Подивитися зразок бланка Подивитися заповнений зразок бланка Завантажити бланк Завантажити заповнений зразок бланка
Опис справ з особового складу - обліковий документ, який містить перелік документів справ з особового складу із зазначенням індексів, назв документів та ін. Вона складається в трьох примірниках згідно з формою, встановленою "Основними правилами роботи архівних організацій". Вона містить в собі:
- найменування організації
- номер фонду
- порядковий номер
- індекс справи (при наявності номенклатури справ)
- заголовок справи
- дата справи
- число листів в справі
- примітка (якщо є)
Опис документів може бути складена за хронологічним або структурному принципу, які зазвичай поєднують в одній опису: в кожної хронологічної групи справи розподіляються відповідно до структурним підрозділом. Крім цього, існує номінальний принцип, згідно з яким заголовки справ в описі йдуть в наступній послідовності:
- накази (розпорядження) з особового складу;
- списки особового складу;
- особисті справи;
- картки з обліку особового складу;
- трудові договори (угоди);
- особові рахунки робітників і службовців по заробітній платі (розрахункові відомості по зарплаті);
- незатребувані особисті справжні документи звільнених працівників (за відсутності окремого опису);
- акти про нещасні випадки.
Зазначені види документів, що утворюються в органиации в великих обсягах, можуть виділятися в самостійні розділи опису, або в окремі описи. Особові справи, особисті краточкі, трудові договори поміщаються в опису по році звільнення працівника.
Правила заповнення опису справ з особового складу
Необхідно вказати то найменування компанії, яке вона носила під час створення документів. У тому випадку якщо організація кілька разів змінила найменування в зазначений період, то потрібно залишити остання назва.
Для організацій, що є джерелами комплектування державного або муніципального архіву, номер фонду привласнюють ці архіви. Якщо організації не є джерелами копмлектованія державного або муніципального архіву, то номер фонду привласнює сама організація. У тому випадку якщо в організації зберігається тільки один архівний фонд, то ця графа не заповнюється. Якщо кілька архівних фондів, наприклад, документи попередників або підвідомчих організацій, то кожен фонд має свій номер згідно вступу його в архів.
Кожна справа вноситься до опису під певним порядковим номером, який є унікальним. Якщо справа складається з кількох томів, то кожний повинен бути внесений до опису під самостійним номером.
Потрібно вказати індекс справи згідно з номенклатурою справ. При відсутності номенклатури, графу необхідно залишити порожній.
Тема вноситься до опису в точній відповідності з заголовком, який знаходиться на обкладинці справи. Ніякі розбіжності не допускаються. Для справ з однаковими заголовками існує наступний порядок: повністю прописується найменування тільки першої справи, а всі інші позначаються словами «Те ж».
У цій графі вказуються крайні дати справ.
Число листів в справі
Необхідно прописати кількість листів, що стосуються справи. Вони переносяться з обкладинки справи.
У примітці в разі потреби робляться позначки про особливості фізичного стану документів, вибуття справ та ін.
В кінці опису після останньої статті слід підсумковий запис, в якому цифрами і прописом вказується кількість справ, перший і останній номери справ за описом. Крім того, повинні бути обумовлені особливості нумерації справ в описі, наприклад, наявність літерних та пропущених номерів.
Важливо: згідно з правилами роботи архівів дозволено вносити зміни до опису заголовків справ, виявлених додатково. Їх потрібно включати в опис документів з особового складу під літерними номерами відповідно до прийнятої схеми систематизації або в кінець річного розділу.