Які документи необхідно оформити кадровій службі, якщо співробітник поміняв посвідчення особи у зв'язку із закінченням його терміну дії?
Вимоги до змісту трудового договору викладені в ст. 28 Трудового кодексу Республіки Казахстан (далі - ТК РК), яка встановлює обов'язковість включення наступних відомостей: найменування, номера, дати видачі документа, що посвідчує особу працівника, індивідуального ідентифікаційного номера (пп. 1) п. 1).
Відповідно, оскільки при заміні посвідчення особи змінюються і відомості про даний документ, сторони трудового договору повинні внести змінені відомості в усі облікові документи працівника і організації.
Найменування договірних сторін є істотним реквізитом договору. Зміна істотних реквізитів договору повинно бути в обов'язковому порядку документально відображено. Зміни до трудового договору виробляються, відповідно до ст. 32 ТК РК, в письмовій формі - шляхом складання додаткової угоди. Додаткова угода складається у довільній формі. Зазвичай для його складання використовують форму договору (преамбула, текст, підписи сторін і т. Д.).
Так як процедура внесення змінених відомостей в трудовий договір при зміні персональних даних працівника законодавством Республіки Казахстан не врегульована, вважаємо, що сторони мають право самостійно визначити, яким чином внести зміни до відомостей про працівника.
Рекомендуємо провести наступні дії:
1) працівник, який замінив при собі посвідчення особи, повинен подати роботодавцю відповідну заяву, складену в довільній формі, із зазначенням причини змін, що відбулися (закінчення строку дії документа). До заяви необхідно додати копії документів, що підтверджують зміну персональних даних;
2) на підставі цієї заяви роботодавцю необхідно видати наказ про внесення змін в документи, що містять персональні дані працівника. З наказом працівника слід ознайомити під розпис;
3) внести зміни в усі облікові документи працівника і організації.