Кваліфікаційний довідник рекомендує враховувати ряд кваліфікаційних вимог за посадою начальника відділу кадрів. Зокрема, в його обов'язки входить впровадження сучасних методів управління кадрами з використанням автоматизованої системи «АСУ-кадри» і автоматизованих робочих місць (далі - АРМ) працівників кадрових служб, створення банку даних про персонал підприємства, його своєчасне поповнення, оперативне надання необхідної інформації користувачам . У свою чергу, у вимогах до знань зазначено, що начальник відділу кадрів повинен знати порядок формування та ведення банку даних про персонал підприємства і уявляти собі можливості використання сучасних інформаційних технологій в роботі служби.
Правові умови введення і ведення електронного документообігу з кадрів
Організаційні умови запровадження та ведення електронного документообігу з кадрів
Для організації обміну інформацією в локальній електронній мережі як програмісти, так і фахівці з цифрових технологій рекомендують бази програмного забезпечення (ПО) і операційних систем (ОС) Windows або Linux з адаптованої до них СУБД і підсистемою управління процесом «АСУ-кадри». Відзначимо, що, незважаючи на досить великий набір нестандартних додаткових функцій, програма «АСУ-кадри» використовує тільки стандартні оператори та конструкції. Це забезпечує можливість легкого перенесення програми на інший SQL-сервер. Такими найбільш поширеними комплексами є, наприклад, СУБД Oracle v. 7.3, 9i під ОС SCO OpenServer і Red Hat Linux для розробки і впровадження ПО контуру «Трудові ресурси» (АСУ «Кадри», «Зарплата», «Податки», «ПФР» і т.п.). Подібні комплекси дозволяють також підготувати дані для звітів організації перед територіальними службами статистики, оподаткування і пенсійного накопичення і виробляють додаткову підтримку інтерфейсів з модулем HR ІВС SAP R / 3, використовуваним для розрахунку зарплати. Більш того, з подібними модулями можлива підготовка персональних даних працівників, нарахувань і утримань із зарплати з наступним завантаженням відомостей як в ІС «SAP R / 3», «Галактика», «1С», так і в сховище інформації про зарплату і персоналі.
Робота відділу кадрів будь-якого бюджетного установи пов'язана з накопиченням великої кількості особистих даних персоналу та необхідністю їх архівного зберігання. Традиційно інформація зберігається на паперових носіях. При цьому важко здійснити швидкий відбір потрібних даних при прийомі на роботу, звільнення, звільнення співробітника у відпустку, перехід на іншу посаду, зарахування в резерв і т.п. Важливим є питання надійності зберігання та конфіденційності особистих даних, враховуючи, що нерідко штат відділу кадрів досить великий. Виходячи з вимог гл. 14 «Захист персональних даних працівника» ТК РФ (ст. 85-90) доступ до архіву інформації повинен бути скорочений до мінімуму. Доступ, як правило, повинні мати тільки начальник відділу кадрів і фахівець з кадрів, призначений наказом по бюджетній установі особою, відповідальною за зберігання і використання персональних даних працівників.
Проте, до окремих позиціях персональних даних повинні мати доступ усі працівники відділу кадрів, зайняті в реалізації документообігу та допущені до управління кадрами з використанням «АСУ-кадри» і АРМ. Для цього на кожному або окремо виділеному робочому місці потрібно обладнати АРМ кадровика, враховуючи рекомендації фахівців. Законодавство цей вид правовідносин працівника і роботодавця в даний час не регулює, тому права, обов'язки і відповідальність сторін повинні бути регламентовані в локально-нормативних актах або індивідуальних угодах.
Організація внутрішнього електронного документообігу кадрових служб
Організація зовнішнього електронного документообігу кадрових служб
Висновки і пропозиції
Навіть якщо в організації введена система електронного документообігу, всі кадрові документи, щодо обробки яких трудове законодавство та інші правові акти вимагають отримувати згоду працівника, треба зберігати на паперовому носії, з підписами уповноважених осіб і працівника. Ми приєднуємося до висновку, зробленому В. Пустозерова: якщо зберігати накази щодо кадрового складу в електронному вигляді, а окремо розписку працівника про ознайомлення в паперовому варіанті, то при виникненні конфлікту працівник може сказати, що був ознайомлений зовсім не з тим документом, який належним чином збережений в організації. І довести протилежне буде неможливо. Отже, на даному етапі, завдяки їхній правовій базі регламентації трудових відносин повний перехід на кадровий електронний документообіг не відповідатиме законодавству про працю.