Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань в своє навчання і роботи, будуть вам дуже вдячні.
Особливості діловодства у вищих навчальних закладах
Вищий навчальний заклад (ВНЗ) - освітня установа, що дає вищу професійну освіту.Факультет (нім. Fakultдt, від лат. Facultas - можливість, здатність) - навчально-науковий і адміністративний структурний підрозділ вищого навчального закладу, що здійснює підготовку студентів та аспірантів за однією або кількома спорідненими спеціальностями, підвищення кваліфікації фахівців, а також керівництво науково-дослідницькою діяльністю кафедр, які він об'єднує.
Для керівництва окремими напрямками діяльності факультету (навчання, наукові дослідження і т.д.) призначаються заступники декана. Для розгляду ключових питань діяльності факультету організовується рада факультету.
До підрозділів, організуючим документообіг факультету, відносяться:
деканат (видає накази по студентам, організаційних питань, отримує накази з відділу кадрів по особовому складу, зберігає особисті картки студентів, реєструє документи, готує книги протоколів, здає документи в архів і т.д.);
кафедри (отримують документи, видають їх, роздають відомості на сесію, зберігають навчальні плани, складають протоколи засідань кафедри, плани роботи кафедри, здають документи в архів і т.д.);
відділ кадрів (студентський і працівників) (зберігає особисті справи, видає накази по особовому складу, реєструє видачу дипломів, довідок, документів і т.д.);
навчальний відділ (направляє в деканат і кафедри документи, що вимагають надання звіту, веде облік контингенту студентів, контролює навчальний процес, видає накази по заміні предметів в навчальних планах і т.д.);
бухгалтерія (веде облік коштів організації, займається прийомом грошових коштів від студентів, видає заробітну плату співробітникам і стипендію студентам, а також довідки про заробітну плату і т.д.).
Основним навчальним і науково-дослідним підрозділом факультету є кафедра, в складі якої можуть створюватися секції. Для організації навчальної роботи в складі факультету створюються відділення. Відділення виділяються або за спеціальностями або спеціалізаціями, або за формою навчання (заочне, очне, підготовче, вечірнє). Для ведення науково-дослідної роботи в складі факультету створюються лабораторії і науково-дослідні центри.
Кафедра - основне об'єднання науково-викладацького складу ВНЗ по одній або декількох родинних навчальних дисциплін; є адміністративно-структурної складової вузу. Навчальна і наукова діяльність кафедри здійснюється в одній або декількох областях знань і підкоряється рішенню головного завдання - підготовки висококваліфікованих фахівців.
організовує і проводить на сучасному рівні навчальну та навчально-методичну роботу, в тому числі розробляє навчальні плани, тематику і програми курсів і семінарів, курсових та дипломних робіт і проектів, встановлює всі форми проведення занять, співвідношення між лекційними, практичними і лабораторними заняттями, розподіляє навчальні доручення, організує контроль за навчанням студентів;
формує плани наукових досліджень, організовує їх проведення і здійснює контроль виконання;
проводить підготовку фахівців вищої кваліфікації (кандидатів і докторів наук) через аспірантуру, магістратуру, докторантуру та в порядку соіскательства;
організовує і контролює підвищення кваліфікації та перепідготовку викладачів та співробітників кафедри;
сприяє поширенню наукових знань та здійснює культурно-просвітницьку діяльність серед населення;
вносить на розгляд вченої ради факультету (університету) пропозиції щодо кандидатур на заміщення посад, подання до вченим і почесних звань;
здійснює іншу діяльність, передбачену положенням про кафедру, Статутом та чинним законодавством.
Органом управління факультету, організуючим діловодство, навчальний процес і злагоджену роботу різних підрозділів вузу, є деканат.
У деканаті складається розклад занять (якщо для цих цілей у вузі не створено інший підрозділ). Основною метою його роботи є організація навчального процесу.
Основними документами, які становлять документообіг факультету, є:
наказ - правовий акт, що видається ректором з метою вирішення основних і оперативних завдань, що стоять перед вузом;
вказівка - правовий акт, що видається з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів вузу або вищого органу управління;
службовий лист - це узагальнене найменування різних за змістом документів, які є засобом спілкування між установами, приватними особами. Службові листи завжди складаються тільки з одного питання;
акт - документ, складений декількома особами і підтверджуючий установлені факти і події;
пояснювальна записка - документ, що пояснює причини якої-небудь дії, факту, події;
протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів (рад, засідань кафедр та ін.);
посадова інструкція - вказівку, звід правил, що встановлює порядок і спосіб здійснення і виконання робіт. Вона визначає посадові обов'язки, відповідальність, права, взаємовідносини (зв'язки за посадою) співробітника;
При переведенні студента до іншого навчального закладу готується академічна довідка, в якій зазначаються пройдені їм предмети, оцінки по ним із зазначенням академічних годин і т.д. Вона друкується на бланку державного зразка і є документом суворої звітності.
Для засідань вченої ради, що проводяться щомісяця, готується явочний лист, порядок денний. Вчений секретар після засідання готує протоколи і виписки з них. Також в обов'язки вченого секретаря входить підготовка плану роботи на рік, що затверджується на засіданні цього органу.
На кафедрі проводяться щомісячні засідання кафедри за розробленими планами роботи. В процесі засідання ведеться протокол. Також на кафедрі оформляються навчальні та календарні плани, робочі та навчальні програми.
Ведення діловодства здійснює канцелярія. Через неї проходить велика частина документів, що звертаються в вузі, відбувається реєстрація всіх вхідних, вихідних і внутрішніх документів.
Стадії проходження вхідних, вихідних і внутрішніх документів на факультеті:
прийом і первинна обробка (канцелярія),
попередній розгляд (канцелярія),
розгляд документів керівником (ректор університету, проректори),
доставка документів виконавцям (декану або зам. декана, зав. кафедрами),
контроль виконання (канцелярія),
напрямок виконаного документа в справу (канцелярія)
складання проекту документа (факультет, підрозділи вищого навчального закладу),
виготовлення документа (деканат, кафедри факультету),
візування проекту документа, його узгодження (підрозділу вищого навчального закладу),
підписання документа (ректор, проректори),
реєстрація (деканат або канцелярія),
складання проекту документа і його узгодження (факультет, підрозділи вищого навчального закладу),
візування проекту документа (факультет, підрозділи вищого навчального закладу),
підписання (ректор, проректори, декан),
розмноження і доставка документа виконавцям (канцелярія),
контроль виконання (канцелярія),
напрямок виконаного документа в справу (канцелярія)
При надходженні в канцелярію документів з Міністерства освіти Республіки Білорусь відбувається їх реєстрація і передача ректору, який ставить на документах резолюцію, через секретаря передає їх назад до канцелярії, після чого документи передають виконавцям.
Будь-вхідний, вихідний, внутрішній документ підлягає обов'язковій реєстрації. Реєстрація вихідних і внутрішніх документів відбувається в день підписання, що входять - в день відправлення. Всі документи вузу оформляються на бланках.
Проекти наказів готуються деканатом і відділом кадрів. Найчастіше накази поділяються на накази з основної діяльності, особовому складу (співробітників, студентів), адміністративно-господарської діяльності.
Внутрішні документи з'являються на світло в підрозділах вузу. Вони підписуються керівниками підрозділів або їх заступниками.
Загальна схема виготовлення внутрішнього документа
(Передача з канцелярії)
Останнім часом в вузах особливою популярністю користуються автоматизовані системи побудови та управління діловими процесами. З їх допомогою можна організувати систему електронного документообігу, а також систему контролю виконання завдань і навантаження співробітників. Вони мають на меті зведення до мінімуму переміщення паперів. Однак повна відмова від паперових документів неможливий по ряду причин, головними з яких є причини юридичного характеру.
Якщо в навчальному закладі велика частина документообігу здійснюється по комп'ютерній мережі, виникає питання про зберігання документів на електронних носіях.
Стрижнем будь-якої системи управління електронними документами є електронний архів, де документи знаходяться в процесі роботи над ними і де вони залишаються до тих пір, поки у них інформація представляє інтерес.
Під електронним архівом розуміється сукупність апаратно-програмних засобів і технологій для створення сховища електронних документів і забезпечення доступу до них з систем управління електронними документами. Електронні документи - це всі документи, створені електронними засобами у вигляді текстових або графічних файлів.
До документів, що здаються в архів, відносяться справи, що вимагають тривалого (понад 10 років) і постійного зберігання, а також документи з особового складу:
особисті справи студентів та співробітників;
накази по основній діяльності, особовому складу;
протоколи засідань вченої ради і матеріали до них;
протоколи засідань ДЕК;
плани і звіти роботи кафедр;
протоколи засідань кафедр і т.д.
Всі вищевказані документи не можуть бути переведені на електронний носій, вони вимагають безпосередньо фізичного втілення.
Решта ж документи, зазначені в номенклатурі справ, можуть передаватися по системі організованого електронного документообігу. Вони повинні зберігатися протягом встановленого в номенклатурі справ періоду, в тому підрозділі, де знаходяться. Виходячи з цього електронний архів може бути створений на одному з наявних серверів або зберігатися в самому підрозділі. Це значно скоротить як займані площі паперовими документами, так і витрати на самі витратні матеріали.
Автоматизація документообігу - це впровадження ITсістеми, що дозволяє автоматизувати процес проходження документів всередині вузу, створити електронний архів документів, контролювати узгодження і виконання договорів, наказів, розпоряджень та ін. Документів.
Для того, щоб автоматизувати документообіг, потрібно мати локальну мережу і придбати програмний продукт. Вийде, що витрати на це будуть включати:
вартість побудови та обслуговування локальної комп'ютерної мережі;
вартість програмного продукту;
установку програми на сервер і на комп'ютери, що знаходяться в підрозділах університету та підключення до мережі;
навчання роботі з програмою.