Як правильно оформити подорожній лист легкового автомобіля?
Подорожній лист легкового автомобіля (форма №3) - первинний документ для облік руху легкового автотранспорту організації, заповнюється кожним водієм на поточний робочий день. Правильне оформлення даного документа дуже важливо, тому до його заповнення варто поставитися з максимальною відповідальністю.
Поля лицьового боку:
Номер документа - це один з обов'язкових реквізитів, який необхідно заповнити. Нумерація документів розробляється організацією (наприклад: 293, або ПЛ00037) і не повинна повторюватися.
Серія - вказується в тому випадку, якщо бланки подорожніх листів віддруковані друкарським способом.
Форма по ОКУД - для легкового таксі ОКУД 0345003 (перевірте, щоб в кінці коду обов'язково стояла цифра 3)
Код ОКПО - заповнюється код (Загальноросійського класифікатора підприємств і організацій) присвоєний організації.
Марка автомобіля - заповнюється марка автомобіля (в нашому прикладі РЕНО Меган 3). Якщо автомобіль знаходиться в оренді, тоді бажано вказати договір оренди (номер, дата і власника автомобіля), (наприклад: за договором оренди (№) від (дата) з ТОВ «СРСР Таксі»).
Державний номерний знак - держ. номер автомобіля (в нашому прикладі О658АТ37).
Гаражний номер - заповнюється в тому випадку якщо в організації на балансі кілька машин. При цьому замість гаражного номера можна записати інвентарний номер автомобіля як основного засобу.
Водій - ПІБ водія (в нашому прикладі Касимов Р. В.).
Табельний номер - табельний номер співробітника, присвоєний йому в організації.
Посвідчення № - номер посвідчення водія водія.
Клас - клас водія.
Ліцензійна картка, вид, серія - в даний час ліцензії видаються тільки на комерційні перевезення пасажирів понад 8 осіб. Тому в дорожньому листі легкового автомобіля (форма №3) ці поля не заповнюються.
У розпорядження - в чиє розпорядження видається автомобіль (в нашому прикладі ТОВ «СРСР Таксі»). Якщо машина передана в оренду або для надання послуг сторонній особі (юридичній або фізичній), то вказується найменування (прізвище) даної особи. Якщо шляховий лист виписується на термін більше одного дня, то, швидше за все, вказати конкретного користувача буде неможливо, оскільки таких осіб може бути багато. В цьому випадку по цьому рядку доцільно вказувати назву самої організації (в нашому прикладі ТОВ «СРСР Таксі»), а розшифровку прізвища конкретного користувача приводити на зворотному боці аркуша в графі «Підпис особи, що користувався автомобілем».
Час виїзду з гаража - заповнюється час виїзду з гаража. Якщо шляховий лист видається на кілька днів, тоді бажано крім часу виїзду вказувати ще і дату.
Диспетчер-нарядчик - підпис та ПІБ диспетчера видає завдання водієві (в нашому прикладі Смирнова Е. Г.).
Механік - підпис та ПІБ механіка випускає автомобіль на лінію (в нашому прикладі Петров С. М.). Перед виходом на лінію автомобіль повинен пройти перевірку основних агрегатів на працездатність. Дану перевірку повинен проводити механік. Якщо все агрегати працюють нормально, він підписує подорожній лист.
У свою чергу водій розписується в тому, що прийняв автомобіль в справному стані.
Час повернення в гараж - заповнюється час повернення в гараж. Якщо шляховий лист видається на кілька днів, тоді бажано крім часу виїзду вказувати ще і дату.
Диспетчер-нарядчик - підпис та ПІБ диспетчера підтверджує своїм підписом час прибуття в гараж. Так само диспетчер робить необхідні позначки (запізнення, очікування, простої в дорозі, заїзди в гараж та інше), (в нашому прикладі Смирнова Е. Г.).
Автомобіль здав водій - підпис та ПІБ водія в тому, що він автомобіль здав.
У правій нижній частині лицьового боку подорожнього листа наводиться інформація щодо руху пального:
Марка пального - заповнюється марка палива яким заправляється автомобіль.
Видано за заправного листу - має зазначатися кількість пального, виданого в самій організації (якщо у неї є запаси палива або своя заправна станція). Але на практиці, як правило, заносять дані про заправку на сторонніх АЗС.
Залишок пального при виїзді - кількість пального знаходиться в баку автомобіля перед виходом на лінію.
Залишок пального при поверненні - кількість пального знаходиться в баку автомобіля після повернення в гараж.
Витрата по нормі розраховується за такою формулою:
Витрата по нормі = Пробіг х Норма витрати палива / 100.
Витрата по факту - кількість палива витраченого за час роботи по подорожнього листа і розраховується наступним чином:
Витрата по факту = кількість пального перед виїздом + кількість заправленого пального - кількість пального при поверненні.
Показання спідометра (одометра) при поверненні в гараж - показання спідометра при поверненні.
Механік фіксує і підтверджує підписом час повернення, показання спідометра і рух пального.
Економія - Якщо витрата палива за фактом менше, ніж витрата палива за нормою, тоді заповнюємо це поле.
Перевитрата - Якщо витрата палива за фактом більше, ніж витрата палива за нормою, тоді заповнюємо це поле.
Мед. сестра - підпис та ПІБ медичного працівника допускає водія в рейс.
Під підписом медичного працівника ставиться печатка організації.
Заповнення зворотного боку
Слід зазначити, що як в уніфікованій формі, так і в самостійно розробленої формі подорожнього листа інформація про конкретне місце проходження автомобіля є обов'язковою. В іншому випадку, шляховий лист, який не містить інформацію про місце проходження автомобіля, не є підтвердженням вироблених платником податку витрат на придбання ПММ.
Поля зворотного боку:
Номер по порядку - Все поїздки автомашини повинні записуватися під окремим номером.
Код замовника - Якщо автомобіль надає комерційні послуги, то в цілях ідентифікації клієнтів в цьому графі відображається їх код.
Однак, якщо шляховий лист виписаний на кілька робочих днів, в цій графі доцільно заносити дати поїздок.
Час виїзду - час виїзду з місця відправлення. Якщо шляховий лист виписується на один день, тоді можна вказувати тільки час виїзду з гаража (стоянки). Якщо ж він виписаний більш ніж на одну добу, тоді бажано вказувати час кожної поїздки.
Час повернення - час приїзду до місця призначення. Якщо шляховий лист виписується на один день, то можна вказувати тільки час повернення в гараж (на стоянку). Якщо ж він виписаний більш ніж на одну добу, то бажано вказувати час кожної поїздки.
Пройдено - Вводяться дані про пройдену відстань (причому, доцільно вказувати по кожній поїздці).
Підпис особи користувався автомобілем - У цій графі розписується особа, яке користувалося автомобілем.