Провідні експерти та керівники-практики розповідають про найбільш затребуваних управлінських методиках, завдяки яким Генеральний Директор зможе підвищити ефективність як окремих процесів підприємства, так і діяльності компанії в цілому
OpenSpace. Суть методу і мета його застосування
Офіс Open space - це відкритий простір без розділових стін - зустрічається в більшості сучасних бізнес-центрів. Робочі місця (або групи робочих місць) відгороджуються друг від друга невисокими перегородками (в тому числі зсувними), низькими шафами або квітами. Сидячи за робочим столом, людина відгороджений від решти, але коли він встає в повний зріст, то може охопити поглядом все приміщення. До переваг такої організації офісного простору відносяться економія місця, простота комунікації з колегами, зовнішня презентабельність (клієнти та партнери можуть бачити весь офіс). Найбільший недолік - високий рівень шуму.
Кому і коли це потрібно
Розміщення співробітників повинно відповідати прийнятому стилю управління на підприємстві. Приміщення open space підходить компаніям, в яких прийнято демократичний стиль управління, і співробітники інтенсивно спілкуються один з одним. Просторова ізоляція ускладнює комунікацію. Зазвичай люди більше спілкуються з тими, хто сидить поруч, і менше - з тими, хто працює в сусідніх кімнатах.
Демократичний стиль також має на увазі, що керівник сидить не в окремому кабінеті, а разом з підлеглими. Він робить це не для того, щоб за ними стежити, а навпаки, щоб спостерігали за ним. Окремий офіс може мати тільки вище керівництво. Як правило, це кабінети на іншому поверсі.
Офіс open space підходить також для підрозділів, що безпосередньо працюють з клієнтами (фронт-офіси) - наприклад, для операційної служби банку. Така організація простору дозволяє виділити достатньо місця для відвідувачів (зазвичай в центрі залу), розмістивши там столи, крісла та стенди з корисною інформацією.
За принципом open space організовані офіси компаній «український іпотечний банк», «Соло», «Яндекс» і інші.
Фотографії open space офісів
Порядок і вартість впровадження офісу тіпаopenspace
Вартість роботи запрошеного проектувальника становить мінімум 10-15 євро за квадратний метр. До комітету, який відповідає за перепланування офісу (або переїзд), повинні входити:
- архітектор, який працює над проектом;
- представник підрядника, який проектує і поставляє меблі;
- представники Вашої компанії, які добре знають її структуру та особливості роботи.
На етапі проектування слід врахувати перспективи розширення штату. Це не означає, що потрібно поставити кілька зайвих столів. Краще зробити проходи трохи ширше, ніж потрібно, це дозволить в майбутньому зрушити столи і звільнити простір для нового співробітника.
Важливий момент, який варто врахувати, приймаючи рішення про організацію приміщення, - закупівля нових меблів для open space. Закладіть ці витрати в бюджет проекту. Переїжджати в нове приміщення з меблями з офісу старого типу не варто. Коли Ви ведете клієнта або партнера в переговорну по коридору, він не бачить, що твориться за закритими дверима кабінетів. Офіс типу open space - це відкритий простір, і Ваш відвідувач зможе побачити не тільки достоїнства інтер'єру, але і його недоліки.
Каже Генеральний Директор
Андрій Дубинський Генеральний Директор керуючої компанії групи «БДО Юнікон», Київ
До переїзду в новий офіс наші співробітники працювали в невеликих приміщеннях. Відсутність вільного місця ставало відчутною перепоною для подальшого зростання компанії. Офіс, організований за типом відкритого простору, став для нас оптимальним рішенням. Це дозволило розмістити на восьми поверхах більше 1400 робочих місць. Окремі кабінети займають лише партнери компанії. Думаючи про планування і інтер'єрі нового офісу, ми орієнтувалися на кращий світовий досвід. Специфіка компанії вимагає максимальної турботи про людей, тому проект ергономічного розміщення меблів ми замовили одній з провідних спеціалізованих компаній, а самі меблі придбали у кращого виробника. З урахуванням специфіки нашого бізнесу ми передбачили велику кількість переговорних кімнат для кожного підрозділу. На поверхах також є спеціальні місця, де встановлені апарати з гарячою і холодною водою; там можна випити кави, прохолодні напої. Організація робочих місць у відкритому просторі має низку безсумнівних переваг, в тому числі:
- Простір, організоване за принципом open space, полегшує комунікацію всередині компанії, сприяє підвищенню якості та оперативності роботи. У відкритому просторі співробітники, в тому числі з різних відділів, швидше знайомляться один з одним і з життям компанії.
- Мобільні офісні системи (столи, перегородки, модульні шафи, персональні осередки) дозволяють поєднувати роботу, що вимагає зосередженості і усамітнення, зі спільною роботою, для якої важлива кооперація і обмін інформацією.
- Менеджмент, чи не відділений непроникними стінами особистих кабінетів, стає ближче до своїх підлеглих. Робота у відкритому просторі дозволяє легко досягти дотримання стандартів корпоративної культури. Як наслідок, керівництво і менеджмент можуть формувати єдиний стиль внутрішньокорпоративного поведінки і підвищити керованість іміджем компанії на ринку.
- Відсутність дверей і коридорів економить площу офісу. Це виграшно і в фінансовому, і в тактичному плані. Можна розмістити більшу кількість персоналу, а також оптимально розподілити підрозділу з урахуванням їх функціональних особливостей.
Компанія «Соло» надає послуги в області створення офісних інтер'єрів і комплексного оснащення офісів. Має представництва в великих регіональних центрах. Загальний штат компанії - 300 осіб. Оборот становить 1,9 млрд рублів.
Читайте в найближчих номерах журналу "Генеральний Директор"