку складається з наступних пунктів:
- Оприбуткування паливної карти
- Оприбуткування бензину, що надійшов по паливній карті
- Списання витрат.
Оприбуткування вартості паливної карти можна оформити як надходження послуги - см. Рис.11 і рис.12. А саму карту врахувати на рахунку 006 ручною операцією (рис.13)
Надходження палива оформляється документом «Надходження товарів, послуг» (див. Рис.14, рис.15).
Списання ПММ в 1С 8.3
Списання бензину та інших паливно-мастильних матеріалів оформляється однаково для всіх варіантів обліку ПММ документом «Вимога-накладна» (рис.16, рис.17).
Вартість бензину, що списується на витрати, враховується за середньою.
На закінчення - маленька порада, як списувати ПММ за дорожніми листами по кожному транспортному засобу. У всіх вищенаведених прикладах використовувався один склад для оприбуткування палива. Якщо створити свій склад на кожен автомобіль, то можна враховувати залишки і обороти по кожній одиниці транспорту.