У чому ж відмінність між неоперативним і оперативним проведенням документів? Бухгалтера. використовують програму 1С: Підприємство 8 найчастіше повинні вибирати один з двох режимів проведення документів -або оперативний, або неоперативний. Така процедура особливо незрозуміла тим користувачам, які раніше працювали в програмах 1С: Підприємство. Версія 7.7. Процедура проведення документів в цій програмі було визначено однозначно, а в програмі 1С: Підприємство 8 необхідно встановити режим оперативного або неоперативного проведення. Так чому ж вони відрізняються один від одного?
Для розуміння суті питання необхідно зупинитися на понятті «проведення» в термінології 1С? В 1С термін «проведення» - це властивість, яке мають документи, створювані для запису первинної інформації про здійснену операцію. Однак, різні документи можуть містити інформацію про одну й ту ж господарської операції, отже, при створенні первинного документа така інформація повинна потрапити в ці документи і зберегтися там. Така операція в 1С називається «проведенням».
Недосвідчений користувач поняття «оперативне проведення» прийме за швидкість обробки інформації. Однак це невірно, оскільки при «неоперативне» і «оперативному» проведенні в програмі 1С відбувається одне й те саме: інформація про операції переноситься з одного первинного документа в інші документи і зберігається там. Але в програмі 1С кожен документ має важливе реквізит - дату здійснення господарської операції. При оперативному режимі проведення документів реєстрація досконалої господарської операції відбуватиметься в наступний момент часу після її проведення. При неоперативне проведення -регистрация відбувається в минулому від поточного моменту часу.
Якщо документ проводиться вчорашнім днем. то програма за замовчуванням встановлює режим неоперативного проведення. Те ж відбувається і при створенні нового документа - при цьому в програмі використовується оперативний режим проведення. Але при коригуванні документа і його перепроведенні виникає необхідність вибору режиму проведення.
Як правило, така інформація користувачеві не потрібна, однак, слід знати, що оперативно проведений документ неможливо провести майбутньою датою - програма видасть помилку. Наприклад, складаючи прибутковий касовий ордер за завтрашній день, користувач не знає, скільки завтра грошей надійде в касу. Йому стане це відомо тільки тоді, коли касир, отримавши гроші на руки, проведе документ.
Наступний момент. У типових програмах (1С: УПП 8 і 1С: УТ 8) програмісти передбачили функції контролю всіляких конфліктів, використовуючи режим проведення документів. Наприклад, для виконання проведення операції реалізації товарів програма здійснює контроль достатності запасів товарів на складі.
Всі наявні в програмі контролі базуються на тому, що майбутню операцію не може відображати оперативно проведений документ. отже, з сукупності подібних документів такий контроль є найбільш актуальним. Таким чином, програма при оперативному проведенні документа підключає до нього різні модулі контролю, що використовують в якості основи раніше введену інформацію. Вибір користувачем неоперативного проведення означає, що даний документ з високим ступенем ймовірності не є найостаннішим, отже використовувати більшість функцій контролю з практичної точки зору. Таким чином, користувач, вибираючи неоперативне проведення документа, тим самим відключає контроль. передбачений в програмі, а це призводить до помилок в роботі програми. Наприклад, якщо не спрацював контроль наявності товару на складі, то менеджер продав то, чого немає вже на складі.
У зв'язку з вищевикладеним, розробники рекомендують використовувати неоперативний режим проведення документів тільки у випадках повної впевненості користувачів в коректності отриманих результатів.