Готуючи чергову Службову записку своєму керівнику, я трохи перестарався. Служебкі вийшла на 30 сторінок з таблицями, схемами та графіками. Озаглавлений цей документ «Як створити в компанії ефективну систему». Кому-то це може здатися банальним і нецікавим, але багато, мені здається, зможуть знайти в цьому щось корисне для себе або свого бізнесу.
мета бізнесу
структура бізнесу
Бізнес - це система. Компанія - це взаємопов'язані частини одного великого механізму, кожна з яких вирішує конкретну задачу на шляху до досягнення мети (див. Вище). І як в будь-якому складному механізмі, некоректна робота одного, нехай навіть самого малого, вузла призводить до нестабільної роботи всієї системи. (Бажаючі переконатися можуть підійти до свого автомобіля і зрізати ремінь ГРМ).
Сприйняття бізнесу, як механізму, дає нам розуміння декількох базових принципів, які очевидні, але вислизають від нас кожен раз, коли ми дивимося на нашу компанію. Отже, ми домовилися, що
Компанія - це складний механізм (система) для заробляння грошей сьогодні і в майбутньому.
На основі однієї лише цієї передумови можна зробити кілька висновків. Деякі з них здадуться очевидними, деякі зовсім безглуздими. Але, як пам'ятаєте, ми домовляємося про базові поняття:
Висновок 1: Існують загальні закони існування і розвитку систем, незалежні від оточення: техніка, суспільство, біологія і т.д. І бізнес-система цим законам теж підпорядковується.
Як приклад згадаємо вже зламаний нами ГРМ. У формі закону це можна було б сформулювати так: «Висновок з ладу елемента, який бере участь у виконанні ключової функції системи, робить непрацездатною всю систему незалежно від кількості інших елементів».
Висновок 2: Система створюється для реалізації однієї головної функції, і це досягається шляхом виконання кінцевого набору послідовних операцій (підфункцій). Якість і швидкість реалізації головної функції залежить від вірно обраної послідовності і якості виконання підфункцій.
Зрушити автомобіль = забрати порцію палива -> підірвати паливо -> передати енергію
Висновок 3: Зв'язки між елементами системи так само важливі, як і самі елементи.
Я впевнений, в ваших автомобілях стоять непогані двигуни. Досить імовірно, ви використовуєте хороші шини. Але якщо їх не зв'язати в єдине ціле, то, як би хороші вони не були, автомобіль нікуди не рушить.
Висновок 4: У загальній масі подфункций існує критична ланцюг, що забезпечує основну функцію і необмежену кількість побічних ланцюгів, що поліпшують, що заважають або які не впливають на основну.
Основна функція мого автомобіля - перевозити мене. Подфункция «амортизувати нерівності дороги» покращує основну, «зберігати речі в багажнику» - погіршує, «відтворювати музику» - ніяк не впливає на ходові якості і швидкість пересування. Зверніть увагу, що якщо б основна функція була «демонструвати мій статус», то вплив подфункций значно б змінилося.
Керування бізнесом
Очевидно, що складна система повинна якось регулюватися. Розуміючи, що мінімальний структурною одиницею компанії є конкретний працівник, розумно припустити, що і управляти (реалізовувати функцію управління) буде теж людина. При цьому для всіх очевидно, що завдання прибиральниці - містити офіс в чистоті. Її функція - «чистити офіс». Так і у будь-якого управлінця є своя функція.
Завдання підприємця полягає в тому, щоб побудувати і підтримувати систему, здатну максимально ефективно виконувати свої функції, споживаючи при цьому мінімально необхідну кількість ресурсів.
При цьому будь-яка компанія має структурні підрозділи, на чолі яких стоїть управлінець. Завдання і функція управління проходить через всю оргструктуру компанії: генеральний директор організовує роботу відділів, керівники відділів організують роботу рядових співробітників, рядові співробітники організовують роботу своїх інструментів. Чим ефективніше реалізується функція управління на кожному рівні, тим краще працює компанія в цілому і тим менше споживає ресурсів.
Важливе зауваження: ефективна робота - не означає завантаженість на 100%!
Структура цього документа
Якщо не брати до уваги даного розділу і укладення, то документ розбитий на чотири частини, що описують компанію з різних боків, а саме:
Важливо розуміти, що рознесення в різні розділи не означає, що ці складові ізольовані один від одного і можуть розглядатися окремо. Такий розподіл дуже умовно і продиктовано різницею в підходах до опису, але не більше.
Розділ «Бізнес-процеси» є найбільш значущим в документі, оскільки процесний підхід має величезний інструментарій для побудови і опису ефективних організацій. При цьому я абсолютно впевнений, що побудова структури процесів первинно при розгляді будь-якої системи. Спочатку необхідно зрозуміти, ЩО робить система, а потім вже за допомогою ЯКИХ ресурсів.
«Фінанси» слідують відразу ж за бізнес-процесами, оскільки, як ми зазначали раніше, є необхідною умовою життєздатності компанії. Крім цього опис фінансових потоків дуже близько до процесного підходу і багато в чому перегукується з ним.
Наступним кроком є розумним скоординувати людей, що складають нашу організацію, оскільки без них два попередніх пункту є не більше ніж гарною теорією.
І фінальний етап - «ринок», оскільки ми можемо виробляти найкращий продукт, за найменші гроші зусиллями найталановитіших людей, але якщо він не потрібен на ринку, то все вищеописане не має сенсу.
Ще раз акцентую увагу, що розташування розділів в цьому порядку не означає, що ми спочатку робимо одну, потім друге і т.д. Будь-яке наше рішення ми зобов'язані розглядати з цих чотирьох точок зору ОДНОЧАСНО. Представлений порядок - не більше ніж спосіб оповіді.