КК заводилися тільки на нагороджених військовослужбовців-солдат і офіцерів; якщо не було нагород, то КК в архів не будет.Возможно також. що буде кілька різного часу КК на одного человека.Yчетние картки на кожного військовослужбовця, що отримав медалі чи ордена. У картці зазначаються ПІБ, рік і місце народження, місце служби на момент нагородження і на момент складання картки. Далі перераховуються всі нагороди із зазначенням їх номерів, номерів документів і наказів про нагородження (йдеться, ким був виданий наказ, коли і називається його номер, наприклад: прик. №035 571 сп 79 сд від 8.7.44). Інформацію про наказ необхідно знати для того, щоб потім в іншому відділі знайти нагородні листи
В обліковій картці нагородженого є наступні пункти:
2. Ім'я та по батькові
3. Військове звання
6. Місце народження
10. З якого року в Червоній Армії
11. Місце служби (найменування частини) і займана посада в момент нагородження
12. Місце служби і посаду в даний час
14. Перерахування всіх отриманих нагород (назва медалі чи ордена, номер нагороди,
номер документів, підстава нагородження: номер наказу, назва військової частини, дата наказу)
15. Ознайомлений. підпис нагородженого
16. Підпис райвоенкома. Дата. Печатка.
Такі картки були введені після війни (в 1947 р) і в них переносилися
відомості з облікових карток, заповнених під час війни.
На які загинули під час війни картці не переоформляли.
У старих картках інша послідовність розташування відомостей
і, відсутня графа "Місце служби і посаду в даний час".
У КК записували бойові ордени і деякі медалі (дивіться вирізку!)
Ювілейні медалі та медалі часів війни через взяття міст; за перемогу над Німеччиною і т.п. як правило в КК не заносилися і база даних на них не заводилася.
Лише на Орден вітчизняному Війни I і II ступеня-1985 року (часів Черненко) -Існує окрема база даних і можна знайти окрему КК на такий орден.
Але якщо в картотеці не виявилося на нього картки, то варто подивитися справи з наказами або листуванням з нагородження особового складу в фондах частини, де служив чоловік, і частин, в підпорядкуванні яких частина складалася. Тобто, наприклад, військовослужбовець перебував у 35 полку 46 дивізії 2 армії. Дивимося для початку фонд полку, потім - дивізії, потім - про всяк випадок - ще й армії (хоча це вже занадто "крупнo); буває, що картку для картотеки або забули завести, або вона загубилася, або людина представлявся до якоїсь тонаграде, але його кандидатура не була затверджена - теж цікаво дізнатися!
Пошук "описів" для полку або наприклад бригаді, в якому служив шуканий - це непростий пошук, требеует витрат і часу з поглибленим вивченням матеріалів.