У бухгалтера бувають ситуації, коли збивається нумерація рахунків-фактур. Це можуть бути пропуски в нумерації через віддалених помилково заповнених рахунків-фактур, пропуски через помилкове задвоєння. При децентралізованому веденні обліку між підрозділами і навіть між відділами або менеджерами продажів можуть мати місце несвоєчасне повідомлення про виписку рахунку-фактури і знову ж задвоєння нумерації.
Іноді нам може не вчасно повідомити про продаж компанія-агент. Нерідкі випадки, коли компанії, з якими ми працюємо, просять змінити дату в рахунку-фактурі через те, що, наприклад їх менеджер подав інформацію в бухгалтерію пізно, а бухгалтерія закрила період. У діловій практиці прийнято йти назустріч клієнтам.
Закон на нашому боці
Немає жодного слова у відповідь на питання, яким повинен бути порядок нумерації:- чи повинна нумерація починатися з початку року (кварталу, місяця, дня)?
- чи повинна нумерація бути наскрізною по всій організації?
- чи повинна нумерація бути суцільною (без пропусків)?
- чи можна окремо нумерувати авансові рахунки-фактури і окремо рахунки-фактури на реалізацію?
Неясності податкового законодавства трактуються на користь платника податків.
Санкцій за порушення порядку нумерації рахунків-фактур законодавством не передбачено.
Податкові органи вважаю інакше
Досвідчені бухгалтери намагаються дотримуватися строгий порядок нумерації. Вони вже не раз зазнавали труднощів як з аудиторами, так і безпосередньо з податковими органами. Податківці наполегливо намагаються нав'язати свою точку зору на це питання.
Виходить, що для того, щоб захистити себе від найбільш явних проблем, дуже бажано хоч якийсь порядок нумерації зафіксувати в обліковій політиці.
Зручний для вас спосіб нумерації рахунків-фактур дуже бажано закріпити в обліковій політиці. Ось вам приклади.
Треба окрему нумерацію на авансові рахунки - фактури? пишемо:
Нумерація рахунків-фактур на суму отриманих авансових платежів ведеться з літерним позначенням А на початку номера і окремо від нумерації рахунків-фактур, пов'язаних з реалізацією товарів (робіт, послуг)
Якщо помилки пов'язані з поганою координацією підрозділів або менеджерів, то варто прописати префікс перед початком номера. В обліковій політиці запис може виглядати так:
Виставлені рахунки-рахунки фактури нумеруються наступним чином. Рахунки-фактури нумеруються суцільним порядком окремо по менеджерам з присвоєнням префіксів складається з двох перших букв прізвища менеджера з продажу. Наприклад, Ів-000015.
Якщо збій в нумерації пов'язаний з проханнями клієнтів і пізнім повідомленням компанії-агента, то виставлені рахунки можна нумерувати по кожному дню окремо. В обліковій політиці такий спосіб нумерації можна прописати так: що виставляються рахунки-фактури нумеруються наступним чином:
Місяць / день / номер по порядку.
Що робити, якщо нумерація вже збилася?
Якщо це сталося в інший день, то ми можемо присвоїти раніше використаний номер.
Для нашої зручності ми можемо поставити новий номер через дріб або дефіс. Однак питань перевіряючих органів буде не уникнути.
РАДА: резервує номери рахунків-фактур і вибирайте за потребою. На питання податкових органів, чому пропущений номер, можна сміливо відповідати, що рахунок-фактура була виписана помилково.
Останнім часом судами все частіше висловлюється думка, що навіть пряме порушення в оформленні рахунку-фактури, при наявності інших підтверджуючих документів і наявності можливості визначити необхідні для податкового контролю відомості з інших документів, не є приводом для відмови у відрахуванні ПДВ.
Підписуйтесь на наш канал в Telegram