Глава 2. уніфікація і стандартизація документів. уніфіковані системи документації
Розвиток науки і техніки, виникнення нових форм власності, розширення економічних і культурних зв'язків, активізація громадських процесів привели до різкого збільшення обсягів інформації, необхідної для управлінської діяльності. Від ручної обробки інформації, що міститься в документах, яка застосовувалася ще на початку XX століття, до механізованої, а потім і автоматизованої таким шляхом проходив процес раціоналізації роботи з документами. Однак не можна автоматизувати безлад, необхідно спочатку впорядкувати документацію, яку потрібно буде обробляти і використовувати.
Основним напрямком удосконалення роботи з документами є уніфікація і стандартизація. Під уніфікацією розуміється приведення чогось до єдиної системи, формі, однаковості.
Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних в управлінській діяльності документів, типізації їх форм, встановлення однакових вимог до оформлення документів, що створюються при вирішенні однотипних управлінських завдань, зниження трудових, тимчасових і матеріальних витрат на підготовку і обробку документів, досягнення інформаційної сумісності баз даних, створюваних в різних галузях діяльності.
Управлінська діяльність будь-якої організації характеризується набором функцій, які вона виконує. Є ряд типових функцій, які характерні для будь-якої організації, організаційно-розпорядча діяльність, планування, облік і звітність і ін. Є специфічні (галузеві) функції, які можуть бути відсутніми в організації: наприклад, освітня діяльність властива не будь-якої організації.
Кожна управлінська функція реалізується через комплекс (систему) документів, характерних тільки для даної функції. Сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками проходження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до оформлення, називається системою документації.
Системи документації можуть бути функціональними і галузевими. У галузевих системах документації відбувається документування відповідних видів діяльності та відображення їх специфіки. Наприклад, в систему документів за освітою (загального, середньої професійної, вищої, післявузівської та т. П.) Будуть включені документи, що характеризують особливості освітньої діяльності в залежності від виду освітньої організації. Співвідношення функціональних і галузевих систем документів в діяльності організації залежить від характеру діяльності, компетенції організації та інших факторів.
Але завжди в будь-якій організації є організаційна, виконавча і розпорядча діяльність, яка реалізується через систему організаційно-розпорядчої документації (ОРД).
Організаційно-розпорядча документація, в якій фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів та посадових осіб, тісно пов'язана як з галузевими, так і з функціональними системами.
Система організаційно-розпорядчої документації представляє для інших систем правову основу, тому так важливо і необхідно було провести уніфікацію цієї системи документації.
Уніфікація документів передбачає:
встановлення номенклатури діючих в рамках системи уніфікованих форм документів;
розробку єдиної моделі (схеми) побудови документів системи з використанням, як правило, формуляра-зразка;
розробку структур документів;
створення загальних синтаксичних правил побудови документів.
При проведенні уніфікації документів враховувалися всі вимоги до документів на всіх стадіях їх створення, заповнення, обробки і зберігання, а також психофізіологічні можливості людини і параметри технічних засобів.
Результати проведеної уніфікації документів доводяться до рівня обов'язкової правової форми стандарту, вимога якого мають обов'язковий характер в межах сфери його дії (країни, галузі, окремої організації).
безпеки продукції, робіт і послуг для навколишнього середовища, життя, здоров'я і майна людей;
технічної та інформаційної сумісності, а також взаємозамінності продукції;
економії всіх видів ресурсів;
безпеки господарських об'єктів з урахуванням ризику виникнення природних і техногенних катастроф та інших надзвичайних ситуацій.
Стандарт являє собою нормативно-технічний документ, який встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації і затверджується компетентним органом.
Стандарти можуть бути наступних видів:
міжнародні (регіональні) стандарти;
державні стандарти України (ДСТУ);
стандарти галузей (ОСТ);
стандарти підприємств (СТП);
стандарти науково-технічних, інженерних товариств та інших громадських об'єднань.
Результатом роботи з уніфікації і стандартизації документів можуть бути як стандарти на окремі документи (наприклад, звіт про науково-дослідній роботі) або на окремі види продукції (наприклад, обкладинка справ тривалих термінів зберігання), так і на уніфіковані системи документації.
Уніфікована система документації (УСД) це система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.
В даний час розроблені і діють наступні УСД:
уніфікована система організаційно-розпорядчої документації;
уніфікована система банківської документації;
уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ і організацій;
уніфікована система звітно-статистичної документації;
уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств;
уніфікована система документації з праці; 'Уніфікована система документації Пенсійного фонду Укаїни;
уніфікована система зовнішньоторговельної документації.
На кожну уніфіковану систему документації розроблений державний стандарт. Розробниками УСД є відповідні міністерства (відомства), здійснюють координацію в тій чи іншій галузі діяльності. Так, Міністерство фінансів України є відповідальним за бухгалтерську документацію, Росархів Україна за організаційно-розпорядчі документи.
Цими ж міністерствами і відомствами затверджуються уніфіковані форми документів, що входять в УСД.
Уніфікована форма документа (УФД) це сукупність реквізитів, встановлених відповідно до вирішуваних в даній сфері діяльності завданнями і розташованих в певному порядку на носії інформації.
Реквізит документа це обов'язковий елемент оформлення офіційного документа, наприклад підпис, печатка, текст і т. Д.
Набір реквізитів офіційного письмового документа, розташованих у певній послідовності, називається формуляром документа.
Для кожного виду документа (наказу, акту, листи і т.д.) характерний свій набір реквізитів. Однак уніфікація документів в кожній системі здійснювалася шляхом побудови формуляра-зразка документів для конкретної системи документації і встановлення на його основі оптимального складу реквізитів для даної системи документації, окремих видів документів, конкретного документа і т. Д. Формуляр-зразок документа є «модель побудови документа, що встановлює область застосування, формати, розміри полів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити ».
Таким чином, в кожній уніфікованої системи є бланком-зразок, на основі якого розробляються єдині форми документів, єдині вимоги до оформлення реквізитів документів. У УСД також повинні бути розроблені уніфіковані форми документів, що застосовуються в даній системі.
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) є системою документації, яка застосовується в будь-якій організації, установі, підприємстві.
Застосування УСОРД регламентується ГОСТ Р 6.30-97 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».
ГОСТ поширюється на організаційно-розпорядчі документи, передбачені УСОРД (далі документи), постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності:
федеральних органів державної влади суб'єктів Укаїни, включаючи суб'єкти Укаїни, що мають поряд з українською мовою як державної національний мову, органів місцевого самоврядування;
підприємств, організацій та їх об'єднань незалежно від організаційно-правової форми виду діяльності.
Цей стандарт встановлює:
вимоги до оформлення реквізитів;
вимоги до бланків та оформлення документів;
вимоги до виготовлення, обліку, використання та зберігання бланків з відтворенням Державного герба Укаїни, гербів суб'єктів Укаїни.
У додатках до вказаного ГОСТу наведені схеми розташування реквізитів організаційно-розпорядчого документа, т. Е. Формуляр-зразок ОРД з різними варіантами розташування реквізитів, зразки бланків документів.
1. Які основні цілі уніфікації документів?
2. Що враховується при проведенні уніфікації документів?
3. Що розуміється під системою документації?
4. Які бувають системи документації?
5. У чому особливість УСОРД?
6. Що являє собою стандарт і які види стандартів застосовуються в нашій країні?
7. Що входить в комплекс нормативних документів по стандартизації?
8. Хто розробляє і затверджує нормативні документи з стандартизації і хто здійснює контроль і нагляд за дотриманням їхніх вимог?
9. Що являє собою УСД і які діють в нашій країні УСД ви знаєте?
10. Що розуміється під реквізитом документа?
11. Що визначає формуляр документа і чим відрізняється формуляр документа від формуляра-зразка?
12. Яким нормативним документом регламентується застосування УСОРД?
13. Що встановлює основний стандарт на УСОРД?
14. Які програми включені в ГОСТ Р 6.30-97?
Читати: Анотація
Читати: Введення
Читати: Частина 1. документування
Читати: Глава 1. поняття про документи, способах документування, носіях інформації і функціях докумГлава 2. уніфікація і стандартизація документів. уніфіковані системи документації
Читати: Глава 3. формуляр-зразок, реквізити та бланки
Читати: 3.1. формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа. загальні відомості про реквізити
Читати: 3.2. бланки документів
Читати: 3.3. вимоги до оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих документів
Читати: Глава 4. правила оформлення основних видів організаційно-розпорядчих документів
Читати: 4.1. організаційні документи
Читати: 4.2. розпорядчі документи
Читати: 4.3. довідково-інформаційні документи
Читати: Глава 5. правила оформлення і видачі копій документів
Читати: Глава 6. служба документаційного забезпечення управління. вимоги до організації документообГлава 7. організація прийому, розгляду та реєстрації документів
Читати: 7.1. прийом документів, що надходять, організація доставки документів
Читати: 7.2. організація розгляду документів
Читати: 7.3. реєстрація документів
Читати: Глава 8. інформаційно-довідкова робота
Читати: Глава 9. контроль виконання документів
Читати: Глава 10. організація відправки вихідних документів
Читати: Глава 11. організація оперативного зберігання документів
Читати: 11.1. вимоги до організації зберігання виконаних документів у діловодстві. номенклатура11.2. вимоги до формування справ у діловодстві
Читати: Глава 12. експертиза цінності документів
Читати: Глава 13. підготовка справ до архівного зберігання
Читати: Глава 14. основні поняття про архівний зберіганні
Читати: Глава 15. кодифікація нормативних актів
Читати: Додатки
Читати: Список літератури