У нижній частині екрана опису таблиці відображається список властивостей обраного поля. Перелік властивостей буде залежати від обраного типу поля.
Деякі типи полів мають схожі набори властивостей полів. Нижче перераховані основні властивості полів:
o значення за замовчуванням
o умови на значення
o повідомлення про помилку
o обов'язкове поле
o порожні рядки
o індексовані поле
Визначає максимальну довжину текстового поля (за замовчуванням 50 знаків) або тип даних числового поля. Рекомендується задавати мінімально допустиме значення цієї властивості, тому що обробка даних меншого розміру виконується швидше. Якщо ви перетворюєте поле в меншу за розміром, може відбутися втрата даних.
Умови на значення
Умови на значення можуть задаватися для полів або записів. Вирази, що визначають умови на значення, не повинні містити функції, визначені користувачем, статистичні функції або функції по підмножині, а також посилання на форми, запити і таблиці.
Умови на значення для записів задаються у вікні властивостей таблиці, що викликається командою "Властивості" меню "Вид" в режимі конструктора таблиці.
Використання масок введення забезпечує контроль використання допустимих символів і полегшує процес введення даних.
Наприклад. Введення в таблицю прізвищ співробітників.
Для відповідного поля можна задати маску введення. Маска дозволить використовувати тільки букви при введенні, забезпечить перетворення першого символу у верхній регістр, всіх інших - в нижній, і не допустить помилкового введення прізвища. що складається з однієї літери.
В Access така маска введення буде виглядати наступним чином:
Символ "L" в масці означає, що в дану позицію повинна бути введена буква, символ "?" Позначає, що в дану позицію може бути введена буква. Символ ">" перетворює всі символи, розташовані правіше цього знака, до верхнього регістру, символ "<”преобразует все символы, расположенные правее этого знака, к нижнему регистру.
Індексовані поле можна використовувати для контролю на унікальність. В Access, як і в багатьох інших системах, при визначенні для індексованого поля значення властивості "унікальний індекс" в це поле не допускається введення повторюваних значень.
Індексовані поля, або індекси, відрізняються від звичайних полів тим, що для них Access створює спеціальні списки, що дозволяють виконувати швидку сортування і пошук по вмісту індексованого поля. Таблиця може містити кілька індексів.
Ключ - це спеціальний індекс, що ідентифікує записи. Значення такого поля повинні бути унікальними. Його наявність не обов'язкова, але воно так часто використовується, що при відсутності ключа Access нагадує про це і пропонує автоматично додати ключове поле.
У тих СУБД, які підтримують концепцію ключа (в тому числі і в Microsoft Access), після того як в таблиці визначається ключ, по цьому полю проводиться індексування і забороняється введення повторюваних або порожніх значень ключа.
Властивість "Індексовані поле" визначає, чи треба створювати індекс по цьому полю. Не допускається створення індексів для полів MEMO, гіперпосилань і об'єктів OLE.
Є кілька способів створення нової таблиці відрізняються рівнем автоматизації:
1. Режим таблиці - відкриває заготовку, в якій всі поля мають формальні імена: Поле1, Поле2 ... і т.д.
2. Конструктор- найбільш універсальний метод. У цьому режимі можна самостійно задати імена полів, вибрати їх тип і налаштувати властивості.
3. Майстром таблиць користуються найбільш досвідчені розробники. Це програма, яка прискорює створення структури таблиці. Майстер задає ряд питань і, керуючись отриманими відповідями, створює структуру таблиці автоматично.
4. Імпорт таблиць - самий «автоматичності» спосіб полягає в імпорті таблиць з іншої бази, може бути, навіть створеної в іншій системі. Залежно від обставин з імпортованої таблиці може надійти структура полів, їх назви і властивості, а також і вміст бази. Якщо щось імпортується не зовсім так, як треба, необхідні правки (наприклад, в якості полів) вносять вручну.
5. Зв'язок з табліцамі- використовують в тих випадках, коли мова йде про чужу таблиці, яка знаходиться на віддаленому сервері і яку не можна імпортувати цілком.
Найбільш часто використовуваний спосіб - Конструктор. У режимі Конструктора легко виконуються операції додавання нового поля, а також переміщення, перейменування і видалення полів.
Після завершення створення структури таблиці в Конструкторі, потрібно клацнути на кнопці Вид і перейти в Режим таблиці для заповнення її даними.