Наближення новорічних свят завжди пов'язане з романтичними настроями, з очікуванням нових чудесних змін. Нехай наші добрі поради щодо проведення новорічних конкурсів, вікторин, лотерей принесуть користь, а різноманітні призи та подарунки принесуть радість всім співробітникам вашої компанії.
У статті увазі Новомосковсктелей представлені поради щодо можливого сценарію проведення новорічних ігрових заходів, а також показані особливості їх документального оформлення і податкові ризики витрат, пов'язані з організацією корпоративного свята.
Не секрет, що більшість українських компаній влаштовують для своїх співробітників новорічне свято. По суті, новорічний корпоративне свято - це привід повеселитися і поспілкуватися з колегами у неформальній обстановці. Але для керівників з управління персоналом такий захід - це спосіб згуртувати колектив і підвищити мотивацію на досягнення колективних цілей і створення єдиного позитивного настрою. А загальний позитивний настрій колективу завжди орієнтований на успіх компанії і здатний багаторазово збільшити її досягнення.
Можливий сценарій проведення новорічних заходів
Корпоративне свято - це не завжди проведення дорогих заходів і отримання ексклюзивних подарунків. Часом доводиться обходитися мінімальними витратами з максимальним ефектом радості.
Можна самостійно виготовити гарні лотерейні квитки з врученням переможцям маленьких подаруночків з жартівливими поздоровленнями. Роздати квитки для жартівливій лотереї може обраний на початку свята або безпосередньо перед розіграшем «тамада».
Якщо лотів дуже багато, можна розігрувати лотерею протягом усього свята, але з перервами. Починаючи з першого, кожному квитку присвоюються номери. Лотерея повинна бути безпрограшної, відповідно, призи лунають всім номерам і можуть бути дуже різні і бажано смішні.
Так, якщо переможець виграв в лотерею банку кави, то його можна привітати таким чином: «Будьте бадьорі і енергійні, і весь рік пройде відмінно!».
Для подарункових наборів чаю і печива: «Ви - улюбленець долі, а значить, Вас чекають успіхи і удачі. Свої удачі відзначаючи, побільше запасіть чаю! ». або «У Вас друзів, знайомих море, і все нагрянуть в гості незабаром. Готуйте чай і частування. Ось для початку Вам печиво! ».
Якщо влаштовуються конкурси, розіграші, вікторини. то переможцям можна вручати корпоративні нагороди: виготовлені медалі і грамоти, сувенірну продукцію з логотипом організації.
Враховуємо витрати і платимо податки
Для проведення новорічних заходів керівництво організації повинно прийняти рішення про направлення частини фінансових коштів на ці цілі. Сума грошових коштів визначається відповідно до кошторису витрат. включаючи витрати на придбання асортименту товарно-матеріальних цінностей, які використовуються для проведення новорічних лотерей і конкурсів. Кошторис витрат затверджується керівником організації. Потім керівник організації видає відповідний наказ. в якому вказується: найменування свята і його обгрунтування; місце і дата проведення заходу; П. І. Б. відповідальної за проведення свята; список співробітників і гостей заходу; програма вечора.
Після завершення заходів складається акт. на підставі якого списуються витрати на новорічний корпоративне свято. При цьому видача призів, сувенірів, подарунків співробітникам компанії підтверджується відомістю, а в разі вручення їх стороннім особам (наприклад, запрошеним партнерам по бізнесу) - актом на списання.
Якщо на корпоративний захід запрошуються директори та співробітники філій, що знаходяться в інших містах, то необхідно мати на увазі наступне: ст. 166 ТК України передбачено, що поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи визнається службовим відрядженням. Таким чином, дана поїздка розглядається як відрядження, і в якості документального підтвердження витрат можуть виступати наступні документи:
- наказ (розпорядження) про направлення працівників у відрядження (форма № Т-9) [1];
- посвідчення про відрядження (форма № Т-10);
- службове завдання для направлення у відрядження і звіт про його виконання (форма № Т-10а). У службовому завданні необхідно відобразити, з якою метою співробітник був направлений у відрядження;
- авансовий звіт (форма № АТ-1) [2] з додатком виправдувальних документів (авіа- і (або) залізничні квитки).
Однак витрати організації, пов'язані з відрядженням працівників до місця проведення корпоративного заходу і назад. визнати витрат, що враховуються для оподаткування прибутку, не можна. оскільки вони не відповідають вимогам ст. 252 НК РФ.
Якщо проведення свята і організація ігрових заходів доручається сторонньої спеціалізованої організації, то необхідно укласти договір про надання послуг і оплатити його. Можливі ще витрати на оренду кафе чи ресторану, оформлення залу, святковий стіл, виступ музикантів або ведучого святкового вечора. Такі витрати також не будуть враховані при розрахунку податку на прибуток.
Традиційно на корпоративне свято запрошують партнерів по бізнесу. в тому числі потенційних. Часто витрати, пов'язані із запрошенням партнерів по бізнесу, вважають представницькими витратами, і на цій підставі включають їх при розрахунку податку на прибуток. Однак витрати на представницькі цілі виникають тільки в ході організації і проведення переговорів з метою встановлення і (або) підтримки взаємного співробітництва або в ході організації та проведення засідання ради директорів (правління) чи іншого керівного органу платника податків. З огляду на це, святкові витрати, пов'язані з участю партнерів по бізнесу, вважати представницькими витратами можна. Витрати на розваги і відпочинок до представницьких не належать, про це прямо сказано в п. 2 ст. 264 НК РФ.
Як бачимо, врахувати витрати на проведення корпоративних заходів при розрахунку податку на прибуток не вийде. З виробничою діяльністю і отриманням доходу вони явно не пов'язані, економічно виправданими їх теж складно назвати. Значить, критеріям визнання витрат, передбачених ст. 252 НК РФ, вони не відповідають.
Вручення виграшів в лотерею, святкових подарунків та сувенірів здійснюється на безоплатній основі - за договором дарування (п. 1 ст. 572 ЦК України). Такий договір організація може укласти як в усній, так і в письмовій формі.
Письмовий договір потрібен, якщо вартість виграшу, подарунка, сувеніра перевищує три тисячі рублів (п. 2 ст. 574 ЦК України). Якщо вартість менше, то письмовий договір з співробітниками укладати немає необхідності. Але навіть якщо виграші, подарунки і сувеніри коштують дорожче трьох тисяч рублів, то немає необхідності складати індивідуальні договори дарування для кожного співробітника, досить скласти багатосторонній договір, в якому отримувач може розписатися. Таким чином, вимога про письмову форму договору дарування буде дотримано.
Святкове заохочення співробітників подарунками та сувенірами розглядається як безоплатна передача і визнається об'єктом обложеніяНДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Згідно п. 2 ст. 154 НК Україна податкова база розраховується виходячи з ринкової ціни виграшу, подарунка, сувеніра. При цьому якщо ПДВ обчислюється до сплати в бюджет (матеріальні цінності використовуються в обкладається ПДВ діяльності), то організація має право прийняти до відрахування суму ПДВ, пред'явленого постачальниками при придбанні цих цінностей.
Подарунки і сувеніри, вартість яких не перевищує 100 руб. звільняються від обкладення ПДВ, і до відрахування податок в цьому випадку також не приймається.
Що стосується податку на доходи фізичних осіб. то тут слід розмежувати загальні витрати компанії на проведення корпоративних заходів і вартість призів, подарунків і сувенірів, отриманих в результаті проведення новорічної лотереї та конкурсів.
Якщо проведення корпоративних заходів доручається спеціалізованої організації та витрати в договорі вказані однією сумою без розбивки на кожного учасника, то ПДФО платити не потрібно. Але якщо не хочете ризикувати, щоб поводитися, як зазначає податкова служба: розподіляйте витрачені суми на всіх учасників новорічних заходів і утримуйте ПДФО при найближчій виплаті доходу в грошовій формі. Правда, співробітники навряд чи будуть задоволені таким рішенням.
Пункт 28 ст. 217 НК Україна передбачає, що вартість призів, подарунків, сувенірів, отриманих співробітниками, не підлягає оподаткуванню, якщо їх розмір не перевищує 4000 руб. за податковий період (календарний рік). Розраховуючи суму податку по безоплатно переданих призів, подарунків, сувенірів, не варто забувати про можливість застосування такої пільги (податкового вирахування).
Якщо ж вартість подарунків, виграшів, сувенірів перевищує 4000 руб. податок утримується з тих доходів, які працівник отримує живими грошима (наприклад, із суми зарплати, виданої грошима, дивідендів, матеріальної допомоги тощо. д.), при першій виплаті доходу в грошовій формі. При цьому утримувана сума податку не може перевищувати 50% від суми виплат, належних до видачі працівнику.
Наприклад, вартість виграшу в лотерею на новорічному корпоративному святі співробітника відділу кадрів Бусигіна А. А. склала 5900 руб. в тому числі ПДВ - 900 руб. Його заробітна плата 55 000 руб. в місяць. Вартість отриманого новорічного призу увійде в податкову базу по ПДФО. Сума виграшу не підлягає оподаткуванню в межах 4000 руб. Підстав для надання інших податкових відрахувань немає.
Податкові ризики можуть виникнути в різних ситуаціях. Наприклад, деякі організації в колективний договір в розділ «Традиції компанії» включають положення про проведення роботодавцем корпоративних святкових заходів. Але кваліфікувати витрати на вручення призів, сувенірів, новорічних подарунків як витрати на оплату праці неправомірно, якщо їх вручення не пов'язане безпосередньо з трудовими досягненнями співробітників. І навпаки, вручення цінного призу переможцю конкурсу «Кращий за професією» або «Кращий спеціаліст року» може бути розцінено перевіряючими як стимулююча надбавка до оплати праці.