Занесення результатів голосування в протокол
Будь-яке рішення, прийняте юридичною особою, має бути документально зафіксовано і завірено підписами учасників і відповідальних осіб. Документ, який складається і містить в собі всі обов'язкові дані - це протокол загальних зборів членів підприємства.
Такий документ являє собою спеціальну форму, в якій фіксуються:
Протоколом оформляються рішення, які необхідно приймати колегіально, а це значить, що оформлення документа має відповідати вимогам і нормам чинного законодавства, оскільки при порушенні встановлених правил, протокол буде вважатися недійсним, а з ним і ухвалене рішення.
Відповідно до закону, протокол повинен бути складений і завірений не пізніше 15 днів з дати проведення зустрічі. Правила оформлення протоколу загальних зборів учасників ТОВ вимагають, щоб в ньому була відображена наступна інформація:
- дата і місце проведення загальних зборів;
- кількість голосів, яким розпоряджаються учасники зборів, відповідно до частки статутного капіталу;
- загальне число голосів підприємства, з урахуванням відсутніх осіб;
- особисті відомості голови;
- склад президії;
- порядок денний.
Зазначені відомості є обов'язковими. Надалі у вигляді тез прописуються основним питання і обговорення. Після цього проводиться голосування, і результати також фіксуються.
Процедура оформлення акта є дуже важливий захід, який складається з декількох етапів:
- Підготовка питань, які формують порядок денний.
- Оформлення паперів, обов'язкових для проведення зустрічі.
- Оповіщення інших членів компанії про місце і час проведення зустрічі.
- Перед засіданням у документ слід внести реєстраційні дані всіх членів компанії.
Подальша процедура документування здійснюється під час зборів. Допускається використання технічних засобів. Зазвичай збори документує секретар.
В протокол слід вписати назви і реквізити документів, які були розглянуті перед прийняттям рішення, під час обговорення питання порядку денного зустрічі.
За змістом, протокол може бути розгорнутим або коротким. У повному варіанті відображаються всі моменти зборів, виступи, теми, мовлення учасників. Короткий варіант має на увазі оформлення протоколу загальних зборів у вигляді схеми із зазначенням обов'язкових відомостей.
Учасники компанії можуть вибрати не нотаріальне посвідчення протоколу загальних зборів учасників ТОВ, а просте підписання документа відповідальними особами з проставленням печатки товариства.
Напрямок копій протоколу
Протягом десяти днів після оформлення протоколу зборів, копії документа повинні бути спрямовані учасниками підприємства. Порядок передачі документації закріплений законодавчо і передбачає направлення копій таким же чином, як повідомлення про проведення засідання. Копія протоколу може бути передана поштою, особисто в руки.
Якщо копії акту не були передані в термін, то відповідальні особи притягаються до адміністративної відповідальності відповідно до ст. 15.23.1 КпАП України.
Приклад з оформлення протоколу загальних зборів
Марія Л. полягала в ТОВ. Дівчині надійшло повідомлення про проведення зборів членів компанії. На зустрічі були розглянуті деякі питання і проведено голосування.
Марія була не згодна з підсумками голосування і вирішила звернутися до суду для того, щоб оскаржити результати. Для цього їй необхідно було отримати оформлений протокол. Протягом місяця протокол так і не був переданий учасниками компанії, тому Марія звернулася до суду з позовом про визнання рішення товариства недійсним у зв'язку з тим, що порядок оформлення протоколу загальних зборів учасників ТОВ було порушено, а сам акт не отримано.
У результаті суддя виніс рішення про притягнення голови зборів ТОВ до адміністративної відповідальності та надання акту всім учасниками підприємства.
У визнання рішення незаконним Марії було відмовлено, у зв'язку з тим, що ненадання протоколу не є підставою для винесення такого рішення.
висновок
У підсумку можна сформулювати кілька висновків:
- Протокол є документом, який складається під час проведення загальних зборів учасників компанії, а також при необхідності прийняття рішення всіма членами підприємства.
- Законом передбачені певні вимоги до оформлення протоколу загальних зборів та умови, які необхідно дотримуватися. У разі їх порушення, документ буде визнаний недійсним, а винесене рішення не матиме юридичної сили.
- Форма протоколу - письмова, а варіанти запевнення документа, повинні бути обумовлені в статуті підприємства: нотаріальний або НЕ нотаріальний.
- Протокол складається в п'ятнадцятиденний термін після проведення зборів.
- Протягом десяти днів після оформлення акта, документ повинен бути спрямований у вигляді копії учасникам товариства.
Найбільш популярні питання і відповіді на них з оформлення протоколу загальних зборів
Питання: Добрий день, мене звати Михайло. Я є учасником компанії, в якій днями відбулося чергове засідання. Ми обговорювали кілька внутрішніх питань, і після прийняття рішення був оформлений відповідний протокол. Наскільки я зрозумів, документ повинен бути підписаний конкретними особами, щоб мати юридичну силу.
Підкажіть, будь ласка, хто підписує протокол загальних зборів учасників ТОВ. і в який термін я повинен отримати копію, як учасник? Чи буде бути протокол підробкою, якщо необхідних підписів там не буде?
Відповідь: Доброго дня. Дане питання є спірним, оскільки в чинному законодавстві немає положень, що вказують на необхідність посвідчувати складений протокол підписами всіх учасників зборів.
Разом з тим в ст. 37 ФЗ-14 зазначено, що кожен учасник зборів зобов'язаний відзначитися в спеціальній опису, перш ніж прийняти участь в голосуванні. Таким чином, дана процедура хіба що засвідчує факт голосування громадянина на зборах.
Із судової практики також слід, що підписувати протокол повинні голова і секретар зборів. а учасники зустрічі дана дія виконувати не зобов'язані.
Що стосується терміну отримання копії, то протокол складається протягом 15 днів після проведення зборів, а надсилається протягом 10 днів з дати складання.
