Підготовка та проведення прес-конференції
Прес-конференція - спеціальний захід, призначене для здійснення прямого мовного контакту об'єкта PR з представниками ЗМІ. Суть і мета прес-конференції в донесенні до журналістів необхідних відомостей по певного інформаційного приводу, повідомлення важливою новини, а також бесіда і відповіді на питання, що цікавлять.
1. Креативна (концептуальна) частину прес-конференції.
На цьому етапі робиться наголос на унікальність конференції: придумуються основні "фішки", оригінальне оформлення залу, сувеніри для журналістів і т.п. в стилістиці прес-конференції. Іншими словами, цілком формується концепція заходу. При розробці унікальних фішок прес-конференції обов'язково враховуються рекомендації / побажання відповідальних за телевізійні ЗМІ: щоб картинка для ТВ-камер виглядала добре і зрозуміло.
Рекомендований термін: як мінімум за 2 тижні до заходу!
У вашій фірмової розсилці перед прес-конференцією має вийти як мінімум 2 анонса майбутнього заходу, в яких розкривається унікальність і цікаві подробиці, вказуються спікери (якщо вони відомі), вказується місце і час проведення прес-конференції, даються контакти прес-менеджера, що займається акредитацією . Також розгорнуті анонси в пресі з правильним позиціонуванням дозволять забезпечити прихід журналістів на вашу прес-конференцію.
Рекомендований термін: як мінімум за 3 тижні до заходу!
4. Технічне оснащення.
Обов'язковою частиною даного етапу є огляд майданчика і перевірка місцевого технічного забезпечення та функціонування обладнання, необхідного для якісного проведення прес-конференції (світло, звук, необхідну кількість мікрофонів і їх робота, екрани, достатня кількість стільців, наявність кімнати / місця для ексклюзивних інтерв'ю, що працюють розетки, маршрути руху, розташування VIP- та прес-зон, охорона тощо).
Рекомендований термін: як мінімум за 1 тиждень, за 1 день - контрольна перевірка. У разі відсутності необхідного обладнання на майданчику за тиждень ви встигнете замовити все в іншому місці. У цьому пункті (чомусь виходить саме так) слід також пам'ятати про організацію фуршету.
Рекомендований термін: не пізніше, ніж за 5 днів.
Оформлення структурованого списку акредитованих ЗМІ (таблиця в Excel: прізвище, ім'я, видання, контакти) допоможе вам багато в чому. Список повинен бути зроблений за алфавітом (впорядкований по прізвища або видання). У ньому повинна бути передбачена окрема колонка, в якій відображені домовленості з публікацій у пресі (анонси, постфактум і т.д.).
Рекомендований термін: не пізніше, ніж за 1 день.
У день, напередодні конференції, відповідальний прес-менеджер проводить загальні збори з усіма учасниками конференції з боку організаторів. На зборах проговорюються сценарій прес-конференції, дрес-код, розподіляються обов'язки кожного співробітника, що працює на заході, і час приходу на місце проведення конференції. Тут же призначається людина, яка відповідає за роботу з мікрофонами. Йому даються чіткі вказівки на тему того, як і що робити (питати, яке видання і яке питання, і т.д.). Також призначається людина, яка буде контролювати місце розташування фотографів (вони повинні знаходитися не менше ніж на 2 метри від спікерів). Список ексклюзивних інтерв'ю повинен бути на руках задовго до початку конференції, найголовніше - «ексклюзиви» повинні бути чітко розподілені по часу! Серед відповідальних повинні бути люди, які будуть відповідати за доступом в різні зони, включаючи гримерки. Слід не забути про такі дрібниці, як таблички для спікерів із зазначенням ПІБ та посад, бейджах.
Рекомендований термін: за 1 день.
7. Проведення попередніх медіа-тренінгів з учасниками прес-конференції.
На них відпрацьовується прес-реліз, позиціонування, вміння говорити і відповідати на питання.
Рекомендований термін: як мінімум, з моменту підписання прес-релізу.
8. Репетиція прес-конференції.
У всіх учасників заходу (керівництва, спікерів, відповідального прес-менеджера, технічних людей і т.д.) під час репетиції повинен бути оновлений графік прес-конференції. Як правило, такі «пробні заходи» дозволяють знайти слабкі місця в організації, після чого можна все відпрацювати і виправити!
Рекомендований термін: за 1,5-2 години до початку прес-конференції.
проведення- На вході (під час акредитації), як мінімум, має стояти 2 людини і відзначати в списках тих, хто прийшов, питати контакт і видавати прес-пакети.
- На прес-конференції обов'язково повинен бути присутнім співробітник з працюючим диктофоном. Під час ексклюзивних інтерв'ю він повинен знаходитися поряд з співрозмовникам. Якщо учасників, у яких одночасно беруть інтерв'ю, кілька, з кожним повинен знаходитися співробітник з диктофоном.
- Перед початком прес-конференції (або на акредитації) необхідно чітко пояснити журналістам порядок проведення конференції (коли можна брати «ексклюзиви», фотографувати і т.д.).
- Робота з мікрофонами. Перш ніж дати мікрофон людині, яка бажає поставити запитання, необхідно дізнатися у нього, що за видання він представляє, і яке питання збирається задати.
Підбиття підсумків
- Після закінчення прес-конференції потрібно проаналізувати успіхи і помилки, допущені при її проведенні.
- Підготовка пост-фактум. Необхідно не забути про цю важливу пункті PR.
- Розміщення пост-фактум і прес-кліппінг за підсумками прес-конфренції.
- Коригування документації по проекту (прес-релізів, позиціонування) відповідно з минулим заходом.
- максимальну кількість розгорнутих (!) анонсів з правильним позиціонуванням,
- створення і реалізація запам'ятовується «фішки» (унікальність!),
- бездоганно підготовлені за допомогою попередніх медіа-тренінгів спікери прес-конференції (як мінімум, знання прес-релізу і позиціонування),
- освітлення підсумків прес-конференції в ЗМІ відповідно до розвитку позиціонування.