Олексій Федоров
У запропонованій вашій увазі статті не будуть порушуватися питання основ тайм-менеджменту, способів розподілу завдань на першо- та другорядні, принципів організації робочого часу, і т.п. Про це вже написано цілком достатньо, і кращого ради, ніж прочитати спеціалізовані книги по тайм-менеджменту (в першу чергу, представлені на цьому сайті), я дати не можу. Метою ж даної статті є ознайомлення з цілком конкретною системою обліку і організації часу, якої користуюся я сам.
Щоденник ведеться в звичайному файлі Excel. Можливості цієї програми дозволяють не тільки зручно планувати день, а й сортувати завдання, вести архів і стежити за витрачається часом.
ОБЛІК ЧАСУ
Певним чином разграфить лист Excel, можна легко і зручно враховувати час протягом дня. Для цього використовується схема такого вигляду:
На малюнку кожну годину (верхній рядок позначає годинник) розбитий на 4 графи, тобто точність обліку часу становить 15 хвилин. Велика точність робить незручним ведення обліку, менша - допускає занадто великі втрати при обліку.
Крайній лівий стовпець відображає типові графи витрат часу (чтн - читання, РБТ - робота, док - ведення документів, побут - вирішення побутових завдань, лчн - особистий час, рзвл - розваги, дв - рух, нчг - нічого, втрати часу).
Протягом дня пройшли проміжки часу заповнюються. Для спрощення підрахунків як заповнювач використовується цифра «1». Тоді за допомогою введених в відповідні графи формул Excel (формули записані в прикріпленому до статті файлі-прикладі) автоматично розрахує час, витрачений на той чи інший вид діяльності.
До кінця дня лист обліку часу виглядає так:
Ця схема при бажанні дозволяє відновити весь день (проспав, швидко зібрався, поїхав на роботу, попрацював, поговорив з колегою, попрацював, пообідав, попрацював, поїхав на зустріч, почекав спізнюється партнера, провів робочу зустріч, повернувся в офіс, відзвітував перед шефом, поїхав додому, повечеряв, почитав, подивився фільм, приготувався до сну, почитав перед сном, підвів підсумки дня, заснув).
Але на практиці це потрібно рідко, тому від більшості днів залишаються короткі резюме витраченого часу. Виглядають вони так:
Такі резюме дають змогу тверезо оцінити, скільки часу витрачається на той чи інший вид діяльності, і, крім того, вивести середнє за підсумками тижня або місяця. Далі при бажанні можна зробити висновки про необхідність приділити тому чи іншому виду діяльності більше чи менше час.
ПЛАНУВАННЯ
Почнемо зі звичайного аркуша завдань на день. У моїй версії він виглядає так (вкладка ПЄГ, сьогодні):
Як видно, в листі використовується 4 робочі колонки: Ст - статус; Вр - час; Пт - пріоритет; і колонка для позначення дня і опису завдання.
Про колонці «Статус» докладну розмову піде нижче. Колонка «Час», думається, не вимагає пояснень. Зараз основну увагу приділимо розгляду колонки «Пріоритет». У ній використовується наступні знаки:
- головне завдання на тиждень
- частина тижневого завдання, що підлягає виконанню в поточний день; або другорядне завдання на тиждень
30 - пріоритетні завдання на конкретний день (завдання, час для яких визначено або підлягає визначенню)
40 - пріоритетні щоденні завдання
50 - менш важливі щоденні завдання
60 - завдання на визначення підсумків дня
70 - підведення підсумків дня
80 - завдання на визначення підсумків тижні
90 - підведення підсумків тижні
Знаючи цю класифікацію, досить легко як розподілити завдання на день, так і розпланувати їх на тиждень. Тижневий план в моєму файлі виглядає так:
Власне тижневий план можна побачити внизу сторінки. Відразу під графою з позначенням першого і останнього днів тижня записуються завдання на тиждень. Далі слідують позначення кожного окремого дня, під якими записуються конкретні завдання на цей день.
Графи в верху сторінки - це щоденні і щотижневі завдання, які просто копіюються в відповідний лист при складанні денного плану.
Місячний план складається з використанням такої схеми:
ОЦІНКА ЕФЕКТИВНОСТІ
Тепер повернемося до розбору колонки «Статус». Саме ця колонка дозволяє оцінити ефективність прожитих днів. Колонка «Статус» позначає, виконано чи ні намічене завдання. Для позначення статусу використовуються 3 можливих знака:
B - виконано частково, або не виконано в силу об'єктивних причин
N - не виконано
Протягом дня, у міру виконання завдань, лист набуває такого вигляду:
Використовуючи функцію «сортування» (пункт меню - Дані), можна автоматично сортувати завдання:
При такому сортуванні (Статус => Пріоритет => Час) всі виконані завдання виявляться першими у списку. На них можна вже не звертати уваги, зосередивши його на що залишилися завданнях.
В кінці дня, коли заповненими виявляються всі графи, пропонована система дозволяє неупереджено і об'єктивно оцінювати ефективність використання часу.
Лист завдань до кінця дня виглядає так:
Використання різних кольорів після сортування дозволяє наочно показати ефективність дня.
У наведеному прикладі з 13 завдань на день 9 виконані, 3 не виконані, і 1 - не виконано в силу об'єктивних причин. З огляду на, що пункти «B» зараховуються як 0,5 / 0,5, підсумки дня виглядають так: всього - 13; плюс - 9,5; мінус - 3,5. Я зараховую день успішним в тому випадку, якщо «плюсових» завдань більше двох третин від загальної кількості; наполовину успішним - від половини до двох третин від загальної кількості; неуспішним - якщо «мінусових» завдань більше половини. Можливі й інші пропорції, в залежності від вашої вимогливості до себе.
Аналогічна система застосовується для оцінки ефективності тижні. В архіві минулий тиждень виглядає так:
Аналогічна система застосовується для оцінки ефективності місяців і років. місяць:
Точно так же можливо підвести підсумки року, десятиліття і так далі, аж до підбиття підсумків усього життя :)
КОРИСНІ ПОРАДИ
Можна і просто роздруковувати листи завдань та обліку часу на принтері. Рекомендую залишати певну кількість граф порожніми, щоб по ходу дня вписувати в них виникають завдання.
Сподіваюся, що викладена вище система виявиться настільки ж корисною вам, наскільки вона допомогла організувати своє життя мені самому. Успіхів!
Дізнатися ще більше про тайм-менеджменті Ви зможете з книг Гліба Архангельського. Замовити БЕЗКОШТОВНО!