На підприємстві може виникнути ситуація, коли за результатами інвентаризації виявляють розбіжності між даними бухгалтерського обліку і фактичною наявністю цінностей. Такі розбіжності називають інвентаризаційних різниць.
Невідповідності фактичної наявності об'єктів інвентаризації з даними бухгалтерського обліку можуть бути двох видів:
- недостача? це коли фактично виявлена наявність одиниць об'єкта інвентаризації менше, ніж за даними обліку;
- надлишки? це коли фактично виявлена наявність одиниць об'єкта інвентаризації більше, ніж за даними обліку.
Наприклад, при оприбуткуванні товару на склад помилково замість одного товару оприбутковували інший. Недостача по першому товару і надлишки по другому називається пересортицею.
Залік нестач і надлишків внаслідок пересортиці регулюється п.11 Інструкції №69, згідно з яким залік пересортиці допустимо тільки для тих запасів, які мають однакове найменування, але різні характеристики, за умови що недостачі і надлишки утворилися в періоді, що перевіряється, та в однієї і тієї ж особи, що перевіряється.
У підсумку за складом вийшла недостача футболок спортивних і лишки футболок літніх в одному і тому ж кількості.
Помилку виявлено при проведенні інвентаризації на складі.
Відображення результатів інвентаризації матеріальних цінностей на складі проводиться за допомогою документа «Інвентаризація товарів на складі» (малюнок 1). Дані в інвентаризаційної відомості можна автоматично заповнити інформацією про залишки позицій номенклатури на зазначеному в документі складі за допомогою кнопки «Заповнити».
Малюнок 1 - заповнення документа «Інвентаризація товарів на складі»
Оформлений документ «Інвентаризація товарів на складі» всього лише фіксує факт виявлення розбіжностей у даних інформаційної бази і фактичної наявності. За результатами проведення інвентаризації керівництвом підприємства приймається рішення щодо заходів, які необхідно вжити для виправлення. Одним з можливих дій є рішення списати недостачу і оприбуткувати надлишки.
Документом «Оприбуткування товарів» з видом операції «Товари, продукція» відображаємо зарахування на баланс лишків матеріальних цінностей, виявлених в результаті проведення інвентаризації (малюнок 2).
При використанні механізму «Введення на підставі» частина необхідної інформації заповнюється автоматично.
Для нарахування доходів у момент оприбуткування товарів на склад в рядку табличної частини повинна бути заповнена колонка «Сума НУ», при цьому для визнання собівартості в податковому обліку потрібно встановити прапор «Визнавати витрати в НУ» (малюнок 2).
Малюнок 2? заповнення документа «Оприбуткування товарів»
При проведенні документа матеріальні цінності будуть оприбутковані за дебетом рахунка, зазначеного в рядках табличній частині, в кореспонденції з кредитом рахунку, зазначеного на закладці «Рахунки обліку» (малюнки 3.1, 3.2).
Малюнок 3.1? заповнення документа «Оприбуткування товарів» на закладці «Рахунки обліку»
Малюнок 3.2 - результат проведення документа «Оприбуткування товарів»
Документом «Списання товарів» з видом операції «Товари, продукція» відображаємо списання з балансу недостачі матеріальних цінностей, виявленої в результаті проведення інвентаризації (рисунок 4).
При використанні механізму «Введення на підставі» частина необхідної інформації заповнюється автоматично.
Згідно п.14 П (С) БО №9 «Запаси» та п.140.3 ст.140 ПКУ до складу витрат в бухгалтерському та податковому обліку можуть бути включені недостачі і втрати від псування матеріальних цінностей у межах норм природних втрат відповідно до затверджених галузевими міністерствами та погодженими з Міністерством фінансів України нормативами.
Якщо сума недостачі перевищує норму природного убутку, то такі матеріальні цінності вважаються використаними в негосподарської діяльності і відповідно до п.198.5 ст.198 ПКУ з метою оподаткування ПДВ вважаються проданими за вартістю придбання в податковому періоді, на який припадає таке використання.
Для відображення операції умовного постачання попередньо повинен бути створений документ «Зміна податкового призначення запасів».
Детальніше з методикою відображення операцій «умовного постачання» можна ознайомитися в статті «Порядок відображення операції умовного продажу».
Малюнок 4? заповнення документа «Списання товарів» на закладці «Товари»
При проведенні документа матеріальні цінності будуть списані за дебетом рахунка, зазначеного на закладці «Рахунки обліку» в кореспонденції з кредитом рахунку, зазначеного в рядках табличній частині на закладці «Товари» (малюнки 5.1, 5.2).
Малюнок 5.1? заповнення документа «Списання товарів» на закладці «Рахунки обліку»
Малюнок 5.2? результат проведення документа «Списання товарів»
Для перевірки правильності відображення операцій списання та оприбуткування товарно-матеріальних цінностей, можна скористатися стандартним звітом «Оборотно-сальдова відомість по рахунку» (малюнки 6.1, 6.2).
Малюнок 6.1 - звіт «Оборотно-сальдова відомість» за рахунком 281 з відбором по номенклатурі «Футболка річна»
Малюнок 6.2 - звіт «Оборотно-сальдова відомість» за рахунком 281 з відбором по номенклатурі «Футболка спортивна»